A digitális pályázatkezelés gyorsabb, karcsúbb; érthetőbb
Az összetett projektet gyakran hosszadalmas pályázati eljárás előzi meg. Minél nagyobb a meghirdetett hatókör, annál több követelmény van természetesen. Az ajánlatok megszerzése után a bonyolult munka csak megkezdődik: Az ajánlatokat nemcsak össze kell hasonlítani, hanem a meghirdetett követelményeknek is meg kell felelniük. Bonyolultnak hangzik? Ez! Ennek ellenére lehetővé kell tenni a megalapozott odaítélési döntés meghozatalát.
A követelmények eszközalapú és szisztematikus cseréje többek között támogatja az ügyfelet. nál nél ...
- ... komplex szolgáltatási leírások és kritériumkatalógusok cseréje
(Körülmények) - ... a követelmények strukturálása és a szolgáltatási elemek újrafelhasználása
- ... jóváhagyások, változatok és konfigurációk kezelése
- ... az ajánlattevő által a kritériumok katalógusára adott válasz és az Európai Bizottság értékelése
Ügyfél - ... bizonyítási kötelezettség és a megfelelés
A pályázati dokumentumok kezelésének digitalizálása
Az, hogy a követelményeket és az ajánlatokat a számítógépre írják, még nem jelenti azt, hogy nincs mit digitalizálni. Gyakran nem maguknak a dokumentumoknak a digitalizálásáról van szó, hanem arról, hogyan digitalizálják a kezelésüket. Egyenesen fogalmazva: Mi haszna van egy 100 oldalas Word-nyomtatásnak, amelyet elküldünk Önnek e-mailben? A munka biztosan nem lesz könnyebb. A mi szempontunkból az e-mail vagy a PDF feltöltés a korszerűbb postai út. Csak "valós" digitalizálással érhető el tesztelés, értékelés és nyomon követhetőség egyetlen gombnyomással - a követelmények összességének áttekintéseként, vagy részletesen egy nagyon specifikus követelménynél.
A pályázati dokumentumok digitalizálása természetesen nem öncél. Rendkívül pozitívan befolyásolja a pályázati eljárás lépéseit.
1. ábra: Pályázati eljárás
Az igények meghatározása és a díjazási dokumentumok elkészítése
A komplex pályázatok több szolgáltatási elemet tartalmaznak, kapcsolódó szolgáltatásokkal és követelményleírásokkal, valamint egyedi kritériumkatalógusokkal. Ezek többnyire továbbra is jogi követelményekre vagy műszaki előírásokra utalnak, például más alkalmazandó dokumentumokra. A követelménytermékek összetett hálózata jön létre, amelyet az Office termékekkel már nem lehet egyszerűen kezelni. Egy olyan modern követelményeszköz, mint az IBM Engineering Requirements Management (DOORS Next), pontosan megadja a funkciókat a követelmények digitalizált kezeléséhez, például:
- Újrafelhasználható követelmény-katalógusok, alkalmazható dokumentumok létrehozása ...
- A követelmények nyomon követhetősége (egymás között, de az architektúra, a kód és a teszt tekintetében is)
- A követelmények felülvizsgálata és jóváhagyása
- Egyidejű feldolgozás és a követelmények gyors beírása (böngésző-alapú)
A példa egy kereskedelmi iroda online portáljának követelményeinek fiktív katalógusát mutatja:
2. ábra: Követelmények katalógusa
A pályázati dokumentumok átadása
A versenyjognak megfelelően minden ajánlattevőt azonos alapon, ugyanazon információkkal kell ellátni. Ideális esetben az információcsere gyors, karcsú és bonyolult. Ennek így kell lennie, mert a magas színvonalú követelmények ellenére természetesen felmerülnek az ajánlattevők kérdései. A követelmények eszközének támogatnia kell itt, és nem teheti még bonyolultabbá az amúgy is bonyolult folyamatot a technikai akadályok miatt.
Ajánlattevői kérdések
A szabványosított ReqIF formátumot (Req uirements Interchange F ormat) az autóipar fejlesztette ki. A gyártók és a beszállítók mindig cserélték a követelményeket. A ReqIF szabványosított csere munkafolyamatot is kínál, vagyis a "kérdés-válasz játék" vezérlését az elsajátítási folyamatokban. A pályázati eljárás pontosan azt a környezetet kínálja, amelyre a ReqIF kifejlesztésre került: Itt is cserélnek ötleteket az ügyfelek és a potenciális vállalkozók.
Természetesen a ReqIF többféle oda-vissza utazást tesz lehetővé: a követelmények azonosítóit, tartalmát és felépítését több hozzászólási kör után is megtartják. Maguk a követelmények mellett természetesen fájlok is cserélhetők a ReqIF (technikailag pontosabban ReqIFZ, Z = ZIP) használatával. Az olyan fájlok, mint hivatkozások vagy tanúsítványok, közvetlenül csatolhatók egy kéréshez, és visszaküldhetők az ügyfélnek.
Az alábbi ábra egy ReqIF-alapú és eszköz által támogatott cseremenetet mutat be:
3. ábra: Cserefolyamat
- Ügyfél: A követelmények exportálása az IBM ERM DOORS Next-ből ReqIF fájlként
- Ügyfél: Töltse fel a ReqIF fájlt az e-beszerzési portálra
- Ajánlattevő: Töltse le és importálja a ReqIF fájlt
- Ajánlattevő: Hozzászólás a követelményekhez és exportálás ReqIF fájlként
- Ajánlattevők: Töltse fel a ReqIF fájlt az e-beszerzési portálra
- Kliens: Töltse le és importálja a ReqIF fájlt.
- Az ajánlattevő kérdéseinek megválaszolása/véleményezése, szükség esetén a követelmény kijavítása
- Kezdje újra a következővel: 1 .: Adja meg az új kommentált verziót a portálon
Korábban szó esett az ajánlattevők egyenlő jogairól. Ez azt is jelenti, hogy nemcsak azok vehetnek részt, akik IBM licenceket vásárolnak. A ReqIF egy ingyenes szabvány, és létezik egyszerű ingyenes szoftver (pl. ReqIF Studio).
4. ábra: ReqIF Studio
Ajánlatok benyújtása
A fenti eljárás természetesen felhasználható az ajánlatok benyújtására is. Minden ajánlattevő benyújt egy ReqIF fájlt.
- ... a pályázat követelményei, megvalósíthatóságuk szempontjából értékelve
- ... a tényleges ajánlat
- ... az ajánlat és a követelmények nyomon követhetősége
Egy ilyen ReqIF csomag sokkal könnyebbé teszi a tesztelést és az értékelést, és pozitívan befolyásolja a nyomon követhetőséget is.
Vizsgálat, értékelés és nyomon követhetőség
Fontos jogi kritérium az odaítélési döntés nyomon követhetősége. Az összes ajánlattevő végső ReqIF fájljának importálása után az eszköz összes kommunikációval kapcsolatos adata összekapcsolódik. A nyomonkövethetőség alapvetően melléktermék.
Végül a bemutatott eljárás lehetővé teszi az ügyfél számára az eszközt ...
- ... az ajánlattevő ajánlatok teljességének és formai helyességének ellenőrzése jelentések segítségével
- ... szisztematikus teljesítményértékelés és súlyozás
- ... több ajánlattevő egyszerű összehasonlítása
A projekt kezdete
A szerződést elnyerték, és a projekt megkezdődött. A pályázati dokumentumok központi elemként szolgálnak, mert a legfontosabb követelményeket tartalmazzák. A V-modell szerint ezeket lehet finomítani és átalakítani architektúrává. Ugyanakkor elfogadási kritériumként szolgálnak az integrációs és az elfogadási tesztekhez.
Az IBM mérnöki követelmények kezelése (DOORS Next) mellett az IBM mérnöki életciklus-kezelő platform a legfontosabb eszközöket kínálja a rendszertervezési folyamat támogatásához:
- Interaktív útmutató a fejlesztési folyamat során
- Az összes rendszermérnöki tudományág következetes lefedettsége: követelmények és architektúra kezelése, tesztkezelés és forráskód-kezelés, konfigurációkezelés
- Agilis projektmenedzsment és együttműködési platform
Az előnyök áttekintése:
- Következetek következetes és érthető cseréje, még az „oda-vissza út” esetében is
- Jelentős idő-, erőfeszítés- és költségcsökkenés az érdeklődők és az ajánlattevők számára
- A specifikációk újrafelhasználása a megvalósítási projektben
A blogunkat erről is olvashatja: Rendszertechnika: Eszközök nélkül drága lesz