Állítsa be a prioritásokat a sürgősség és a fontosság szerint
A sürgősség és a fontosság határozza meg a prioritásokat
A prioritások meghatározása azt jelenti, hogy először a legfontosabb dolgokat kell elvégezni. Ez a tanács azonban nagyon kevéssé hasznos, amikor a teljesíthetetlennek tűnő feladatok áradata naponta ránk szakad. A cikk bemutatja, hogy a sürgős feladatok miért lehetnek figyelmeztető jelek, és hogyan sikerül több időt szánni az igazán fontos dolgokra. Ezenkívül bemutatják az Eisenhower-módszert is, amelynek célja a sürgősség és a fontosság kritériumai alapján történő kiemelés megkönnyítése.
Sürgősség és fontosság:
A kiemelt kritériumok par excellence!
A megfelelő rangsoroláshoz kritériumok alapján kell értékelnie a közelgő feladatokat. Sürgősség és fontosság nem csak az optimális sorrendben elvégezhető feladatok jellemzői. De annyira fontosak, hogy minden elsőbbségi erőfeszítés kiindulópontjának kell lenniük. Vizsgáljuk meg először közelebbről a kifejezéseket, majd konkrét példákkal teszteljük azok használatát.
Sürgősség:
A sürgősség kritériuma a időbeli szempont. Pontosabban: Van egy határidő egy feladathoz, amely világosan meghatározott időpontban ér véget. Az adóbevallásoknak, a jelentkezési határidőknek, a vizsgáknak és a munkahelyi mindennapi feladatoknak sok ilyen "határidejük" van.
Amikor még mindig rengeteg idő áll rendelkezésre, egy ügy nem sürgős. De nyilvánvaló, hogy a rendelkezésre álló leghosszabb időszak is folyamatosan csökken - és a sürgősség ennek megfelelően fokozatosan növekszik.
Példák:
Az adóbevallást három napon belül kell benyújtani; különben fennáll a fizetendő jövedelem/adók becslésének kockázata.
A fogfájás észrevehető; az utolsó fogorvosi látogatás két évvel ezelőtt volt.
Egy felszakadt vízvezeték tegnap este vizes élőhelygé változtatta a lakást.
Fontosság:
Ami a fontosságot illeti, a dolgok kissé bonyolultabbá válnak. Ennek több oka is van. A fontosság mindig az adott cselekvéstől elvárható hatások nagyságához kapcsolódik. A jövőbeli hatások azonban mindig bizonyos fokú bizonytalansággal járnak - sok esetben nem lehet pontosan megjósolni, hogy ez miként fog bekövetkezni.
Ennek ellenére hasznos következtetéseket lehet levonni a tapasztalatok és a józan ész kombinációjából. A fontosság két dolgot jelenthet: egyrészt "javulás" formájában. A sport és a helyes táplálkozás javítja az egészséget és a teljesítményt. Azok, akik jó munkát végeznek, javíthatják előmeneteli lehetőségeiket.
Másrészt a fontosság abban is kifejezhető, hogy megakadályozzák a negatív fejleményeket - és a kapcsolódó költségeket. Csatolja fel a kocsit, hogy elkerülje a rendõrséggel járó problémákat és a súlyos sérüléseket. A határidőket be kell tartani a szerződéses szankciók vagy más elkerülhető költségek elkerülése érdekében.
Példák:
Az adóbevalláshoz szükséges összes dokumentumot és nyugtát egész évben egy mappába tették; Hagyományosan egy januári hétvégén készülnek adóbevallások.
Rendszeres fogorvosi látogatás esetén a következő ellenőrzési időpontot egyeztetik.
Az egyik meglepetés hétvégét tervez a partner számára. Az alkalom az esküvő napja.
Fontos, sürgős vagy mindkettő?!
Amikor minden vészhelyzetben áll, átgondoltnak kell lennie
Észre kellett volna vennie, hogy a sürgősség fenti példái is fontosak. A késleltetett feldolgozásnak mindenesetre (potenciálisan) súlyos következményei lennének. Az is világossá válik, hogy sem az adóbevallásnak, sem a fogorvosi problémáknak nem kellett volna sürgősnek lenniük! Az ütemezés hanyagsága és a halogatás voltak valószínűleg az okok. Mit lehet ebből levezetni?
A fontosnak a lehető legritkábban kell sürgősnek lennie!
A fontos feladatok meghatározása szerint nagy súlyúak. Ennek megfelelően kellő gondossággal és lelkiismerettel kell kezelni őket. Az adóbevallással nem tanácsos lecsúszni! A "kis dolgok" könnyen komoly problémákká válhatnak.
A fogorvosnál történő ellenőrzési időpontot elfelejtik, vagy egyszerűen figyelmen kívül hagyják. Ha enyhe fogfájása van, vegyen be egy hétig fájdalomcsillapítót. Végül van egy gyökérkezelés vagy akár drága fogsor. Minden bajt könnyű lett volna elkerülni. Még az adóbevallás benyújtásakor sem szabad felmenteni magát attól, hogy meglepődjön a kinevezés miatt. Eleinte neked minden időd volt a világon.
Végül, ha „pontosan időben” akarja elvégezni a munkát, nem kell sok ahhoz, hogy komoly időproblémákba keveredjen: PC problémákba, betegségekbe stb. - hirtelen egyszerre több fronton kell küzdenie. Ezt könnyű lett volna megakadályozni. A kinevezések, a tennivalók listája és a megfelelő tervezés megakadályozza, hogy minden hirtelen sürgőssé váljon, és különféle félelmeket keltő határidők alakuljanak ki.
Természetesen vannak olyan helyzetek is, amikor fontos dolgok is sürgősek. Az ilyen feladatoknak mindig nagyon nagy prioritása van. Nem lehet mindent megtervezni, és az abszolút biztonság illúzió. Újra és újra előfordul, hogy minden tervezési és előzetes megfontolás ellenére „tűzoltóságot” kell játszani. Ha egy családtag vagy maga hirtelen megbetegedne, az ilyen eset lenne. Számos olyan helyzet képzelhető el a munkában, amelyek előre nem voltak láthatóak, és amelyeket azonnal tisztázni/orvosolni kell.
Ennek ellenére az ilyen "tűzoltási feladatok" rendkívüli állapotának kivételnek és nem szabálynak kell lennie! Ellenkező esetben állandó a stressz, és az áttekintés elvész. Végül is katasztrófából botrányba botlik, és csak a reagálás helyett reagál a strukturális problémák gyökerén.
Nem fontos, de sürgős -létezik-e egyáltalán?!
Igen van! A mindennapi zavarok nagy részét nagy hangsúlyt fektetik hozzánk. Nagy része teljesen felesleges és lényegtelen.
Példák:
Telemarketinges hívások, amelyek nem érdeklik Önt.
Olyan kollégák "problémái", akikért Ön nem felelős, és akik maguk is megoldhatnák azokat.
Egy értekezletről jegyzőkönyvet kell készíteni (egyértelmű, hogy soha senki nem fogja elolvasni).
Mindig van valaki, aki elvár tőled valamit. Az előnyöket azonban gyakran nagyon jól kezelhető keretek között tartják. Ezért alaposan át kell gondolnia, hogyan kerülhet ki ilyen helyzetekbe időpazarlás nélkül.
Legjobb esetben egyszerűen bedobhat ilyen időpazarlókat az asztal alá, mert úgysem veszi észre senki. A többi esetben azonban a minimálisra kell korlátoznia az eltöltött időt. Talán néhány dolog delegálható is.
Hiányzik a sürgősség és a fontosság?Csak w pl azzal!
A lehető legkevesebb időt kell fordítani az ilyen feladatokra. Természetesen vannak rutinok a „Mindig így tettünk!” Részből, de itt is könnyű figyelmen kívül hagyni őket. Általában van egy jobb dolog, ami igazolja, hogy nem csinálod.
Mielőtt a cikk második része az Eisenhower módszerrel foglalkozik, amelyet gyakran ajánlanak az időgazdálkodásban, szeretnék néhány olyan javaslatot adni, amelyek valóban megkönnyítik az életet, és támogatom a prioritási prioritásokat.
Írásban rögzítse az összes elvégzendő feladatot (becsült időköltség és határidő). A feldolgozás megkezdésének idejét a naptár pufferidővel tünteti fel.
A nap elején a) nézd meg a naptárt = mit kell tenni, hogy ne is váljon sürgőssé és b) mi a legnagyobb (pozitív) hatással?
Zach Davis ajánlása zárja le a cikk első részét:
„Ha növelni szeretné a termelékenységét, naponta sokszor felteszi magának a kérdéseket, például: Mennyire fontos ez a feladat? Milyen hatással vagyok erre a tevékenységre? Mi az eredmény? "
Sürgősség és fontosság a
elsajátítani az Eisenhower-mátrixot?
A tanácsadó irodalomban gyakran állítják, hogy az úgynevezett Eisenhower-mátrix (más néven Eisenhower-elv) segítene a feladatok szisztematikus megközelítésében prioritásuk szerint. De először nézzük meg a mátrix szerkezetét.
Két tengely létezik, amelyek mindegyike a fontosság és a sürgősség mértékét képviseli. Nagyjából csak két szintre oszlik, így négy szektor jön létre, amelyeket A-tól C-ig címkéznek. Egyébként van egy vonzóbb sablon, amely letölthető innen.
Az Eisenhower-mátrix szektorai
A szektor: fontos és sürgős
Természetesen ezeknek a feladatoknak a napirend tetején kell lenniük, ezért azonnal kezelni kell őket. Bármilyen válság itt nem ritka.
Példák:
Az osztály kollégáinak 80 százaléka ételmérgezést kapott a menzán történő étkezés miatt. Szervez egy sürgősségi csapatot más osztályoktól, hogy betartsák egy fontos megrendelés határidejét.
B. szektor: fontos, de nem sürgős
Minden, ami fontos, de időbeli nyomás nélkül kell elvégezni, ebbe a területbe tartozik. A célok elérését elősegítő cselekvések ebbe a területbe tartoznak - mindenekelőtt itt meg kell említeni a hosszú távú (élet) célokat, mivel ezek könnyen elvesznek a hektikus mindennapi üzleti életben.
Mivel a B feladatok döntő fontosságúak a hosszú távú sikerek szempontjából, mindenképpen figyelembe kell venni őket időben! De éppen azért, mert nem sürgősek, gyakran kísértésbe esik, hogy a hátsó égőre tegyék őket. De pontosan ez a viselkedés előbb-utóbb problémákat okoz, amelyeket elkerülni lehetett volna.
Példák:
A munkahelyi előadás fontos vezetők jelenlétével fontos lépés lehet a tervezett előléptetésben.
C szektor: sürgős - de nem fontos
Itt delegálnia kell, ha lehetséges, vagy azonnal nemet mondani. Erre az ágazatra fentebb már volt példa. (Telefonos marketing, felesleges ülések jegyzőkönyvei és kis beszélgetéses terror)
D szektor: sem sürgős, sem nem fontos
Valójában annyira egyértelmű, hogy az ilyen „feladatokat” a legjobban figyelmen kívül hagyják, vagy egyenesen a kukába kell menniük.
Példák:
Kritika:
Valaki valóban használja ezt a részt?
Bevallom: engem nem igazán győz meg az Eisenhower-módszer. Ennek semmi köze ahhoz a tényhez, hogy semmilyen bizonyíték nincs arra, hogy Dwight D. Eisenhower tábornoknak és későbbi elnöknek bármi köze lenne a módszerhez. Néhány más szempont sokkal jobban zavar.
Nagyon durván felépített, alakja gyorsan zavaros. A hozzászólás azt is megmutatta, hogy a sürgős és fontos közötti elhatárolás (amint ezt az Eisenhower-elvvel meg kell tenni) nem problémamentes. Csak azok képesek felismerni fontosságukat, akik először intenzíven foglalkoznak céljaikkal.
A mátrix szintén kevéssé hasznos a felmerülő feladatok konkrét munkájához. Megjelenik nekem túl elvont és statikus. A kreatív területen és különösen a csapatban végzett munka során a módszer valószínűleg túl merev, és nem szolgálja a munkaterület összetettségét és dinamikáját sem.
Milyen további felhasználást kínál, hogy a kibővített tennivalók listája nem hoz nekem? Ha beírok egy határidőt és becsült munkaterhelést egy ilyen listába, akkor konkrét információkkal rendelkezem az ütemezésemről. Konkrétabb és jobban használható, mint dekoratív ábrázolással, de a sürgősség és fontosság két dimenziójával csak korlátozott mértékben segít.
Következtetés:
Adjon esélyt a módszernek mindenképp!
Természetesen még mindig meg kell adnia a módszer esélyét. A helyes módszer az, amely egyénileg működik. Végül, de nem utolsósorban ízlés kérdése is, hogy néz ki a grafikus megvalósítás. A módszer egyik erőssége lehet például az, hogy bizonyos hiányok nyilvánvalóvá válnak.
Aki krónikusan halogat és akinek A-szektora ezért a varratoknál repedezik, világosan láthatja, hogy az állandó "tűzoltósági műveletek" (a sürgősség és a fontosság gyakran egybeesik) nagyrészt saját maguk okozzák. Az idő múlásával a módszer elősegíti az A szektor megtisztítását, és így több időt nyerhet a fontos B szektor számára. Szenzibilizálódás van a teljesen felesleges "időpazarlók" iránt is.
Általában erősen ajánlott, hogy soha ne tévessze szem elől a sürgősség és fontosság két kategóriáját. Megfelelő módszerekkel (kulcsszó: tervezés) a sürgősség meglehetősen könnyű ellenőrzés alá kerülni. A fontosság kérdéséhez - egy szubjektív és gyakran alig számszerűsíthető kifejezéshez - az ügy bonyolultabbnak tűnik.
A célokat és értékeket újra és újra meg kell határozni és megkérdőjelezni. A jó rangsorolás képessége végső soron egy egész életen át tartó tanulási folyamat.
* Megjegyzés az Amazon reklámjairól
A teljesség és tájékoztatás érdekében: A hirdetések vagy csillagokkal (*) ezen az oldalon megjelölt terméklinkek az Amazon partnerprogramhoz tartoznak. Ha rákattint egy ilyen linkre, majd vásárol valamit, akkor valószínűleg nem fog meggazdagodni - de kapok egy kis jutalékot;-Természetesen ezek egyike sem befolyásolja a vételárat. A linkek szándékosan kiválasztott termékek, amelyeket gyakran magam is birtokolok. Röviden: Érdekes vásárlási javaslatok, szoros hivatkozással a blogbejegyzésekre.