DMS szoftver cseréje Vállalati adatok ingyenes exportálása
A dokumentumkezelő rendszer elengedhetetlen megoldássá vált a vállalatok számára az üzleti dokumentumok és folyamatok hatékony és gyors kezelése, szerkesztése és ellenőrzése érdekében. Minden DMS-szolgáltató a bevált ERP, árukezelés, könyvelés, CRM és sok más rendszer interfészeivel hirdet. A DATEV, a Salesforce és a Sage csak néhány példa.
A digitalizálás nem áll meg egyetlen iparági vagy vállalati méretnél sem. Gyorsan kiépült egy hatékony infrastruktúra, amelyben gyakran az adott dokumentumkezelő rendszer áll a középpontban. Függetlenül attól, hogy egy vállalatnak 20, 100 vagy 500 alkalmazottja van.
Sajnos túl ritkán teszik fel a kérdést, mi történik akkor, amikor az infrastruktúra központja már nem felel meg a vállalat igényeinek? Manapság már nem csak a funkciók tiszta választékáról vagy egy megfelelő ipari megoldásról van szó, hanem az alkalmazottak közötti elfogadásról, a használhatóságról és az átlátható árakról.
Exportálhatják-e a cégek az adataikat a DMS szoftver cseréjekor?
Néhány DMS-szolgáltató stabilitási és innovációs garanciaként továbbra is értékesíti a szoftver vagy az informatikai infrastruktúra gyártói zárolását. A dokumentumkezelő szoftvert természetesen nem változtatják meg olyan gyorsan, mint az áramszolgáltatót vagy az internetszolgáltatót, de a változtatásnak mindenképpen megfizethetőnek kell lennie az ügyfél számára.
Arra a kérdésre, hogy exportálhatja-e üzleti dokumentumait a DMS szoftver cseréjekor, általában "Igen" a válasz. De mindenképpen kérdezzen a "de" -ről. A legtöbb esetben nem lesz képes exportálni önállóan. A dokumentumok többé-kevésbé bezárva vannak, és nem lehet őket teljesen exportálni és kézzel tovább felhasználni. Az exportálást csak a DMS-szolgáltató drága szolgáltatása teszi lehetővé. A dokumentumkezelő szoftver bevezetésekor ötjegyű összeget számolt be annak érdekében, hogy szoftvercsere esetén visszavásárolja a dokumentumokat?
Példa a mindennapi életből
Ön bérel egy lakást. Új bútorok kerülnek az évek során. Új konyhát vásárolnak. A partner beköltözik, és további bútorokat hoz. A régi bútorokat rendezik. Egy ponton lesz egy új generáció, megváltoztak az igényeid, vagy szakmailag szeretnél fejlődni. A lakás már csak nem illik.
Most felmondja a bérleti szerződést. Béreljen új lakást. A lépés küszöbön áll, és a következő helyzet áll elő: A régi lakás bérbeadója 50 000 eurót követel, hogy a saját bútorait a régi lakásból az új lakásba költöztethesse. Ellenkező esetben a régi lakásban kell maradniuk.
Sajnos sok közös dokumentumkezelő rendszerrel ugyanez a helyzet. A szoftvert havonta vásárolják vagy bérlik. Vállalkozása minden nap új dokumentumokat importál az infrastruktúrába, a vállalat igényei fejlődnek, és egy bizonyos ponton már nem felelnek meg a használt DMS szoftvernek.
Vagy a szolgáltatója növeli az árakat, vagy megváltoztatja a teljes számítási modellt, a termék nem kerül továbbfejlesztésre az átvétel után, vagy a támogatás nem lesz megfelelő. Bármi is legyen az oka, egyszerűen már nem illik. A DMS szoftver cseréje folyamatban van.
Annak érdekében azonban, hogy saját vállalati adatait exportálhassa a rendszeréből, hogy azokat újonnan lehessen felhasználni, egyes szolgáltatóknak öt- vagy akár hatjegyű összeget kell előírniuk a szolgáltatások vagy az exportkomponensek későbbi vásárlásához. Euróban. Csak mert. Az API biztosítása a DMS/ECM megoldáshoz csak korlátozott mértékben segíti Önt, mivel azt exportra fejlesztenie kell (fejlesztette), ami szintén költségekkel jár.
Ez legális. És sajnos általános gyakorlat. Ennek a szakkifejezése a "Szállító bezárása". A legtöbb vállalat csak akkor tudatában van ennek a ténynek, mielőtt megváltoztatja a dokumentumkezelő szoftvert, és valódi kihívással néznek szembe.
Amikor új lakásba költözik, természetesen feltételezi, hogy saját bútorai is könnyedén elérhetők lesznek az új lakásban. Anélkül, hogy másodszor kellene fizetni nekik.
A dokumentumok és az adatok a tiéd. Bármikor.
Egy ilyen üzleti modellt elavultnak tartunk. Soha nem. Természetesen nem akarunk fejlesztői erőforrásokat használni ügyfeleink dokumentumainak tényleges lezárására és a váltás akadályainak mesterséges növelésére. Ha a vállalatok már nem elégedettek az AMAGNO szoftverrel, akkor az adminisztrátorok bármikor, segítségünk nélkül exportálhatják az összes dokumentumot és azok verzióit, beleértve a metaadatokat is, az iktatási struktúrába. Programozás, illetve az AMAGNO technikai vagy személyes támogatása nélkül. Mindig szégyen, ha elveszíti az ügyfeleket, de ez a vállalkozás része. Ennek ellenére akkor is képesnek kell lennie egymásra nézni barátságosan, még akkor is, ha üzleti kapcsolatának vége szakad. Itt van egy útmutató a dokumentumok AMAGNO-ból történő exportálásához.
A DMS szoftver kiválasztásakor vegye figyelembe a kilépési stratégiát
A dokumentumkezelő szoftver kiválasztásakor mindig mérlegelnie kell a DMS szoftver megváltoztatásának lehetőségét. Tisztázza részletesen a potenciális szolgáltatókkal, hogy mely követelményeket és költségeket kell kiszámítani a vállalati adatok exportálásához. Engedje meg ezeket az erőfeszítéseket és költségeket a teljes számításba. Ellenkező esetben egy szükséges változás drágán kerülhet Önhöz.