Előkészítő könyvelés - a vállalkozók így csinálják
Számos vállalatnál a könyvelést rendszeres időközönként kell elvégezni. Ez nyilvánvalóvá teszi az adóhivatal számára, hogy meghatározható legyen az esedékes adó. A sok feladat egyike például a könyvelés és egy speciális mérleg összeállítása. Amit a nagyvállalatoknál külön foglalkoztatott könyvelők csinálnak, azt általában a kisvállalkozások mentesítik. De hogy néz ki pontosan az előkészítő könyvelés?
Tartalomjegyzék
Mi az előkészítő könyvelés?
Az előkészítő könyveléssel általában valamivel több rendet hoz az adminisztrációba. Ebből a célból a dokumentumokat helyesen kell elrendezni, hogy egyszerűsítsék az adótanácsadó későbbi bejegyzését. Ügyeljen az új nyugták szokásos legalább hatéves megőrzési időszakára. Adóellenőrzés esetén mindig át kell adnia a nyugtákat a teljesen átlátható és korszerű nyilvántartás biztosítása érdekében. Amint befejezte a válogatást, átadhatja a lezárt csomagot.
A legtöbb vállalat azonban nem csak a havi vagy éves pénzügyi kimutatásokért vesz fel további alkalmazottakat, hanem a napi feladatok ellátására is. Ezek a feladatok magukban foglalják például számlák készítését, emlékeztetők írását vagy készletek készítését. Minél több feladatot vállal előre, annál hatékonyabban tudja megszervezni az adminisztrációt.
Hol ér véget az előkészítő könyvelés?
Ha azonban ez meghaladja az előkészítő könyvelést, akkor a munkát könyvelőjére vagy adótanácsadójára kell bíznia. Ide tartoznak például az adóelszámolások, a számlakiosztások vagy a bérekkel kapcsolatos kérdések. A mérlegek és a havi, valamint az éves pénzügyi kimutatások általában az adótanácsadó feladata, és ennek megfelelően gondosan elkészülnek. Ha azt szeretné, hogy az előkészítő könyvelési feladatokat külsőleg hajtsa végre, akkor ez is lehetséges. Győződjön meg azonban arról, hogy a költségek nem haladhatják meg az előnyöket, hogy továbbra is dolgozhasson.
Ezért kell hozzárendelni a számlákat
A számvitel fogalma fontos szerepet játszik a könyvelésben. Ez az egyes dokumentumok besorolását jelenti a költség- és bevételi számlákon, amelyet a számlákon és a nyugtákon szereplő számok alapján végeznek. A bizonylatok segítségével igazolni tudja a fizetés helyességét és befejezni a foglalást. Ilyen dokumentumok esetén a megőrzési idő akár tíz év is, ezért adjon némi rendet az adminisztrációjában.
A foglalási bizonylatokat ezután megkülönböztetik a külső és a belső nyugták között. A külső tételek közé tartoznak például a partnerek vagy beszállítók számlái, de számlakivonatok, jóváírási jegyzetek vagy banki dokumentumok is. A belső nyugták viszont tartalmazzák a bérek, bérszámfejtések, foglalási utasítások és a kimenő számlák másolatait. A számlák hozzárendelése ezen az alapon történik. Utolsó ellenőrzés után a dokumentumok teljes egészében lefoglalhatók és szakszerűen rögzíthetők.
Az előkészítő könyvelés feladatai
Ha most maga akar foglalkozni az előkészítő könyvelésével, jelentősen leegyszerűsítheti könyvelője munkáját. A következő feladatok a legfontosabb és legegyszerűbb tevékenységek, amelyeket előre elvégezhet.
Dokumentumok előválogatása
Minden hónapban ki kell dolgozni egy számlakivonatot, amelyen minden fizetési tranzakció rögzíthető. Ha a számlázás helyes, akkor a megfelelő nyugták is rendelkezésre állnak a különféle kifizetésekhez. Ezt előre strukturálhatja adótanácsadója számára, így a fiókjában szereplő minden tevékenységhez megfelelő foglalás látható. Ezért a legjobb, ha a bevételeket közvetlenül a megfelelő számlakivonattal kapcsolatban rendezi.
Foglalási számlák kiosztása
Könyvelője az úgynevezett foglalási számlák használatától függ. Van egy rögzített szám, amely négy számjegyből áll, minden számlatípushoz. A kisvállalkozások általában kevés ilyen számlára támaszkodnak, de a terület növekedésével a szükséges számlák száma is növekszik. A munka megkönnyítése érdekében maga írja le a megfelelő számlaszámokat a kivonatokra és a nyomatokra. Így mentheti a könyvelőnek az adminisztrációs munkát, és már megadja a terjesztést.
Az összegek egyedi bejegyzése
A legtöbb esetben a könyvelők szoftver segítségével számlán rögzítik az összegeket. A megfelelő adókulcsot automatikusan meghatározzák, ha az összeget és a számot helyesen adják meg. Ön is végezhet ilyen foglalást. A FastBill segítségével az előkészítő könyvelésben meghatározhatja, hogy néz ki az adóelosztás. Ennek eredményeként az adótanácsadónak még kevesebb egyedi tételt kell foglalnia, időt és pénzt takarít meg!
Adótalálkozó
Ha előzetesen kapcsolatba lép adótanácsadójával, akkor általában előre megbeszélheti a foglalásokat. A szakértő ad néhány tippet az előkészítő könyveléshez, és ellenőrzi a számla mozgását és kivonatait. Adótanácsadója természetesen továbbra is gondoskodik a tényleges kimutatásokról és az éves pénzügyi kimutatásokról, így nem kell aggódnia a pontosság miatt.
Az adótanácsadás egyértelmű megkülönböztetése
Még akkor is, ha nem akarja maga átvenni az előkészítő könyvelést, nem kell feltétlenül továbbadnia adótanácsadójának. Általában logikus, ha ezeket a feladatokat független szolgáltatók látják el. Ez lehetővé teszi négy szem számára, hogy lássa a számokat, ami jelentősen csökkenti a hibákra való hajlamot. Megegyezés esetén az előkészítő könyvelés szolgáltatója gondoskodhat arról, hogy a nyugták közvetlenül az adótanácsadóhoz kerüljenek. Ez minimálisra csökkenti számlázási erőfeszítéseit, és mérlegeinek és pénzügyi kimutatásainak korszerű és célzott bemutatására támaszkodik.
Így lehet elvégezni az előkészítő könyvelést
A FastBill segítségével a vállalkozók automatizálják könyvelésük előkészítését, hogy minden adat időben és helyesen álljon rendelkezésre, majd a DATEV felületen keresztül gyorsan és egyszerűen továbbítsák az adótanácsadóhoz.