Hasznos tippek az iroda szervezéséhez és a dokumentumok archiválásához - 9–6

A munka termelékenysége, hatékonysága és kreativitása nagyban függ az iroda felépítésétől. Az a környezet, amelyben tevékenységét végzi, határozottan rányomja bélyegét munkája eredményeire, és ha az összes projektet be akarja fejezni, akkor mindenképpen a szervezet a kulcs.

A munkájától függően a szervezés könnyen elvégezhető, vagy bonyolultabb dolgokat is magában foglalhat. Bár az igények különböznek, az elvek tevékenységétől függetlenül nagyjából azonosak. Megmutatjuk, mit kell tennie és milyen dolgokra van szüksége az irodájában, hogy valódi hatékonyságú géppé válhasson.

Hogyan sikerül tiszta és rendezett irodát tartani?

Ha tiszta és rendezett irodát szeretne, akkor csak írószereket és irodaszereket kell vásárolnia a szervezet számára, ugyanakkor rendelkeznie kell bizonyos szabályokkal és szokásokkal kapcsolatban is. A szervezett iroda azt jelenti, hogy mindig helye van mindennek, és minden tárgyat visszahelyez a helyére, miután felhasználta.

Az első dolog, amit meg kell tennie, hogy kidobja az összes olyan tárgyat, amely már nem használ téged, és feleslegesen foglal helyet. Ne feledje, hogy nem elég dokumentumokat, iratokat és irodai tárgyakat rendelni hetente egyszer vagy havonta. Ennek napi szokásnak kell lennie, amelytől soha nem szabad letérni.

A rendezett és tiszta iroda másik fontos dolga a gondosan elvégzett vásárlásokkal kapcsolatos. Gondold át, hogy valóban szükséged van-e bizonyos dolgokra, mielőtt megvásárolnád őket, hogy azok ne foglaljanak helyet az asztalodon anélkül, hogy valóban előnyökkel járnának. Nem minden irodai kütyü igazán hasznos, ezért a legjobb minden vásárlást mérlegelni, így helyet, de pénzügyi forrásokat is megspórol.

Az iroda felépítésének diktálja a munkanapot. Minél tisztább, annál gyorsabban fog dolgozni. Mindig kéznél lesznek a szükséges dolgok, pontosan tudja, hol vannak bizonyos dokumentumok, és nem fog vesztegetni az idejét azok keresésére, és nem fogja érezni, hogy az elméje megterhelődik az asztalon lévő papírhalmok miatt.

Milyen tárgyak nem hiányozhatnak az íróasztaltól?

Felszerelje irodáját tárolóhelyekkel - fiókokkal, könyvespolcokkal, mappákkal, mappákkal, de szervezési célú tálcákkal is. Ezek csak néhány dolog, amelyek feltétlenül szükségesek, de minden a munkádtól és a jelenleg szükséges dolgoktól függ. Míg egy laptop elegendő egy programozó számára, egy építésznek például sokkal több objektumra lesz szüksége az asztalon.

Kevés olyan munka van, amelyhez nincs szükség számítógépre, így az első dolog, ami nem hiányozhat az asztalról, ez a tárgy - a számítógép vagy a laptop. Szintén feltétlenül szükséges egy napirend, hogy leírjuk, mit kell egy bizonyos napon elvégezni, és hogy rendet tegyünk a tevékenységekben. A Post-it is nagyon hasznos, hogy emlékeztessen olyan részletekre, amelyek elkerülhetik Önt.

Az irodát úgy kell elrendezni, hogy csak a jelenleg használt dolgok találhatók rajta. Amit ritkábban használ, az lehet egy dobozt vagy egy szekrényt, hogy az ne hasson feleslegesen az asztalára. Az elv, amelyet követnie kell, az, hogy az asztalon csak az van, ami feltétlenül szükséges.

Hogyan rendezzük a fontos dokumentumokat?

A dokumentumok szigorú szervezése segít rekordidő alatt megtalálni őket, amikor szükség van rájuk. A következőkre van szüksége, és milyen szabályokat kell betartania:

1. Sínekkel vagy borítékokkal ellátott akták és műanyag ívek - az egyes dokumentumkategóriákhoz használjon dossziét, írja rá, milyen dokumentumok vannak - szerződés és kiegészítő dokumentumok az ügyfelek, a beszállítók számára, a különböző szolgáltatások számlái stb.
2. Könyvespolcok - rendkívül hasznosak, mert segítenek a fontos dokumentumok megőrzésében és könnyű megtalálásában. Például, ha a dokumentumok egy éven át fájlban vannak, akkor a fájlokat a könyvtárba helyezi, és biztos abban, hogy ott megtalálja az összes dokumentumot és információt egy adott ügyfélről, beszállítóról vagy más típusú partnerről.
3. Tárolóhelyek - be kell őket foglalni a könyvespolcokba, és nélkülözhetetlenek egy jól szervezett munkaterületen.

A fontos dokumentumok rendezéséhez tűzőre, perforátorra, irodai klipekre is szükség van, hogy az egynél több oldalt tartalmazó szerződéseket összekötjék, és csak ezután tegyék a helyükre.

Egy másik szempont, amelyet figyelembe kell venni, a hely kiválasztása az egyes dokumentumkategóriákhoz - az egyik polcon az ügyfelekkel kötött szerződések, a másik polcon a beszállítókkal kötött szerződések, egy másik polcon számlák stb.

Hogyan tartjuk szem előtt a fontos dokumentumokat vagy azokat a dolgokat, amelyeket sürgősen meg kell oldanunk?

Néhány dokumentumra rendszeresen szükség van, ezért azokat kéznél kell tartani, hogy ne pazarolja az időt a keresésre. Tehát, mielőtt elkezdené szervezni, fontolja meg, mire van éppen szüksége, hogy a lehető legközelebb tartsa őket.

Ebben az esetben egy szekrény, amely közvetlenül az iroda közelében található, nagyon hasznos lesz. Valószínűleg a dokumentumtálcák a leghasznosabbak a sürgősen kezelni kívánt dokumentumok megőrzésében. Hasznosak a fiókokkal ellátott irodai támaszok is, amelyek nem foglalnak túl sok helyet az asztalon, de segítenek abban, hogy kéznél legyenek a mindig szükséges dokumentumok.

Ahol tároljuk azokat a dokumentumokat, amelyekre állandóan nincs szükségünk?

Bármely irodában vannak olyan dokumentumok, amelyeket nem mindig használnak. Nem szabad a munkatér közelében tárolni, hogy ne okozza a torlódás és a terhelés érzését. Ideális esetben egy külön helyiségnek kell lennie az ilyen dolgok számára, egy archívumnak. Ebben a kabineteket gondosan fel kell címkézni, a polcokat meg kell számozni, és az ott található dokumentumokat is rendezni kell, akár ábécé sorrendben, akár egy másik meghatározó kritérium szerint - az az év, amelytől kezdődően a szerződéses viszony dátuma, ha a szerződésekről van szó, akkor a vállalatok - ügyfelek közötti kapcsolat/beszállítók/alkalmazottak stb.

Hol jegyezhetjük fel a fontos dolgokat?

A napirendek, a jegyzetfüzetek, a repertoárok és a jegyzetek utáni adatok nélkülözhetetlenek az íróasztalon, így fontos dolgokat írhat le, amelyeket nem szabad elfelejteni. A tárgyalók számára a táblák és a táblák szintén nagyon hasznosak az osztályozáshoz, a stratégiák megszervezéséhez és a vállalat számára létfontosságú folyamatok felvázolásához.

Milyen termékeket használunk a hatékony dokumentumarchiváláshoz?

A hatékony szervezet magában foglalja a kifejezetten archiválásra tervezett termékek használatát is. Íme a leghasznosabb termékek a hatékony dokumentumarchiváláshoz:

A dokumentumok hatékony archiválásának szabályai

Egy vállalat sok embert foglalkoztat, és néhány alkalmazott idővel megváltozhat. Ezért a dolgok zökkenőmentes lebonyolításához elengedhetetlen a dokumentumok hatékony archiválásának szabályainak ismerete. Ezeket a szabályokat a legtöbb vállalat és intézmény alkalmazza, és pontosan azért tartják be, mert jelentősen megkönnyítik a dokumentumok rendezését és megkeresését. Itt vannak ezek a szabályok:

1. Az első lépés a dokumentumok osztályozása egy meghatározó elem megkeresésével, amely után megrendelheti a dokumentumokat:

• a kiállító szervezet neve
• felelős személyek és beosztások neve
• dátum (kiállítás vagy átvétel elemekkel: év, hónap, nap, nyilvántartási szám (a kibocsátónál vagy a címzettnél)
• helység (kibocsátó vagy címzett)
• a dokumentum neve vagy típusa (nyugta, jegyzőkönyv, döntés stb.)
• problémák vagy témák

1. A második lépés az osztályozás típusának megválasztása - alfabetikus vagy időrendi - itt van egy szabály, amelyet mindenkinek be kell tartania - csökkenő vagy növekvő időrendi, ábécésorrendű, a vezetéknév kezdőbetűjétől függően stb.

Minden vállalatnak világosan fel kell tüntetnie ezeket a szabályokat az iratszekrényben lévő panelen, hogy új alkalmazottak érkezésekor ne legyenek szinkopok a tevékenységben. Természetesen minden intézménynek - a profiljától függően - eltérő archiválási szabályok lehetnek, de elengedhetetlen, hogy ezek létezzenek és mindenki betartsa azokat, akiknek hozzáférése van az archívumhoz.

Hogyan szervezi és archiválja dokumentumait az irodában? Úgy gondolja, hogy ez a szervezet befolyásolja a termelékenységet?

---