Hivatalos levél írása 9 lépéssel 4 tipp a sikerhez

Bizonytalan abban, hogyan kell hivatalos levelet, például hivatalos hivatalos levelet vagy pályázatot írni? Van egy egyszerű, 9 lépéses útmutatónk, az összes fontos információ a levél űrlappal kapcsolatban, és további négy tippet adunk, amelyek segítenek a tökéletes levél megírásában és elküldésében.

Levélkultúránk

A levelek mindaddig léteztek, amíg az emberek is voltak. Mindig üzeneteket hagytunk, és fontos dolgokat akartunk megragadni és közölni. Azóta a betűket az emberek közötti írásbeli kommunikációra használják, és az idő múlásával egyre fontosabbá válnak. Ma is használják a vélemény nyilvános kifejezésére (pl. A szerkesztőhöz intézett levelek), stilisztikai eszközként megtalálhatók a világirodalomban (pl. Goethe "Fiatal Werther fájdalmai" című regénye), hivatalos célokra szolgálnak (pl. Panaszok) és magáncélokra is (pl. Szerelmes levelek).

De a betűkultúra, ahogy ma ismerjük, csak a 17. században kezdődött. A leveleket országszerte gyalog, lóháton vagy szekéren szállították. A címzett fizetett a kapott levélért. A postai küldemények nagy hagyománya miatt gyűjtő cikk lett, a bélyegek pedig gyűjtői és értékes tárgyak.

Levél írása: formális kontra informális

A leveleket különféle alkalmakkor írják. Ez magában foglalja mind az informális alkalmakat, például a karácsonyi üdvözletet, a születésnapi üdvözletet vagy az esküvőt, mind a hivatalos alkalmakat, például részvétet, lemondást vagy kísérőleveleket. Bizonyos levélforma szükséges formális helyzetekben. Ez az udvariasság egyik hivatalos formája, és biztosítja, hogy levelét komolyan vegyék. Ha nem követi a levél felépítését, akkor rossz benyomást hagyhat, és nem tudja elérni a levél megírásának célját. Előbb-utóbb életében mindenkinek hivatalos levelet kell írnia. Ezért összegyűjtöttük az összes fontos információt az Ön hivatalos levelének összeállításához.

Olyan helyzetek, amikor hivatalos levelet kell írni

Az alábbi lista felhasználásával láthatja, hogy életében előbb vagy utóbb valószínűleg hivatalos levelet kell írnia. A lista segítségével felmérheti, hogy mikor érdemes hivatalos levelet írni. Áttekintést készítettünk a leggyakoribb helyzetekről.

Levélcsere bérlő és bérbeadó között
Levelek a rendőrségnek és jogi levelek
Levelezés biztosító társaságokkal és hatóságokkal
Politikai írás
Írás az egyházi irodákhoz
Panaszlevelek vagy törlőlevelek
Levél a munkáltatóhoz
Értesítés bármilyen típusú megszüntetésről
Írás rádióban és televízióban
Jelentkezés állásra
Levél az állam- és városvezetéshez
Bocsánatkérő levél az iskolai gyermekért

Utasítás: Írjon levelet 9 lépésben

Ha hivatalos levelet akar írni, fontos tudni annak felépítését és felépítését. Ezért egyesével elmagyaráztuk Önnek a hivatalos levélformátum alkotóelemeit, és példákkal és apró tippekkel láttuk el őket. Ezekkel az utasításokkal a jövőben könnyebb lesz a leveleket írni.

A fejléc

A fejléces levél először a címzett figyelmét vonja magára. A jobb felső sarokban meg kell adnia elérhetőségeit: kereszt- és vezetéknév, cím, irányítószám, város, telefonszám, e-mail cím. A címzett kapcsolattartási adatai a bal eltoláshoz tartoznak, és közöttük van egy szóköz. Itt nem mindig feltétlenül szükséges minden adatot felvenni, mivel a címzett ismeri saját adatait. Ha bizonytalan az alakiság mértékében, az összes teljes adatot felveheti a fejlécbe, hogy biztonságban lehessen. De néha elegendő az utó- és vezetéknév, valamint a teljes cím. Ha van cégnév, akkor azt mindig először meg kell említeni.

hely és dátum

A helynek és a dátumnak mindig meg kell egyeznie a levél írásának napjával. Ez az információ a levél jobb oldalán egy üres sorban található a címzett elérhetőségei után. A hely és dátum hivatalos megjelölésére példa: Köln, 2018. június 8.

A téma

Ha hivatalos levelet szeretnél írni, ne felejtsd el a témát. Különösen, ha nagyobb vállalatok vagy irodák naponta sok levelet kapnak és válogatniuk kell, célszerű egy tantestet is megadni. Az alany általában a fejlécet követi, és fejléc funkcióval rendelkezik. Röviden tájékoztatja, miről szól a levele, és világosabbá teszi.

A megfelelő üdvözlet

A köszöntés egy levél alfa és omega. Közvetlenül szól a címzetthez és olvasásra ösztönzi őket. A hivatalos leveleket mindig hivatalos üdvözletként kell használni, például "Kedves Ms. Muster, ...". A "Kedves Ms. Muster, ..." némileg személyes üdvözlet meglehetősen alkalmatlan a nagyon formális levelekhez. Feltétlenül kerülje a keresztnevének használatát.

Fontos a levélen belüli címforma is. Még akkor is, ha korábban volt levelezése az adott személlyel, az udvariasság általános formája a hivatalos levelek (ön, az ön, maga, a tiéd) használata. A Duzen család vagy barátok számára van fenntartva.

Levélszöveg: A levél tartalma

A levél tartalma attól függ, kinek mit akar mondani. Vannak bizonyos kifejezések, amelyeket bizonyos betűkhöz használhat. Például a munkaszerződés felmondásakor a következőket írhatja:

Ezennel a következő lehetséges időpontban megfelelően és időben felmondom a meglévő (2012. augusztus 4-től érvényes) munkaszerződésemet.

Kérjük, írásban erősítse meg, hogy megkaptam felmondási értesítésemet, ideértve a munkaszerződés hivatalosan lejárt időpontját is.

Arra kérem, hogy adjon ki nekem képesített munkaköri referenciát. Nagyon köszönöm az eddigi együttműködést.

Amint ebből a példából látható, a levél szövege is szóközökkel elválasztott szakaszokra oszlik. Mindig ezeket a szakaszokat kell elvégeznie, mivel ezek megkönnyítik az olvasást és kissé lazítják az egész betűformát. Akkor dönthet maga, amikor úgy gondolja, hogy egy szakasznak van értelme. Általános szabály, hogy egy új szakasz mindig megfelelő, ha új téma vagy információ következik. Példánkban a következő szakaszstruktúra található: Megszüntetés - Megerősítés kérése - Munka referencia kérése.

A válaszkérés

Ha választ szeretne kapni a levelére, akkor szokás a levél törzsében kérni. Ha elfelejt választ kérni, akkor a levele megválaszolhatatlan marad. Általános szabályként a kérelmet a levélszöveg végén kell feltüntetni. Vagy külön mondatként: „A lehető leggyorsabb választ kérem”, vagy a „Üdvözlettel és válaszkéréssel ...” köszöntéssel kombinálva. Ha hangsúlyozni kívánja a válasz sürgősségét, akkor annak külön bekezdésébe helyezheti annak hangsúlyozására.

Záró levél: az üdvözlet

A köszöntés olyan, mint egyfajta búcsú, és tartózkodónak és udvariasnak kell lennie egy hivatalos levélben. Kerülje az olyan üdvözleteket, mint az „Üdvözlet ...” vagy csak az „LG”. A gyakori, hivatalos kifejezések: "Üdvözlettel ..." vagy személyesebb "Üdvözlettel ...".

Az aláírás

Írjon hivatalos levelet: Soha aláírás nélkül

A betűk írásakor aranyszabály érvényesül: az aláírás soha nem hiányozhat. Ez vonatkozik mind a személyes, mind a hivatalos levelekre. Különösen olyan ügyekben, mint a szerződések megkötése vagy a felmondás, elengedhetetlen a kézi aláírás, hogy a levél érvényes legyen.

Ha olvashatatlan kézírása van, akkor először írja be a levelet a számítógépre, és nyomtassa ki a teljes nevét is. Hagyjon némi helyet a nyomtatott név fölött, hogy továbbra is kézzel írhassa az üres helyet. A kinyomtatott név csak a jobb megértés érdekében készült, és zárójelbe is tehető.

Beruházások

Ha fontos mellékleteket ad a leveléhez, például egy beiratkozási igazolást, akkor ezt az aláírás alatti területen fel kell tüntetnie. Ily módon a címzett ellenőrizheti, hogy az összes melléklet valóban szerepel-e a borítékban. Ha több növény van, könnyedén felsorolhatja őket. Így nézhet ki:

Beiratkozási igazolás
Igazolás az egészségbiztosító társaság tagságáról
Személyi igazolvány másolata

Levél írása és elküldése: 4 tipp

A betűformán és a formai felépítésen kívül még néhány szempontot érdemes figyelembe venni. Ha levelet írsz, akkor biztosan el akarod küldeni. Kövesse tippjeinket, hogy mindent jól csináljon.

Helyesen jelölje be a borítékot

Csak akkor írjon a boríték elejére (pecsét nélkül), hogy a levélközpontban lévő gépek gyorsabban olvashassák és küldhessék el. A feladó a bal felső sarokban, a címzett a jobb alsó sarokban található. A feladó fontos abban az esetben, ha a levelet nem tudták kézbesíteni.

Postai bélyeg és postaköltség

Ügyeljen arra, hogy ne felejtse el a bélyegzőt, hogy levele ne kerüljön a postaládájába. Ha hivatalos ügyekről van szó, és kapott egy borítékot, amelyet fel kell használnia, valószínűleg a társaság már kifizette a postaköltséget (pl. Biztosítótársaságok). Ha igen, akkor ezek az információk a borítékon lévő kis dobozban találhatók, ahová egyébként beragasztotta volna a bélyegzőjét.

Ügyeljen arra is, hogy elegendő postaköltség legyen a levelén. A levelek külföldre küldése lényegesen drágább. A betű súlya és mérete is szerepet játszik. Ha van eltérés a normától, tudjon meg többet online vagy a legközelebbi postán a környéken.

Helyesírás és nyelvtan

A hivatalos levél akkor veszíti el minden formalitását, ha tele van helyesírási hibákkal. Helyes nyelvtan és helyesírás szükséges. Ezért feltétlenül lektorálja vagy lektorálja levelét. Talán vannak rokonai vagy barátai, akik átnézhetik a levelét. Ha Ön általában nem túl tehetséges nyelvi szempontból, itt megtanulhatja javítani retorikáját. A betűk megfogalmazásában is segítséget nyújthat, ha edz és javítja az íráskészségét.

A végső felülvizsgálat

Végül ellenőrizze újra, hogy minden adat és adat helytálló-e, hogy a levél valóban eljusson a címzetthez, és mindenekelőtt, hogy ne veszítse el integritását. Például, ha vállalathoz jelentkezik szakmai gyakorlatra, de helytelenül írja, akkor valószínűleg azonnal nyugdíjba megy.

(11. szavazat, átlag: 4.36 5-ből)
Ennek értékeléséhez regisztrált tagnak kell lennie.