Hogyan csökkentheti az e-mailek áradatát a K15t vállalatában
Mint minden vállalat, mi is szeretnénk jó termékeket fejleszteni és szolgáltatásokat eladni. Ehhez szükségünk van know-how-ra, világos elmékre és csapatszellemre - ugyanakkor arra is, hogy koncentrálhassunk a feladataira. Ezért gondolkodik minden egyén azon, hogy mikor, kivel, hogyan és melyik témában zajlik a kommunikáció: személyesen, telefonon vagy e-mailben, és él a modern kommunikáció minden lehetőségével.
De mi van a legtöbb céggel? Gyakran először egy e-mailt írnak anélkül, hogy elgondolkodnának azon, hogy egy rövid telefonhívás nem lehet-e hatékonyabb. Nem csoda, hogy a dolgozók a világ minden tájáról e-mailek áradatáról panaszkodnak. Nem panaszkodunk. Mert nem írunk több e-mailt - legalábbis belsőleg. Miért? Mert ma jobb lehetőségek vannak eszmecserére.
Az e-mailek áradatának átka
Mindössze 20 évvel ezelőtt üzleti leveleket beszéltek, gépeltek, másoltak, írtak alá, küldtek és iktattak diktációs gépekre. Az egyikre gyakran több napot kellett várni a válaszra. Ma nehéz elképzelni. Tehát nem csoda, hogy az e-mail ilyen sikeres volt. Gyors, olcsó, ökológiai és praktikus. De manapság az e-mailek valóságos áradata sok vállalat átokává vált:
- Minden alkalmazott átlagosan heti 615 e-mailt kap.
- Minden alkalmazott heti 15 órát tölt ezekre az e-mailekre válaszolva.
- Minden alkalmazott óránként 36 alkalommal megnéz egy e-mailt.
Különböző tanulmányok mutatják, hogy az e-maileken keresztüli kommunikáció mennyire hatékonnyá vált, és ez hogyan zavarja a címzett koncentrációját. Számos e-mail program vizuálisan vagy hangosan jelent egy új üzenetet. Mivel naponta több mint 100 e-mail érkezik, elképzelhető, hogy ez a figyelemelterelés dollármilliárdokba kerül a vállalatoknak.
Forrás: Atlassian-tanulmány 2016-ból
A nem produktív e-mailek felkutatása
A spam e-mailek alig játszanak szerepet, mert a beérkező levelek mappába kerülő üzenetek nagy részét belsőleg küldik el. A kezelhető számú feladat és projekt körül forognak, amelyeken az egyes alkalmazottak dolgoznak. De ha e-mail érkezik, akkor a címzett esetleg más témán dolgozik. Ha az üzenetre valamikor szükség van, akkor azt fáradságosan kell megkeresni az e-mail postafiókban.
Azonban a megbeszéléseken és a dokumentumok küldésén kívül az e-mailek tényleges áradata a vállalatokban elsősorban a nem produktív e-mailek nagy számának köszönhető:
- Rosszul átgondolt címzettlisták és CC levelezőlisták
- "Csak tájékoztatásul" küldött átirányítások
- Figyelmetlenség, mint "Hoppá, elfelejtettem a kötődést" vagy "Mit felejtettem el megemlíteni"
Számos e-mailt elkerülhetett egy rövid személyes beszélgetés.
De légy óvatos:
Nemcsak az e-mailek száma növekszik folyamatosan. Ezenkívül az alkalmazottak átlagosan heti 15 óránál többet ülnek az üléseken - kétharmaduk felesleges - mutatják a tanulmányok. Szívből: hány haszontalan találkozón vagy telefonos konferencián vettél már részt ma?
Tehát nem segít. Az együttműködés javítása érdekében el kell jutnia a probléma gyökeréhez, és drasztikusan csökkentenie kell az e-mailek és az értekezletek számát.
Használja a modern kommunikáció lehetőségeit az e-mail helyett
A modern kommunikációs eszközökkel mindig online vagyunk - irodában és útközben. Ez nagy lehetőségeket kínál számunkra - és a magánszektor megmutatta. A képeket és üzeneteket megosztják, kommentálják és megvitatják. Csevegés és videohívások vannak. Milyen gyakran ír privát módon e-mailt?
Képzelje csak el, ha a vállalatának is ez lenne:
- Interaktív információk cseréje, megvitatása és kommentálása (ideértve a beillesztett megjegyzéseket és a @ megemlítéseket)
- A tudás (protokollok, Excel-listák, állapotjelentések stb.) Elérhetővé tétele a projekt összes tagja számára
- Mindig legyen elérhető a legújabb verzió, de a régi verziók is
- Beszéljen közvetlenül a dokumentumban
Lekérdezések és adatcsere egyéni és csoportos csevegések útján
Íme a jó hír: Van. Az Atlassian platform különféle eszközöket kínál a jobb együttműködés érdekében. Tehát az e-mail önmagában háttérbe szorul.
Együtt dolgozol koncepciókon, kézikönyveken, jelentéseken, sajtócikkeken és sok más tartalmon - párhuzamosan. Senkinek nem kell megvárnia, amíg a dokumentumot jóváhagyják szerkesztésre. A változások mindenki számára azonnal láthatók. Egyszerűen feltöltenek olyan fájlokat, mint a naplók, állapotjelentések, számítások, képek és még sok más. A megbeszéléseket közvetlenül a dokumentumon vagy külön csevegőszobában lehet megtartani. Így minden információt megtalál, ahol szükséges, és ezzel egyidejűleg csökkentheti az e-mailek áradatának nagy részét a vállalatában.
Az Atlassian Confluence segítségével kihasználhatja a modern kommunikáció lehetőségeit, és egyúttal csökkentheti az e-mailek áradatát a vállalatban.
Olvassa el a Confluence kezdőknek szóló öt tippjét is.
Szervezett szervizközpont az e-mail ping-pong helyett
Az informatikai részlegek már régóta élnek vele: ügyfélorientált módon gondolkodnak, és egy olyan szolgáltató központ rendszeren keresztül kezelik a megkereséseket, mint például a JIRA Service Desk. Ez a koncepció előnyös lehet más szolgáltatási részlegeknek is, például az emberi erőforrásoknak, a marketingnek, a könyvelésnek, a minőségirányításnak stb., Ahol az e-mail postafiókot sokféle megkeresés és információ tölti ki:
- Áttekintést tart, és a beérkező levelek között egyetlen kérés sem veszik el.
- A lekérdezéseket rangsorolhatja és továbbíthatja a megfelelő processzorhoz.
- Megakadályozza a kérdések és válaszok pingpongozását, amikor az űrlapon minden információt kér.
A gyakran ismétlődő kérdések bekerülhetnek a súgóba, mint önkiszolgáló terület. Láthatja, hogy ezek mik vannak a vállalat e-mailjeinek napi áradatában - az aktuális utazási költség űrlapokkal, az üdülési szabályokkal vagy a termékismertetőkkel kapcsolatos kérdések. Mert ahelyett, hogy e-mailt írna neked, a kereső kolléga egyszerűen használhatja a keresési funkciót és voilà: van a válasz vagy a keresett fájl.
Így nemcsak csökkentette az e-mailek áradatát, hanem jelentősen megnövelte a belső ügyfél-elégedettséget is.