Meddig őrizze meg személyes dokumentumait

Rendeljen valamennyit személyes dokumentumok nem nehéz feladat, de egyesek számára félelmetesnek és unalmasnak tűnhet. Ez elengedhetetlen gyakorlat, ha vissza akarja szerezni az irányítást. Egyébként tudta, hogy egy amerikai tanulmány becslése szerint az alkalmazottak és a vezetők évente akár 6-8 hetet is veszítenek az irodájukban tárgyakat és dokumentumokat keresve, vagy napi 20 percet!

A gyakorlat megkezdésének egyszerű módja a legutóbbi dolgozatok megszervezése, és később, amikor létrehozta a rendszert, integrálhatja a régebbi dokumentumokat (vagy rekeszeket).

A múlt megszervezése előtt megszervezzük a jelent. Így leállítjuk a felhalmozási folyamatot egy olyan rendszer létrehozásával, amely lehetővé teszi számunkra, hogy legyen helyünk a dokumentumok tárolására, amikor belépnek a házba.

Az első tudnivalók:

• a megőrzendő dokumentumok típusai
• meddig kell megtartani őket
• hogyan kell megszervezni őket

1. lépés: értse meg és csoportosítsa a dokumentumtípusokat

Általában ezek a típusú dokumentumok találhatók az otthoni iktatási rendszerben:

• Személyes és családi nyilvántartások, például: születési anyakönyvi kivonat, rokonok halotti anyakönyvi kivonata, útlevél, oklevelek, házassági szerződés vagy válási határozat, végrendelet és megbízások.
• Számlakivonatok és egyéb havi kiadások.
• Munkaügyi nyilvántartások: fizetési tőkék, adók, munkaszerződés stb.
• Okiratok és tulajdoni lapok, járművásárlási szerződés és ékszerek vagy művészetek hitelességi tanúsítványai.
• Biztosítási kötvények, befektetési értesítés.
• Pénzügyi nyilvántartások, például bankszámlakivonatok, beváltott csekkek, befektetési utalvány.
• Használati utasítások és garanciák.

Ezen dokumentumok megkereséséhez és osztályozásához a következőképpen járhat el

• Körbejárjuk a házat, és egy helyre (ideális esetben egy kosárba vagy dobozba) összegyűjtjük a körülöttük heverő papírkötegeket.
• Olyan helyen telepedünk le, ahol ex nem fog minket zavarni.: étkezőasztal.
• Minden dokumentumot körültekintően bontanak ki, hogy ne sérüljenek meg.
• Halom dokumentumot készítünk, dokumentumtípusok és beszállítók szerint osztályozva havi kiadásokra.
• Vannak olyan dokumentumok, amelyeket nem lehet besorolni, mert még nem dolgozták fel őket.
• Szétválasztjuk őket, és elvégzendő műveletekkel csoportosítjuk át őket, pl. fizetni, olvasni stb. Később foglalkozunk velük.

2. lépés: Mit kell tartani és mit kell kidobni?

Az alábbi információk relevánsak, ha Ön nem önálló vállalkozó, mert ebben az esetben az adóügyi bizonyítékot teljes 6 évig meg kell őriznie.

A következő dokumentumokat megfelelően megsemmisítheti (felapríthatja):

6 hónap után

• Háztartási gépek javítási számlái

1 év után

• Telefonszámlák
• Kábel számlák
• Pénzeszközök
• Fizetési nyilatkozatok
• Betétkönyvek és bankszámlakivonatok

3 év után

• Villamos energia, fűtőolaj és földgáz számlák
• Önkormányzati adóbevétel

---