Nincs spam Hogyan lehet olyan e-maileket írni, amelyekre az emberek szívesen válaszolnak
A Boomerang e-mail szolgáltató tanulmánya megmutatja, hogy milyen típusú e-mailekre válaszolnak, és melyekre nem.
Fotó: TZIDO SUN - shutterstock.com
Sok üzleti e-mail esetén csak egy eredmény a meghatározó: az a személy válaszol, akinek ír. A Boomerang e-mail szolgáltató tanulmánya szerint javíthatja esélyeit, ha betartja ezeket a tippeket. A számtalan e-mail illemtannal ellentétben a Boomerang nem egyszerűen ezzel a tanáccsal állt elő: Az amerikai vállalatokra jellemző tiltakozással az e-mail szolgáltató 40 millió e-mailt értékelt ügyfeleitől. A szövegelemző szoftver ellenőrizte, hogy milyen típusú üzenetekre válaszoltak, és melyekre nem. A Boomerang ügyfelei elsősorban amerikai vállalatok és önálló vállalkozók, akik a szolgáltatást e-mailjeik kezeléséhez használják, és időzített alapon küldik őket - így alig van magánfelhasználó.
Az eredmények a német felhasználók számára is érdekesek, ezért részletesebben megvizsgáltuk az eredményeket.
1. Egy tízévesnek meg kell értenie a szöveget
Ha választ szeretne kapni e-mailjére, akkor a szövegnek az elemzés eredményei alapján mindenekelőtt könnyen érthetőnek kell lennie. A legtöbb reakció azokat a feladókat érte el, akiknek szövege még egy harmadik osztályos tanuló számára is érthető volt - vagyis a nyolc-tíz éves gyermekek szövegértése nem volt túlterhelt. Ezzel szemben azok az e-mailes megkeresések, amelyek szókincse és összetettsége megegyezik az egyetemi szinttel, 36 százalékkal kevesebb választ kaptak - jobb elkerülni az olyan idegen szavakat, mint a „nonchalance” (sic!) Az e-mailekben, rövid szavakat és egyszerű nyelvet kell használni.
Ennek azonban semmi köze a címzett iskolai végzettségéhez: Könnyű türelmetlenné válni, ha nem ismeri fel gyorsan az e-mail jelentését. A Boomerang szerint a felhasználók az e-mailek körülbelül 80% -át a megnyitástól számított három másodpercen belül törlik - ezért az e-maileket könnyebben érthetővé kell tenni. Ennek azonban nem szabad túl könnyűnek lennie, az óvodai nyelvi szintű e-maileket sem fogadták el jól.
2. 50 és 125 szó között
A második érdekes eredmény az e-mailek szöveges hosszát érinti - Boomerang szerint 50–125 szó tökéletes. Ezzel szemben a tíz szónál kevesebb szöveget tartalmazó e-mailek különösen kevés választ kaptak, de 25 szó még mindig túl kevés. Nyilvánvalóan ez nem elegendő az aggodalom magyarázatához. Ha több mint 150 szó van, a válaszok száma ismét kissé csökken. A rendkívül hosszú e-mailek viszont elutasítást generálnak: több mint 2000 szóval az elfogadottság még a nagyon rövid üzenetek alá is esett. Alig kapnak választ olyan e-mailek, amelyek csak a tárgysorból állnak.
3. Némi érzelem, de nem túl sok
A szövegelemző szoftver nemcsak a szöveg nehézségi fokát méri, hanem a Boomerang érzelmességét is. Itt is voltak különbségek:
A válaszadáshoz a szövegeknek nyilvánvalóan bizonyos érzelmi szinttel kell rendelkezniük - de csak enyhén. A válaszok nagy részét kissé érzelmi, negatív vagy pozitív hangvételű e-mailekre küldték.
Az eredmények szerint például a kollégához intézett teljesen semleges kérés „Szia sokáig nem volt látható. Menjünk kávézni. ”Nem tökéletes. Jobb egy kicsit több érzelem: „Szia, szeretnék újra találkozni. Mi lenne, ha találkoznánk egy kávéra? ”De nem szabad túlzásba vinni, túl sok érzelem mellett sem lesz sikeres. A tanulmány szerint a következő lekérdezés ugyanolyan sikeres lenne, mint egy teljesen semleges lekérdezés: „Szia! Nagyon jó lenne újra látni! Találkozzunk egy kávéra? Igazán boldog lennék! "
Természetesen ez vonatkozik a panaszokról érkező e-mailekre is: egy teljesen semleges kérésre, például „Nem vagyok elégedett a szolgáltatásával”, a támogató személyzet olyan ritkán válaszol, mint „A piszkos webhelye csak szar!”. Fontos, hogy a nyelv megfelelő legyen: különösen a kollégákkal és az ügyfelekkel való kommunikáció során nagyobb óvatossággal kell eljárni egy e-mailben, mint a barátokkal vagy a Facebookon.