Részfolyamat projekt végrehajtása és nyomon követése - projekt folyamatok -
A projektmenedzsment feladatai a projekt végrehajtásának folyamataiban
A "megvalósítás és ellenőrzés" részfolyamat tárgya az operatív tervezés megvalósítása. Ezek tartalmazzák:
- A személyzet telepítésének, valamint az anyagi és pénzügyi erőforrások tervezésének frissítése
- A projekt csapat vezetése
- Munkacsomagok üzembe helyezése, nyomon követése és jóváhagyása
- A projekt folyamatának figyelemmel kísérése és ellenőrzése a prioritások figyelembevételével
- A kockázatok azonosítása és korlátozása
- Végezzen minőségbiztosítást
- Dokumentálja a projekt menetét
A "megvalósítás és ellenőrzés" részfolyamat során a projektmenedzsmentet minden technikai és mindenekelőtt társadalmi know-how-jával megkérdőjelezik. Végül is ez mutatja a korábbi tervezés minőségét. A projektmenedzsment feladata a csapat vezetése, valamint a konfliktusokra és a képesítési követelményekre való megfelelő reagálás.
A gyakorlatban bebizonyosodott, hogy a társadalmi konfliktusok kezelése, az előremutató kockázatkezelés és - figyelembe véve a mindennapi életben gyakran szűkös erőforrásokat és költségvetéseket - megoldás-orientált adaptációs tervezés a projekt sikeres megvalósításának alapvető kulcsa.
A munkacsomagok feldolgozásakor és az eredmények bemutatásakor a projektmenedzsment ellenőrzi ezeket a munkaeredményeket teljességük és minőségük tekintetében, és azokat belső jóváhagyással fogadják el. Ez előkészíti a projekt befejezését. Az alábbiakban bemutatjuk és elmagyarázzuk a „Megvalósítás” részfolyamat folyamatait. A folyamatokat a 23. ábra is mutatja. Ezt az ábrát és az ehhez a szakaszhoz kapcsolódó összes egyéb ábrát ennek a szakasznak a gyakorlati részében találja meg.
Rúgás végrehajtása
A projekttervezet jóváhagyása után a kezdõ értekezlet a projekt bevezetésének hivatalos elõzete, és fontos lehetõség arra, hogy a munkavállalókat a célok és eljárások felé motiválják. Mivel a projekt korai szakaszában sok tanfolyamot állítanak be. A beindítás ütemezését és a kiválasztott alkalmazottak esetleges bevonását össze kell hangolni az erőforrás-tervezési részleggel (lásd a 24. ábrát a gyakorlati részben).
A csapat vezetése
A csoportvezetés olyan folyamat, amely végigkíséri a teljes „megvalósítást és nyomon követést”. A projektmenedzsment olyan irányítási feladatokat lát el, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a projekt megvalósításához. Az emberek vezetése a projektmenedzsment fő feladata, és jelentősen befolyásolja a projekt eredményeit (lásd a gyakorlati részben a 25. ábrát). Ez magas követelményeket támaszt a projekt felelőseivel szemben, és természetesen nem egyszeri erőfeszítés eredménye. A gyakorlatban a saját vezetői magatartás folyamatos önreflexiója mellett előnyös a mentorok és edzők szakmai támogatása.
A munkacsomagok átadása
Ebben az alfolyamatban átadják a megbízásokat a feladat végrehajtásának megkezdéséhez. A munkacsomagért felelős személyeket megismerik a munkájuk szegmensével, a feladat magyarázatával, megbeszélésekkel és koordinációval (lásd a gyakorlati részben a 26. ábrát).
A projektvezetésnek meg kell adnia a szükséges információkat a projekt belső és külső kérdéseiről.
A munkacsomagok figyelemmel kísérése
Ebben az alfolyamatban a munkarendelések végrehajtását és a munkacsomagok állapotát a projektmenedzsment figyeli (lásd a gyakorlati részben a 27. ábrát). Ezek a tevékenységek szorosan kapcsolódnak a kontrollinghoz, amely révén a döntéshozatalhoz szükséges adatok rendelkezésre állnak, és releváns cél/tényleges összehasonlításokat végeznek. Ezenkívül a munkacsomagért felelős személyekkel és a projekt többi munkatársával való rendszeres személyes kapcsolatfelvétel fontos a munka előrehaladásának reális értékelése és a kijelölt feladatok figyelemmel kísérése érdekében.
Az átadott munkacsomagok végrehajtásának figyelemmel kísérésével járó teljesítményellenőrzés mellett az is kérdés, hogy állandó kapcsolatban vagyunk-e a végrehajtó alkalmazottakkal, például annak érdekében, hogy korai szakaszban tudatában legyünk a lehetséges problémáknak, a fejlesztés lehetőségeinek vagy a jelenlegi követelményeknek. Ebből a célból személyes beszélgetéseket és rendszeres találkozókat is tartanak az érintettekkel.
A kontrolling végrehajtása
A munkacsomagok ellenőrzése és ellenőrzése kifejezések szorosan összefonódnak, és ezeket gyakran szinonimákként használják. Az ellenőrzés alatt minden olyan tevékenységet értünk, amely a projekttel kapcsolatos adatok gyűjtésére, összegyűjtésére és összevonására irányul, valamint azok értékelését cél/tényleges összehasonlítások formájában. Ezek a cél/tényleges összehasonlítások képezik a projekt előrehaladásának nyomon követésére irányuló tevékenységek kiindulópontját (lásd a 28. ábrát a gyakorlati részben).
A projekt előrehaladásának ellenőrzése a "végrehajtás és nyomon követés" alfolyamat központi feladata és a projekt ellenőrzésének alapvető előfeltétele. A projekt aktuális állapotát az erőfeszítések, az idő és az eredmény tekintetében folyamatosan rögzítjük azzal a céllal, hogy a tervezés és a tényleges pálya közötti eltéréseket korán felismerjük, és ha szükséges, megfelelő ellenintézkedéseket kezdeményezzünk.
Egy másik fontos szempont a releváns adatok továbbítása a belső számlázáshoz. Például külső projektekben a teljesítményrekordot gyakran használják a teljesítmény rögzítésének módszereként. Kezdetben ez gyakran csak az érintett alkalmazott vagy a projektvezető számára elérhető. Az ügyfél által nyújtott szolgáltatásokkal kapcsolatos összes dokumentumot kellő időben elérhetővé kell tenni a számla számára. Ugyanez vonatkozik a kötelezettségekre is.
A projektellenőrzéshez a folyamatban lévő projektműveletekből származó kulcsadatokat (projektállapot, teljesítménynyilvántartások, erőforrások felhasználása, projekttel kapcsolatos követelések és kötelezettségek) átadják az ellenőrző eszközöknek.
A projektmenedzsment felelős a "controlling megvalósítása" alfolyamatért.
A minőségbiztosítás ellenőrzése
A „Minőségbiztosítás figyelemmel kísérése” folyamat (lásd a 29. ábrát a gyakorlati részben) a „Végrehajtás és ellenőrzés” teljes részfolyamaton keresztül zajlik. A minőségbiztosítás nagyon fontos, ezért azt a projektvezetésnek tudatosan kell támogatnia és ellenőriznie. A minőségbiztosítási intézkedések végrehajtásában nyújtott támogatása elengedhetetlen a projekt sikeréhez.
A vállalat saját eljárási modelljét és a minőségirányításhoz kidolgozott kézikönyvet a megadottnak megfelelően veszik fel. A "Minőségbiztosítás figyelemmel kísérése" alfolyamat a meglévő általános irányelvek alkalmazását jelenti a projektekkel kapcsolatos konkrét kritériumokhoz. Ezeket a siker tényezõibõl és a minõségi követelményekbõl származtatták a kockázatkezelés részeként és a tervezés során. A cél egy tesztterv kidolgozása és végrehajtása. A projektmenedzsment átruházhatja az intézkedések végrehajtását egy másik projekt alkalmazottjára, például a projekt asszisztensére.
Dokumentálja a folyamatot
A dokumentációs feladatokat a teljes "végrehajtás és ellenőrzés" részfolyamat alatt kell elvégezni. A projektmenedzsmentet a dokumentációs feladatokban a projektasszisztens segíti, amelynek felelősségi körébe tartozik különösen a projektfájl vezetése. A vonatkozó dokumentációs kötelezettségeket a projekt megvalósításának kezdetén egyeztették. A dokumentumok információforrásként szolgálnak az előrehaladás bemutatásához és a zárójelentés elkészítéséhez. A zárójelentés áttekintést nyújt a projekt menetéről és elmagyarázza az elért eredményeket (lásd a gyakorlati részben a 30. ábrát).
A projekt menetének dokumentálásakor mindig biztosítani kell, hogy elegendő „fájl” legyen a jogbiztonság biztosításához.
Informáljon a tanfolyamról
A „tanfolyamról való tájékoztatás” részfolyamat célja a munka elvégzéséhez szükséges információszint biztosítása és az összes érintett számára történő terjesztés (lásd a gyakorlati részben a 31. ábrát). Ezenkívül a "folyamatról való tájékoztatás" a projektmarketing feladatok ellátását szolgálja, és ezáltal elfogadást teremt mind a projekt menete (az irányítók és a megvalósítók részéről), mind a célok tekintetében (az érintettek részéről).
Értékelje a szükséges korrekciós intézkedéseket
A tervtől való eltérések észlelésekor "A szükséges korrekciós intézkedések értékelése" részfolyamat (lásd a gyakorlati részben a 32. ábrát) szükséges. A súlyosság mértékének felmérése kiterjedt tapasztalatokat igényel, amelyek felhasználhatók a jelenlegi helyzet összehasonlítására, és a kölcsönös függőségek szisztematikus áttekintését. A lehetséges korrekciós intézkedések nagymértékben és mélységben változhatnak, és közvetlenül függenek a projekt kontextusától. Gyakran fel kell sorolni a lehetséges korrekciós intézkedéseket, és ennek alapján meg kell becsülni az azok végrehajtásához szükséges erőfeszítéseket az eltérések súlyosságának felmérése érdekében.
Fontos időben felismerni a korrekciós intézkedések szükségességét a még nagyobb eltérések és kiadások, valamint a súlyos konfliktusok vagy akár válsághelyzetek elkerülése érdekében. Általában hirdetni kell a korrekciós intézkedések elfogadását, mivel az eltérések és a szükséges beavatkozások által okozott veszélyek az érintettek számára nem ismerhetők fel elegendő információ hiányában.
Ebben a részfolyamatban a projektvezetésnek szakmai, társadalmi és szervezési képességeinek teljes skálájára van szüksége. Mivel döntéseiben és intézkedéseiben a legfontosabb prioritás a projekt céljainak elérése a szerződésben meghatározott projekt keretek között.
A további folyamat koordinálása az ügyféllel
Ha a szükséges korrekciós intézkedések értékelése kritikus eltérésekhez vezet, akkor szükséges lehet a projekt további menetének összehangolása az ügyféllel. Ez hasonló eszkalációs hierarchiát eredményez, mint a tervezési alfolyamatban az "Egyeztetés az ügyféllel" és a "Koordináció a felettesekkel vagy az ügyfelek tanácsadóival" alfolyamatoknál. Ennek folyamatait a 33. ábra mutatja a gyakorlati részben.
A részletes tervezés kiigazítása
A szükséges korrekciós intézkedések összehangolása és minden szükséges koordináció az összes érintett féllel már a korábbi alfolyamatokban megtörtént. Ez a folyamatlépés a döntött intézkedések kidolgozásáról és az ellenőrző eszközökben lévő adatok frissítéséről szól (lásd a 34. ábrát a gyakorlati részben).
A tényleges részletes tervezés módosítása meglehetősen technikai részfolyamat. Minden alapvető szempontot, például az alternatívák mérlegelését vagy az általános feltételek figyelembevételét már figyelembe vették. A feladat most a megvalósítás konkrét részleteinek kidolgozása.
Fontos további lépés ebben az alfolyamatban az, hogy a korrekciós intézkedések okait és következményeit átláthatóvá tegyük a csoportban vagy az érintettek körében, és megszerezzük a szükséges elfogadást. Ez nagy kihívás a gyakorlatban, mivel az olyan változások, mint a korrekciós intézkedések, gyakran ellenállásba ütköznek, de az érintettek konstruktív együttműködése nélkül kevés az esély a sikerre.
Használja a projektfolyamatok alábbi leírását, hogy tisztázza feladatait és eljárásait a projekt végrehajtásának és ellenőrzésének szakaszában. Használja a munkacsomagok és feladatok feldolgozásának, a projekt személyzetének és erőforrásainak a projektbe történő telepítésének ellenőrzésére, valamint a projekt előrehaladásának és a projekt eredményeinek (projekt minőségének) ellenőrzésére. A folyamatokat a saját körülményeihez igazíthatja.