A kommunikációs módszerek tiszteletben tartása
Elvileg az igénylő feladata a kommunikáció módjának megválasztása a CRPA L. 311-9. cikkével összhangban. Ez azt feltételezi, hogy képes volt megfelelően azonosítani a kívánt dokumentumot, egyértelműen és pontosan megfogalmazta kérését, és jelezte, milyen feltételek mellett kívánja a kommunikációt.
A kérelmező választási szabadsága azonban az adminisztráció technikai lehetőségeinek keretein belül valósul meg.
A bizottság úgy véli, hogy a nyilvánosság és a közigazgatás közötti kapcsolatok kódexe nem követeli meg az adminisztrációtól, hogy elektronikus formában közölje azokat a dokumentumokat, amelyek még nincsenek ebben a formában, vagy beolvassa a nyomtatott formában elérhető dokumentumot.
A választott kommunikációs mód nem zavarhatja a dokumentum megőrzését és megfelelő megőrzését. Valójában bizonyos esetekben a konzultáció előnyösebb, mint a másolás; másokban a konzultáció károsíthatja a dokumentumot. Hasonlóképpen, a dokumentum digitális fényképe előnyösebb lehet, mint annak fénymásolással történő reprodukálása.
Egyszerű konzultációs kérelem esetén az adminisztráció meghatározhatja a hozzáférési időket, vagy találkozókat szervezhet szervezeti egységei és a pályázók között.
Ha a megkeresés különösen nagy számú dokumentumra vonatkozik, az adminisztráció jogosult helyszíni konzultációt ajánlani, amelyet az ebből az alkalomból kiválasztott elemek fénymásolatainak kiadása követ.
A nyilvánosság és a közigazgatás közötti kapcsolatok kódexének L. 311-2. Cikkének negyedik bekezdése értelmében a nyilvános terjesztés tárgyát képező dokumentumok mentesülnek az e szöveg által megállapított kommunikációs kötelezettség alól, mivel a polgárokat állítólag képesek önállóan megszerezni őket
Milyen díjakat fizet az adminisztráció ?
A helyszíni konzultáció vagy az adminisztratív dokumentumok online közzététele ingyenes. Másrészről, az adminisztráció megkövetelheti az adminisztratív dokumentumok sokszorosításával és elküldésével kapcsolatos költségek megfizetését.
A nyilvánosság és a közigazgatás közötti kapcsolatok kódexének R. 311–11. Cikke kimondja, hogy „E költségek kiszámításánál figyelembe veszik a kutatásra fordított időből származó személyi jellegű költségek kivételével, a dokumentum, az igénylőnek nyújtott támogatás költsége, az irat sokszorosításához használt berendezés értékcsökkenésének és üzemeltetésének költsége, valamint a postaköltség a kérelmező által választott postai módszerek szerint ".
A postai küldemény költségétől eltérő költségek nem haladhatják meg a miniszterelnök és a költségvetési miniszter 2001. október 1-jei együttes rendeletében meghatározott összegeket:
- 0,18 euró oldalanként A4-es formátumban
- 1,83 euró hajlékonylemezért
- 2,75 euró egy CD-ROM-ért
Az R.311-11. Cikk meghatározza, hogy "az érdekelt felet tájékoztatják a fizetendő költségek teljes összegéről, amelynek előzetes befizetésére szükség lehet".
A bevételek kezelésének hiánya e díjak beszedésének engedélyezése nem hivatkozható a másolatok kiadásának megakadályozása érdekében
Mikor tagadják meg a kommunikációt ?
Az adminisztrációnak egy hónap áll rendelkezésére, hogy válaszoljon egy megkeresésre, egyébként a hallgatás a kommunikáció megtagadásának implicit döntése.