A NÖGKK „belső ellenőrzési rendszerének” (ICS) tíz éve - sikertörténet
Thomas Griessenberger
osztályvezető-helyettes a NÖGKK Belső Ellenőrzési Osztálya, amely a belső ellenőrzésért, a belső ellenőrzési rendszerekért és a kockázatkezelésért felel.
a Belső Ellenőrzési Osztály tagja és felelős a belső kontrollrendszerért és a kockázatkezelésért.
RÖVID VÁLTOZAT
Az egészségbiztosítási pénztárak járulékorientált finanszírozása miatt nagyon fontos, hogy a vállalati adatok megbízhatóak legyenek a nyilvánosság számára, valamint hogy a munkaadók és a munkavállalók által rendelkezésre bocsátott pénzeszközöket gondosan és hatékonyan használják fel. Ezenkívül mind az állami, mind a magánvállalkozások kockázati és ellenőrzési tudatossága jelentősen megváltozott az elmúlt évek eseményei miatt vagy a jogi keretfeltételek alapján.
Az Alsó-Osztrák Regionális Egészségbiztosítási Pénztár (NÖGKK) önigazgatása már 2008-ban megbízta az irodát, hogy egységesítse a belső ellenőrzési rendszert az egész NÖGKK-ban, megfelelő biztonság biztosítása a következő célokra:
- Az operatív folyamatok hatékonyságának és eredményességének javítása
- A pénzügyi és irányítási információk megbízhatósága
- Az adatok titkosságának, integritásának és elérhetőségének biztosítása
- Törvények, rendeletek és szolgáltatási utasítások betartása
Tíz év alatt sikertörténetté vált döntés. A NÖGKK ellenőrzési rendszere nem csak olyan irányítási eszköz, amely ellenőrzési intézkedésként szolgál a kockázat-orientált működési folyamatok számára. Sokkal inkább egy folyamat, amely holisztikus eszközként van beágyazva a folyamatszervezésbe. Az elmúlt tíz év sikereinek garantálása érdekében a következő tényezők voltak és meghatározóak:
- Siker tényező: keretfeltételek
A vállalat vezetésének átlátható elkötelezettsége a belső kontrollrendszer iránt, az alapvető attitűd operatív levezetése és a probléma tudatossága a vállalat minden szintjén működő, élő kontroll rendszert valósít meg. A NÖGKK-ban ez a „Felelősség kötelező” magatartási kódexen alapul, amelyet szinte egyidejűleg hoztak létre a belső kontrollrendszer használatával, valamint az ICS stratégiára, amelyet a vállalat vezetésével valósítanak meg.
- Sikertényező: szervezet
A szervezeti struktúrának lehetővé kell tennie a szükséges információáramlást az ICS-tevékenységek ellenőrzéséhez. A szerepek lehorgonyzása biztosítja, hogy egy belső kontrollrendszert integrálnak a szervezetbe az alkalmazási területnek megfelelően. A felelősségek, szerepek és feladatok kijelölése és vállalása alapvető lépés az operatív funkciók céljainak elérésében és a szabályozási követelmények teljesítésében.
- Siker tényező: dokumentáció
A belső kontrollrendszer sikerének elengedhetetlen tényezője a kezdetektől fogva a "dokumentáció" témája volt. Ezek az üzleti folyamatok modellezése az úgynevezett folyamatrögzítő alkalmazás-rendszerben, a kockázatok értékelése, az ellenőrzési eljárások végrehajtása, a folyamat szabványainak, a munkautasításoknak, a biztonsági irányelveknek, a szolgáltatási utasításoknak a kidolgozása. A részben informális munkafelépítéstől a szabványosított folyamatszervezésig így kikövezték az utat. Az ICS alkalmazás, amellyel az ellenőrzési tevékenységek átláthatóbbá és élénkebbé válnak, szintén nagy jelentőségű.
- Sikertényező: információ és kommunikáció
Információs és kommunikációs platformokat hoztak létre annak érdekében, hogy elősegítsék az állandó cserét az ICS és az ICS koordinációs irodáért felelős személyekkel. Ezeknek a "lemezjátszóknak" a célja, hogy félévente vagy negyedévente áttekintést adjon a NÖGKK négy ICS-kategóriájába tartozó ICS-tevékenységekről, tisztázza az interfészproblémákat, de összegyűjtse azokat a témákat is, amelyeket át kell adni a menedzsmentnek. Vezetési szinten kétévente rendeznek igazgatósági konferenciákat az igazgatóság minden tagjával, ahol nemcsak az ICS aktuális státuszáról számolnak be, hanem az ellenőrzési intézkedésekről szóló döntésekről is. A belső kontrollrendszer hatásairól végül évente jelentést tesznek az önigazgatásnak egy testületi ülésen.
kilátások
A belső kontrollrendszer dinamikus folyamat. A vállalatban folyó változások a kockázatok és az ellenőrzések változását is eredményezik. A belső kontrollrendszer többnyire az operatív irányítás részterületére korlátozódik, következésképpen a holisztikus irányítási megközelítés szerves része.
Így támogatásként szolgál, és kíséri a vállalat egészére kiterjedő és integrált kockázatkezelést. Emiatt a NÖGKK 2016-ban megkezdte az egész vállalatra kiterjedő kockázatkezelési rendszer felállítását. A kockázatokat azonosítani és szisztematikusan ellenőrizni kell, figyelembe véve a stratégiai, működési, pénzügyi és biztonsággal kapcsolatos célokat. Minél korábban érzékelik a kockázatokat, annál gyorsabban lehet elindítani az ellenőrzési intézkedéseket és annál gyorsabban fel tud készülni a vállalat.