E-mail illemtan Ez a jó forma I Robert Half Robert Half

Tudta, hogy az e-mail a legszélesebb körben használt kommunikációs eszköz? Naponta több mint 281 milliárd (!) Üzleti e-mailt küldünk világszerte. Nem csoda, hogy az ördögök, mint a rossz köszöntés vagy a helyesírási hibák, kúsznak be néhány e-mailbe. Ez szakszerűtlennek tűnik, ezért bemutatjuk Önnek a nagyon személyes e-mail etikettünket.

Itt olvashatja:

Tömeges gyártási e-mailek

Ha az irodában dolgozik, akkor valószínűleg napi 30-50 e-mailt kap, egyes napokon még sokkal többet is. Csak Németországban az elküldött e-mailek száma 23% -kal nőtt 2016-tól 2017-ig, elérve a mindenkori csúcsot, 771 milliárdot.

Ebben Az elektronikus levelek tömege Valójában már nem meglepő, ha az e-mail illemtan szenved. Ezenkívül egyre több alkalmazott fogad és küld üzeneteket okostelefonján keresztül. A kicsi kijelző, a digitális billentyűzet és az automatikus javítás funkció iránti bizalom ösztönzi a gépelési hibák növekedését. A fájlmellékleteket szintén nehéz elolvasni. Ez végzetes, mert a hanyag e-mailek is színesítik a professzionális képet a feladótól.

Az etikett az új médiára is vonatkozik

A helyesírás és a nyelvtan a leginkább az e-mailek tömeges előállítása miatt szenved: a kis- és nagybetűket következetesen figyelmen kívül hagyják, a vesszőket ritkán használják, és a szavakat gyakran rövidítik a hangulat kedvéért. Ez nemcsak megnehezíti az olvasást, hanem azt is elmondja az e-mail címzettjének, hogy a szerző semmilyen erőfeszítést nem tett.

Valójában furcsa, különben elegáns ruhával és komoly telefonos megjelenéssel próbál optikailag betartani az iroda illemszabályait. Már megismerkedett azzal a tudattal, hogy ez szakmai benyomást tesz az üzleti partnerekre és kollégákra. Miért nem vonatkozik ez az üzleti e-mailekre?

Figyeljen az e-mail illemszabályaira is, amikor üzleti elektronikus levelet küld azoknak az embereknek, akikkel évek óta dolgozik, és ezért informálisabbak a szakmai kapcsolatban. Aktiválja a helyesírás-ellenőrzést az e-mail programban. De ellenőrizze a jegyzeteit és a módosítási kérelmeket, mert ez a szoftver sem mindig működik tökéletesen.

Sebesség, sebesség: milyen gyorsan kell válaszolnia egy e-mailre?

A digitális kommunikáció döntő kérdése: Milyen gyorsan kell válaszolnia az e-mailekre? Vagy másképp fogalmazva: Mennyi ideig várhatja az e-maileket a beérkező levelek mappájában anélkül, hogy udvariatlan lenne? Egyesek szerint azonnal válaszolni kell. De ez általában megzavarja a munkafolyamatot.

Ahelyett, hogy minden bejövő e-mail után megnyitná a beérkező leveleket, jobb, ha minden reggel és délután 30 percet tartogat, amelyben a bejövő e-mailek ellenőrzésére koncentrálhat. Először rendezze ki a kevésbé sürgős kérelmeket, majd döntse el, melyik e-mailre van ideje.

A hatékony időgazdálkodás szempontjából olyan e-mailekre válaszol, amelyek nem igényelnek semmilyen kutatást. Ha a feldolgozása hosszabb ideig tart, küldjön egy rövid időközi jelentést a címzettnek, hogy foglalkozik az üggyel. Mindenesetre ajánlott, hogy 24 órán belül válaszoljon, miután az e-mail megérkezett a beérkező levelek mappába.

Nincsenek túl nagy fájlok mellékletként

Ami újra és újra bosszant egy e-maillel, az nagyon nagy, 10 MB-nál nagyobb mellékletek. Eltömítik a beérkező leveleket, és sok időbe telik, mire a mellékletek megnyílnak. Ha nagyobb fájlokat kell elküldenie, előzetesen tájékoztassa a címzettet arról, hogy mekkora méretig fogadhat e-mail mellékleteket. Ha szükséges, kattinthat is Felhőszolgáltatások mint a Dropbox, a Google Drive vagy a T-Mobile médiaközpont.

A közös fájlformátumokat könnyebb megnyitni

Használjon általánosakat az e-mailek mellékleteként is Olyan formátumok, mint PDF, JPEG vagy ZIP. A Word dokumentumokra néha szükség van, például ha a címzettnek tovább kell szerkesztenie a dokumentumot. Ha a Word formátum nem szükséges, használja a PDF formátumot. Ily módon megmenti a címzettet a csúnyán torz formázástól, amelyet az inkompatibilis Word verziók vagy speciális betűtípusok okoznak. A megfelelő ingyenes PDF-átalakító programok megtalálhatók az interneten.

E-mail illemtan: a 9 legértékesebb szabály

CC funkció: Gondoljon arra, kit kell beírnia egy e-mail másolatába. A címzettnek valóban szüksége van ezen információk másolatára? Ez segít, hogy ne terhelje feleslegesen a címzettek postaládáját, és értékes időt takaríthat meg. (Kis gyakorlat: vessen egy pillantást arra, hogy hány e-mailed nem releváns az Ön számára.)
Tárgysor: A Kérésének lényege tükröződnie kell a témában. Ez segít a címzettnek abban, hogy egy pillanat alatt felmérje az e-mail sürgősségét. Ez profinak tűnik.
Üdvözlés: Az e-mailek egyik legfontosabb szabálya: vigyázzon egyet helyes üdvözlet és udvarias üdvözlet. Ha a névből nem derül ki, hogy nő vagy férfi-e, akkor a közösségi média portálokon vagy a cég honlapjának kapcsolati oldalán történő ellenőrzés segít. Ennek megfelelően az e-mail végén egy megfelelőnek kell lennie Búcsúköszöntés beillesztve.
tartalom: Gyere rövid történetet tartva rövidnek lényegre törő. Ha aggályait nem lehet röviden összefoglalni, javasoljon vagy inkább telefonhívást vagy személyes beszélgetést javasoljon. Ha e-mailjei találkozási kérelmek, jelölje ki a találkozót betűmérettel, félkövérrel vagy színesen. Egyes e-mail programokban akár emlékeztető funkció is beépíthető a címzett számára.
Csak nincs hangulatjel: Kerülje a smiley-k és hasonlók használatát az üzleti e-mailekben. A hangulatjelek játékosnak és szakszerűtlennek tűnnek. Jobb, ha addig dolgozol a szövegeden, amíg pontosan meg nem mondja, mire gondolsz.
Kerülje a rövidítéseket: Ne használjon rövidítéseket, hacsak nem ismerik az üzleti környezetet. Úgy tűnik, hogy az olyan üdvözlet, mint a „Legjobb kívánság” című VG, nem szán elég időt arra, hogy a címzett kifejtse a szavakat. Ezenkívül nem lehet biztos abban, hogy az a személy, akinek írsz, képes lesz megfejteni a használt rövidítéseket.
Lektorálás: Fontos vagy kritikus tartalom esetén mindig használja az e-mailt lektorált kolléga vagy valaki, akiben megbízik engedni. A tartalom gyakran eltér az e-mail címzettjétől, a tervezettől eltérően. Fontos tartalom vagy információ esetén mindig mérlegelje, hogy van-e értelme személyesen kapcsolatba lépni Önnel, mint egy e-mailben.
ellenőrzés: Adja hozzá a A címzett e-mail címe (a címzett) mindig csak a végén a. Ez megakadályozza, hogy túl korán vagy véletlenül küldje el az e-mailt. Gondosan ellenőrizze még egyszer a helyesírást, az üdvözletet, beleértve az üdvözlést is, megemlítik-e az összes fontos tényt a szövegben, megadják-e a dátumot és a fájlok csatolva vannak.
idő: Általában kell előbb sürgős vizsgálatok kap választ. Van azonban egy nagyon fontos kivétel: Ha bosszankodik egy e-mail olvasása, mert például egy kolléga vagy a főnök valamivel vádol - véleménye szerint indokolatlan -, akkor ez először érvényes, Nyugodt maradni. Ha ez nem működik, akkor először tegye el a frusztrációját. Ezt az e-mailt azonban semmilyen körülmények között ne küldje el! Mentse ezt piszkozatként, vagy ideális esetben azonnal törölje. Aztán aludjon rajta egy éjszaka, és üljön le másnap megfelelő választ tovább.

A stresszes mindennapi irodai életben mindannyiunkba kúsznak a kis hanyagságok. Ez emberi. Ennek ellenére ügyeljen arra, hogy szakmailag írja meg e-mailjeit.

Ez különösen igaz az e-mailes pályázatokra: Online jelentkezésével első benyomást kelthet potenciális új munkáltatójáról. Ezért szállítás előtt ellenőrizze, hogy betartotta-e a fenti szabályokat (amennyiben relevánsak). További tippeket találhat az online alkalmazásokhoz a Robert Half Karrier Központban.

És ha még nem tudja, kinek küldje el jelentkezését - itt talál egy nagyot Munkahelyek kiválasztása pénzügyi és számviteli, informatikai és kereskedelmi szektorban: