Különböző szolgáltatási dátum a számlákban - mire figyeljen itt HS - Hamburger Software
Gyakran a szolgáltatás dátuma vagy szállítási dátuma és a számlákban szereplő számla dátuma eltér egymástól. Itt megtudhatja, miről is van szó, és hogyan könnyíthetik meg a vállalatok könyvelői a munkájukat.
„A kiszolgálás dátuma megegyezik a számla dátumával” - ha egy számla tartalmazza ezeket az információkat, akkor a megfelelő tétel feladása egyszerű. A helyzet némileg bonyolultabb, ha a számla dátuma és a szolgáltatás dátuma vagy a kézbesítés dátuma eltér. Ebben az esetben a könyvelési osztálynak gondoskodnia kell arról, hogy a szolgáltatási/szállítási és forgalmi adót a megfelelő időszakban könyveljék el. Ez a könyvelő további munkájával jár. De először nézzük meg a legfontosabb kifejezéseket és specifikációkat.
Mi a szerviz dátuma vagy a szállítás dátuma ?
A forma kedvéért meg kell különböztetni a kiszállítás és a kézbesítés dátumát:
- A Teljesítés dátuma az az időpont, amikor a számlázó teljes mértékben a szolgáltatást nyújtotta az ügyfélnek. A forgalmi adóról szóló törvény 3. cikkének (9) bekezdése szerint a szolgáltatások „egyéb szolgáltatások” - vagyis olyan szolgáltatások, amelyek nem kézbesítések. Ezért szerepelnek a teljesítés dátumával ellátott számlákban.
- Áruk vagy termékek átadásakor azonban az ember beszél kézbesítés dátuma. Kiskereskedelmi üzletben történő vásárlás esetén a leszállítás napja az a nap, amikor a vevő átveszi az árut vagy a terméket, és így megkapja a rendelkezési jogot (a forgalmi adóról szóló törvény 3. cikkének (1) bekezdése). Az interneten keresztül történő megrendeléskor általában azt az időpontot tekintik szállítási napnak, amikor az eladó vagy a szolgáltató feladja az árut.
Miért kötelező a kiszállítás dátuma vagy a szolgáltatás dátuma a számlákban?
Az általános forgalmi adóról szóló törvény 14. § (4) bekezdés 1. pontjának 6. bekezdése szerint a kézbesítés vagy egyéb szolgáltatás ideje minden számla kötelező eleme. A kiszállítás dátumát vagy a szerviz dátumát ezért mindig egy számlán fel kell tüntetni. Ezzel a követeléssel a jogalkotó azt akarja biztosítani, hogy az ügyfelek a számlán egyértelműen láthassák a kézbesítés vagy a szolgáltatás idejét. Ez akkor is érvényes, ha a szállítási/kiszállítási dátum megegyezik a számla dátumával.
Ami a GoBD-t (a könyvek, nyilvántartások és dokumentumok elektronikus formában történő megfelelő kezelésének és tárolásának, valamint az adatokhoz való hozzáférésnek az alapelvei), fontos a kézbesítés/szolgáltatás idejének feltüntetése, mert a GoBD 3.1. Fejezet 32. bekezdése szerint a vállalatoknak üzleti tranzakciókat kell kötniük. és zökkenőmentes feldolgozás (progresszív és retrográd ellenőrizhetőség) - és ez csak a szállítási dátum/teljesítési dátum segítségével lehetséges.
Ezenkívül a pénzügyi adminisztrációra vonatkozó számladatoknak könnyen ellenőrizhetőnek és érthetőnek kell lenniük. Ha a kézbesítés vagy a szolgáltatás dátuma nem látható, a hatóságok nem tudják megérteni, hogy mikor esedékes a forgalmi adó, és az ezzel járó előzetes adó-levonási jog keletkezett. Ennek eredményeként megtagadhatja az előzetesen felszámított adó levonását.
Milyen nehézségek merülhetnek fel olyan üzleti tranzakciók esetén, amelyek eltérő szállítási dátummal/szolgáltatási dátummal rendelkeznek?
Sok esetben a bejövő vagy kimenő számlák számlázási dátuma eltér a szolgáltatás dátumától.
Egy példa: Március 5-én az ügyfél számlát kap egy szállításról, amelyet februárban kapott. Az előzetesen felszámított adó tehát csak a márciusi előzetes regisztráció időszakában vonható le. A nyújtott szolgáltatásnak azonban be kell folynia a februári értékelésekbe, hogy egyértelmű, időszakonkénti elosztás történjen.
A gyakorlatban ezek az esetek a nap rendje, és minden alkalommal hatalmas koordinációs és ellenőrzési erőfeszítéseket okoznak a könyvelési osztályokban.
A fenti példában az alábbiak szerint járjon el:
- A számla címzettje a nettó februári számlaösszeget külön kötelezettségként könyveli el. Ez azt jelenti, hogy a megfelelő teljesítést a februári értékelések is mutatják.
- A számla tényleges könyvelése ezután márciusban történik. A februári nettó számlaösszeget ezután újra le kell foglalni.
Amíg csak kevés dokumentum van feldolgozva, ez nem jelent problémát. Ha azonban nagyszámú üzleti tranzakció van, eltérő szolgáltatási dátumokkal és szállítási dátumokkal, ez sok erőfeszítésbe kerül a könyvelő személyzetnek - feltéve, hogy a vonatkozó tranzakciókat teljesen manuálisan könyvelik el.
Mennyire segíthet a szoftver a foglalási költségek csökkentésében?
A modern pénzügyi könyvelési rendszerek olyan megoldásokat kínálnak, amelyekkel könnyedén és biztonságosan könyvelhet el különböző szállítási/szolgáltatási dátumokkal. Az ilyen rendszerek nagy előnyökkel járnak, mert a megfelelő folyamatok egyidejűleg feldolgozhatók a többi üzleti tranzakcióval - előzetes koordináció és ellenőrzés nélkül. Ezenkívül a fent említett köztes foglalások elmaradnak.
A HS Finanzwesen könyvelési szoftverben ingyenesen tesztelheti a „service date” funkciót mintaadatok felhasználásával és futtathatja a megfelelő forgatókönyveket (demo letöltés). Ezenkívül a teljesítés dátumát az adótörvénynek megfelelően archiválják, és felsorolják az értékelésekben.