1.4 Az e-mailek hatékonyabb kezelése
1. Az információáradat
Az internet különféle felhasználásának köszönhetően az információáramlás bőséges és könnyűvé vált. A hierarchikus társaság helyébe a "hálózati" vállalat lép. Ennek az új információs valóságnak számos előnye van, de mindenkinek szembe kell néznie egy "információs áradattal", amelyre az elméje nem mindig készül fel. Ezzel a rengeteggel valójában szemben az érvelés régi modellje, amely abban áll, hogy mindent el akar olvasni, mindent meg akar tenni, gyorsan hibássá válik. Ma az elvégzett tanulmányok megerősítik, hogy a játékosok fölé sodró információ mennyisége messze meghaladja a valós felszívóképességüket.
A számok meg vannak erősítve:
- Ebben az évben 10 000 milliárd e-mailt cserélnek az egész világon.
- Minden második francia csatlakozik az internethez (25 millió internet-felhasználó 2005 szeptemberében).
- A francia alkalmazottak 92% -a naponta használ e-mailt.
- Az ügyvezető heti 200 és 1200 e-mailt kap.
- A professzionális postafiókokból származó üzenetek 23% -a személyes üzenet (ideértve a spameket is: a vállalati e-mailek 50% -a nem munkával kapcsolatos).
- A franciák 86% -a elolvassa e-mailjeit, amint megkapta őket, szemben a britek és az olaszok 50% -ával (PalmOne tanulmány).
Ilyen bőség előtt, szükségessé válik az információfeldolgozás módjának megváltoztatása összpontosítás prioritásonkénti érvelés. Néhány egyszerű eszköz javasolható a folyamat optimalizálására.
2. Új kognitív eszközök szükségessége: az ACTE rendszer
Az információ nem homogén. Azonnal ismerhet több úti célt:
- Hasonló ACT: Az információ megőrzéséről szól fordítsd AKCIÓvá. Ebben a tekintetben a legjobb osztályozási rendszer az a kronológiai rendszer. az információ osztályozásának kérdése, hogy megtalálja azokat azon a napon, amikor azokat feldolgozni kell.
Az Outlook lehetővé teszi mind a színkód hozzárendelését, amely jelzi a művelet sürgősségét és fontosságát, mind az emlékeztető dátumának beállítását. A színkódok ezután vizuális figyelmeztetést alkotnak, és lehetővé teszik a felhasználó vizuális figyelmeztetését.
Miután az egeret az üzenet fölé helyezte, kékre vált és két funkció használható:
- fülre kattintva "akciók" lehetőségünk van színkód hozzárendelésére a cselekvés sürgősségi fokától és a dátum kijelölésének lehetőségétől akció.
- az egér jobb gombjára kattintva megjelenik egy legördülő menü. Válassza az "opciók" fület, amely lehetővé teszi, hogy a feladathoz alacsony, normál vagy magas prioritási szintet rendeljen.
Ha minden nap megkeresjük a postafiókját, a "Nap" részben megtaláljuk azokat a feladatokat, amelyeket előre kijelöltünk a meghatározott napon végrehajtani. Az üzenethez társított művelet dátumának hozzárendelése átalakítja az üzenetet elvégzendő feladattá, és új rendezéshez vezethet, amikor az Outlook napjának "napirendjével" foglalkozik.
- C OSZTÁLYOZÁS: Bizonyos információk azonnal előidézhetik a tematikus osztályozás. Ebben az esetben nem az információk osztályozásáról van szó dátum szerint, de téma szerint. Ehhez fontos, hogy minden felhasználó először meghatározza a listát kulcsfájlok funkcióinak, projektjeinek, céljainak megfelelő. Ez a lista kulcsfájlok közvetlen kapcsolatban kell lennie a tematikus iratszekrényben fizikailag telepített fájlokkal, ahol ismét előnyösebb az úgynevezett alfa-numerikus kódok és/vagy színek használata a tematikus családok és alcsaládok azonosításához.