5 lépés a sikeres rendezvény előkészítésében és megtervezésében, amelyet a nemzetközi szakértő ismertet
Ahhoz, hogy az esemény sikeres legyen, és a vendégek egyedülálló élményben részesüljenek, semmilyen szempontot nem szabad elhanyagolni. Kelly Freeman stratégiai eseménytervezési szakértő úgy véli, hogy az eseménytervezés során:
"Felül kell vizsgálni a napirend minden elemét, ellenőrizni kell az infrastruktúrával, a logisztikával, a vendéglátással, a közlekedéssel, az előadókkal kapcsolatos kérdéseket, a résztvevőktől kapott visszaigazolásokat, beleértve az időjárás-előrejelzést".
Kelly Freeman november 7-én Bukarestben támogatja a rendezvényszervezés szakembereinek szóló stratégiai rendezvényszervezést.
Az 5 alapvető lépés, amelyet egy eseménytervezőnek követnie kell az esemény tervezésében és megvalósításában: a dátum és időtartam, az esemény méretének, helyszínének, beszállítóinak meghatározása és az esemény sikerének értékelése.
Az esemény dátuma
Minden eseménynek célja kell, hogy legyen és egyértelmű célokat kell kitűznie. Miután meghatározták az esemény célját, a következő lépés az esemény dátumának, napjának és időtartamának beállítása. A tervezés és az előkészítés szakaszában egy eseménytervezőnek ellenőriznie kell az adott időszak, ünnepek, ünnepek naptári eseményeit, hogy megbizonyosodjon arról, hogy megvan-e az elvárt vendégszám.
Méret és partnerek
A következő lépés az esemény méretének megállapítása, hogy profit legyen, itt fontos a vendégszám, amely meghozza a várt hatást. Ez az elemzés elengedhetetlen a szükséges költségvetés becsléséhez. Az esemény nagyságától, típusától és az elkülönített költségvetéstől függően a költségek partnerségek és szponzorok segítségével optimalizálhatók. "A partnerek láthatóságot és hirdetést hirdetnek az eseményről, ami fontos eszköz az üzenetek továbbításában" - mondja Kelly Freeman. Ezeket úgy kell megválasztani, hogy megfeleljenek az esemény és a márka üzenetének, céljainak.
elhelyezkedés
Helyét tekintve lehet szálloda, konferencia központ, szabadtéri hely, a választott témától és a résztvevő vendégek számától függően. A helyszín megválasztása fontos, hogy a vendégek és az igényeik szemszögéből nézzen ki. "A helyszínt nem szabad megfelelő dokumentáció nélkül meghatározni. Javasoljuk, hogy keresse fel a kívánt helyet, és nézze meg, hogy a logisztika kedvező-e az Ön számára "- teszi hozzá a rendezvényszervezés szakértője. A választott színpalettának tartalmaznia kell a cég logójának színét, ezáltal finom kapcsolatot teremtve az üzenetek és a márka között.
vendéglátás
A rendezvény előkészítésének másik fontos lépése a vendéglátóipari cég kiválasztása. Különös figyelmet kell fordítani a meghívók minőségére és módjára. A rendezvény szervezőinek minden információt meg kell adniuk számukra a vendégekkel kapcsolatban, például diétákkal, allergiákkal, diétákkal és kulturális szokásokkal kapcsolatban. Az a tanács, amelyet a rendezvényszervező kínál, „Tárgyalj meg mindent! A szerződéseknek világosaknak, teljeseknek és az Ön javára történő felmondási feltételeknek kell lenniük. ".
Visszacsatolás
Az esemény utolsó szakasza a lefutás értékelése, a vendégek visszajelzésének kérése és beérkezése, valamint az értékelés elküldése annak az ügyfélnek, akinek az eseményre sor került. Az esemény utáni megbeszéléseknek a lezárását követően a lehető leghamarabb meg kell történni. Visszajelzést lehet kapni különféle eszközökkel, az e-mailen keresztül a telefonhívásig vagy akár a rendezvény helyszínén történő filmezésig.
Ami a résztvevőknek felajánlott apró figyelmességeket illeti, ezek lehetnek tollak, naplók, ajándéktárgyak, amelyek a cég logójával vagy az eseménykel vannak ellátva. "Minél találékonyabb vagy, annál sikeresebb leszel" - tette hozzá a tréner.
Kelly Freeman, a stratégiai rendezvénytervezés szakértője, több mint 25 éves tapasztalattal rendelkezik az Egyesült Királyság négy kormányzati minisztériumában és minisztériumában, november 7–9-én visszatér Bukarestbe, hogy három fejlett rendezvénykommunikációs és szervezési tanfolyamot tartson.