8 tipp annak biztosítására, hogy az esemény napján semmi baj ne essen
Eljött a nagy nap, és most minden számít: minden lépés, minden kézbesítés, minden bejelentés a csapatának. De még az esemény előtti napok is felpezsdülhetnek, így gyakran nincs időd tartalmasan felépíteni az esemény nagy napját. A kemény munka és a felkészülés minden hónapja ezen a napon csúcsosodik ki, de még mindig sok a laza vég és az óra ketyeg.
Bár minden soha nem lesz az esemény napján Egyetértek a tervek szerint haladt (ez egyszerűen lehetetlenség), de egy kicsit nyugodtabban alhat, ha szervezett marad. Megmutatjuk, hogyan.
1. Korszerűsítse ütemezését
Olvassa el a nagy nap ideális menetrendjét: Mennyire kell kirakni a teherautókat? Mikor kell bezárni a résztvevők nevezését? Mikor kell mindent szétszerelni és megtisztítani a helyszínt? Rendelkeznie kell a napirenddel a nap folyamán, hogy azonnal lássa, hogy lemaradt-e (vagy megelőzi-e a menetrendet). Adja meg a kezdet és a befejezés időpontját, valamint a feladat címét és a felelős személy nevét. Íme egy példa:
| Kezdet | Vége | feladat | Felelős személy |
| 06:00. | 6:45 | A teherautó kirakása a helyszínen | Lisa |
| 6:45 | 7:15 reggel | Színpadi technika, mikrofon teszt | Gregor |
| 7: 10-kor | 7:20 | A bejelentkezési terület beállítása | Alyssa |
| 7:30 reggel | 7:45 óra | A biztonsági személyzet tájékoztatása | Lisa |
2. Ellenőrizze a szerepek és feladatok megoszlását
Az ütemterv betartásához pontos áttekintéssel kell rendelkeznie arról, hogy ki miért felelős az esemény napján.
Vessen egy pillantást a szerepek és feladatok megoszlására a csapatban. Győződjön meg arról, hogy elgondolkodtak-e olyan aprónak tűnő feladatokon, mint például az ivóvíz- és jégkészlet feltöltése. Ami jelenleg apróságnak tűnik, komoly problémává válhat, ha nincs tervezés. (Képzelje csak el, mi történhet, ha egy távoli fesztivál ideje alatt elfogy a készlet az égető melegben.)
Még önmagunk megismétlésének kockázatával is szeretnénk még egyszer hangsúlyozni: A nagy napot közvetlenül megelőző napokban nem ismételheti meg elég gyakran a fontos információkat. Küldje el az ütemtervet, a szerepeket és a telefonszámokkal ellátott névjegyzéket az egyes csapattagoknak, amikor az esemény a sarkon van. Nyomtassa ki ezt az információt, hogy mindig kéznél legyen. Tehát az ütemtervet ellenőrző listaként használhatja az elvégzett feladatok ellenőrzéséhez. Még akkor is, ha van digitális verziója, nem árt, ha minden esetben kéznél van egy nyomtatás.
3. Tisztázza a kommunikációs struktúrákat
Ha már megismételjük az ismétlést, győződjön meg arról, hogy csapata tisztában van-e a kommunikáció felépítésével az esemény napján. Ehhez rádiókat vagy WiFi-t használ? És mi történik, ha a WiFi kapcsolat megszakad, vagy valami nem stimmel?
Készítsen tervet a kiszámíthatatlan problémák fokozására és megoldására. És ne felejtsd el: ez nem egy terv, hacsak nem írod le írásban és nem terjeszted a csapatnak!
4. Állítson össze "vészhelyzeti készleteket" a csapatának
Csapat tagjai megköszönik, ha sürgősségi készletet adnak nekik az esemény napjára. Karakterlánc-csomagok értékes eszközökkel, például mobiltelefon áramellátási bankjaival és névjegyzékeivel, a hely térképével, gabonapelyhekkel, füldugókkal vagy egyéb apróságokkal, amelyek segítenek átvészelni a napot.
5. Vigyázzon a gyenge pontokra
Az esemény megkezdése előtt szánjon 15-20 percet arra, hogy körbejárja az esemény helyszínét, és megkeresse a gyenge pontokat. Figyeljen azokra a területekre, amelyek problematikusak lehetnek: például van hálózati probléma, vagy a vendéglátó nem tud kávét szállítani a szakszervezet képviselőinek.
Adja hozzá a hiányzó elemeket a fő ütemezéséhez, és győződjön meg arról, hogy minden új feladatot hozzárendelt egy csapattaghoz. Ha korai stádiumban azonosítja a lehetséges hibaforrásokat, megelőzheti az esemény során bekövetkező stresszes eseményeket.
6. Készüljön fel a problémák megoldására
Csábító az események azonnali kezelése, de egy percet kell fordítania a távolságra, mielőtt utasításokat adna a csapatának. Indítsa el a problémamegoldási módot: Hogyan lehet konstruktívan megközelíteni a megoldást? Talán hasznos személyes beszélgetést folytatni egy csapattaggal, mert az illető nem gondosan látja el feladatait?
A legfontosabb szabály: Ha valami elromlik - ne essen pánikba! A Forbes magazin ezt írja: „Azok az emberek, akik sikeresen kezelik a krízishelyzeteket, képesek átirányítani érzelmeiket, és elvezetni őket a kívánt viselkedéshez. Más szavakkal: feszültségüket energiává és cselekvési buzgává alakítják át. ”Ezt itt megtudhatja:
7. Szánjon időt arra, hogy élvezze az eseményét
Adjon magának időt - és ha csak néhány perc -, hogy levegye a távolságot és élvezze az eseményét. Gyorsan megtörténik, hogy eltéved a nap káoszában, de nem szabad elfelejtenie, hogy ez az a pillanat, amelyen munkálkodott mindezen hónapok alatt: részesei legyenek ennek! Ez a perspektíva jobb képet ad arról is, hogy a résztvevők hogyan élik meg az eseményt.
Az időt arra is felhasználhatja, hogy megkérdezze vendégeit, tetszik-e nekik az esemény, és van-e valami, amit a következő eseményen jobban tehetne. Mindig vigyen magával egy jegyzettömböt, hogy leírja a megállapításait.
8. Betűk és levélküldések: tartsanak beszámolót
Az esemény utáni napon hagyjon egy kis helyet a naplójában, hogy áttekintse, mi volt sikeres - és kevésbé sikeres -, miközben a benyomások még frissek. Hívja csapatát a tájékoztatásra, és rögzítse a beszélgetést. Minél több részletet rögzít, annál könnyebben megtervezheti a következő eseményét.
Használja az időt, hogy megbeszélje a csapatban összegyűjtött benyomásokat. Gyűjtse össze az összes megtalált fotót, videót és idézetet. Hasznosak lesznek köszönő e-mailek, közösségi média összefoglalók és promóciós anyagok létrehozására a következő évre.
Ne felejtsd el megkötni az eseményt a csapattal való tájékoztatás végén. Megérdemled!
Következtetés az esemény napján
Az aranyszabály: Betűk, amelyek megőrzik idegzetüket, élvezik és rövidítik. Ha megjegyzi ezt a négy durva lépést, és betartja, akkor nem sok minden tévedhet. Ha van egy megbízható és tehetséges csapata is, amely éppúgy rajong az eseményekért, mint Ön, akkor az esemény napja szellős lesz számodra! Ja, és hébe-hóba vegyen egy mély lélegzetet, nézze meg és élvezze! Megérdemled.