9 tipp az írásbeli kommunikáció elsajátításához e-mailben az ügyfélkapcsolatban
Hány e-mailt írsz naponta ?
Esetleg hetente százan? Használjuk e-maileket kommunikálni csapatunkkal, kollégáinkkal, séfjeinkkel, ügyfeleinkkel és beszállítóinkkal, de megálltál-e már és megnézted, hogyan írod őket? Hogyan kezeli az e-maileket? Az általad írt e-mailek nyitottak és megértettek? Válaszolnak-e emberek az üzenetekre, vagy hiányoznak-e a legfontosabb információk?
Szerintem a hatékony e-mail írása létfontosságú készség ma, mert mint minden az ügyfélkapcsolati világban, a az e-mailnek eredményeket kell adnia. Olyan e-maileket kell írnia, amelyeket az emberek szeretnének megnyitni, elolvasni és megválaszolni, és ha valakit arra kér, hogy tegyen valamit, akkor mondjon "igent" a kérésére.
Ezeknek az egyszerű szabályoknak a betartásával finomítani fogja az e-mail üzenetek írási módját., növelje a válaszarányt és kollégái, ügyfelei és üzleti partnerei is jobban értékelni fogják.
1. Ne éljen vissza az e-mailrel
Mindannyiunknak arra kell törekednünk, hogy elérjük az inbox nullát. Ehhez az egyik első kérdés, amelyet feltesz magának: "Valóban szükséges ez az e-mail?" Kérheti ugyanazt az információt telefonon, Skype, chat vagy bármely más üzenetküldő eszköz segítségével? "
E-mail küldése előtt válaszoljon ezekre a kérdésekre, és ennek megfelelően járjon el!
Például, amikor rövid üzenetet kellett küldenem, egyike voltam azoknak, akik szerettek üres e-maileket küldeni a tárgysorban az "EOM" (Üzenet vége) használatával:
"Elküldené a szeptemberi pénzügyi jelentést? Köszönöm! EOM ”
Anélkül, hogy észrevennénk, hogy a személyes kapcsolat vagy azonnali üzenetküldés lehetővé teszi a gyorsabb válaszokat és csökkenti az e-mail terhelését.
Tehát különösen a belső kommunikáció terén cserélje ki az e-mailt azzal, hogy megy közvetlenül az emberekkel beszélni.
2. Fókuszáljon az e-mail tárgyára
Egy újságcímnek két funkciója van: felhívja magára a figyelmet és összefoglalja a cikket, hogy eldönthesse, elolvassa-e vagy sem. Aaz e-mail tárgya ugyanezt kell tennie, megadva a legfontosabb információkat.
A tárgysornak tömören meg kell határoznia az írás célját: legyen konkrét és tömör, dátummal, határidővel vagy cselekvési felhívással ha részletesebbé és energikusabbá akarja tenni.
Egyes tanulmányok szerint kiderült, hogy a csak 3-4 szóból álló tételek (kivéve az olyan e-mail konvenciókat, mint a Re: és Fwd 🙂) kapják a legtöbb választ.
3. Formális vagy informális hang az e-mailekben
Egyes e-mailek a személyiség és a professzionalizmus kényes egyensúlyát igénylik. Ebben a kompromisszumban a megfelelő mértékű formalitás használatával ellazulhat. Arra gondolok, hogy függetlenül attól, hogy e-mailje hivatalos vagy informális hangot kap-e, egyes nyitások túl professzionálisak egy üzleti e-mailhez. Például a "Yo" aligha jó bevezetés az e-mailhez, inkább a "Hello" szót használja.
Szeretem elkezdeni e-mailek küldését, elkerülve a gyakoribb "remélem, hogy jól vagy", "remélem, hogy jól vagy", mert üresnek, értelmetlennek és őszintének tűnnek. Inkább valami személyesebbet szeretnék, például "milyen volt a túrád a hétvégén?" Vagy „Hogyan állnak a dolgok Barcelonában? Remélem, hűvös marad a kánikulában. "Vagy" Remélem, hogy téled jól indul. Terveztek már valamit karácsonyra? "Vagy" Hé, péntek van! Remélem, van néhány érdekes terve a hétvégére.
Minél idősebb vagy ismeri a címzettet, annál jobban működik. Általánosságban elmondható, hogy a személyes feljegyzéssel együtt az egész beszélgetést felmelegítheti, és értékelhető lehet, különösen, ha gyorsan eljut a lényeghez.
Ha tudod, hogy az a személy, akinek írsz, nem nagyon akar csevegni, használd inkább az "Tudom, hogy túlterheltek, szóval rövid leszek" jégtörőt. És térj rá a lényegre. Az írás fejlesztésének oktatása lehetővé teszi ezeknek az automatizmusoknak a használatát.