Az érintettek elemzése - azonosítsa a fontos embereket
Az érdekelt felek elemzése az egyik legfontosabb módszer a projektmenedzsmentben. Bár az érdekelt felek elemzését egyszeri alkalmazásnak tartjuk, jelenleg az úgynevezett érdekelt felek kezelése az, amit állandóan az érdekelt felekkel való kapcsolattartás céljából végzünk. De ahhoz, hogy megértsük az érdekeltek elemzésének jelentését, először azzal kell foglalkoznunk, hogy mi is az érdekelt fél valójában.
Mi az érdekelt fél?
Úgynevezett érdekelt csoportokat nevezünk érintetteknek. Olyan emberekről van szó, akik valamilyen módon jogosultak egy projektre, és ennek oka lehet különböző dolgok. Például azért, mert a projekt csapatának tagjai, vagy mert különösen érdekli őket a projekt és bizonyos mértékű hatalmat gyakorolnak a projekt felett, vagy mert őket különösen érinti a projekt.
Ezeket az érdekelt feleket ezután csoportokba vagy klaszterekbe foglalják össze, de külön-külön is rögzíthetők. Ez azt jelenti, hogy lehetséges egyetlen Az érdekelt felek mint például Müller úr a Tulajdonosi elemzés Lehetőség van olyan szervezetek nyilvántartására is, mint az egészségügyi osztály vagy egy csoport, például a számviteli osztály. Minden lehetséges, és mindig egyértelműnek kell lennie, hogy az érintettek elemzése önmagában szubjektív törekvés. Ez azt jelenti, hogy mindig szubjektív az az érzés, hogy valakinek mekkora hatalma van egy projekt felett, és mennyire érinti a projekt. Nagyon nehéz ezt objektív szintre hozni. Véleményem szerint erre sincs szükség, mivel teljesen rendben van, ha az érdekelt felek elemzését a projektcsoport szempontjából tervezzük, és ezért egyúttal szubjektív is.
Mi az érdekeltek elemzése?
Az érdekelt felek elemzéseként a projektmenedzsmentben leírunk egy módszert, amelynek célja az érintettek azonosítása és ellenintézkedések kidolgozása. Mindig teljesen világosnak kell lennie, hogy soha nem magával a tiszta elemzéssel foglalkozunk, sokkal inkább azokkal az intézkedésekkel, amelyek végül belőle származnak. Tehát mit fogunk tenni ezekkel az érdekelt felekkel, hogy pozitívan állítsuk őket projektünk oldalára.
És ez mindig a cél: Szeretnénk, ha minden érdekelt pozitívan meggyőződne projektünkről, ha lehetséges.
Általános szabály, hogy nem tudjuk megnyerni az összes érdekelt felet. De ha jóban vagyunk Tulajdonosi elemzés vagy jó Az érdekelt felek kezelése növelheti a pozitív érdekeltek kvótáját, akkor sokat nyer.
És itt meglehetősen gyakori az érintettek elemzésének többszöri elvégzése. Természetesen a korábbi adatok mindig elérhetők. Állítólag felülvizsgálják és bővítik, de nem teljesen átalakítják.
Miért van szükségem egy érdekelt fél elemzésére?
Ez a kérdés tökéletesen indokolt. Mert a projektmenedzsmentnek semmiért nem kell beletörődnie a bürokratizálás vádjába. Ez azt jelenti, hogy sok terv készül, sok táblázat, áttekintés és prezentáció készül, és végül marad a kérdés: Szükségünk volt-e minderre?
Hogyan működik az érintettek elemzése?
Az érintettek elemzésének sokféle formája létezik, amelynek egyik változatát a könyvemben ismertetem: Projektmenedzsment kézikönyv - Alapvető módszerek és technikák kezdőknek.
Röviden elmondhatjuk, hogy három releváns pontot ragadunk meg:
Hozzáállás:
Szeretnénk tudni, melyek hozzáállás érdekeltje van a projektben. Pozitív, semleges vagy negatív.
Erő:
Néha megemlítjük ezt a pontot is befolyás. Arról van szó, hogy ez a személy mekkora hatalmat vagy mekkora befolyást gyakorol projektünkre. Különböző skálák képzelhetők el itt. Általában egy-négy skálán dolgozom. Tehát tegyük fel, hogy egy személynek annyi ereje van, hogy le tudja állítani a projektünket, akkor négyet adunk neki. Ha nem igazán érdekel, mit mond ez a személy, akkor egy hatalmat adunk neki.
Mint fent említettük, ez természetesen szubjektív értékelés. A hatalom mindig olyasmi, amit szubjektíven érzékelünk. Lehet, hogy egy ember négy ember hatalmában áll rajtunk; ez a személy mással szemben. Ez mindig a saját értékelésének és saját befolyásolhatóságának köszönhető.
Vonatkozik:
Ebben a második dimenzióban a Megdöbbenés rögzíti, hogy az érintettet mennyire érinti a projekt. Néha a befolyásolhatóságot is rögzítik, vagyis hogy az érintetteket általában milyen erősen lehet befolyásolni. Véleményem szerint mindkettőnek van értelme, de itt csak az aggodalom szintjét vizsgáljuk.
Ez általában négy négyzetes mátrixot eredményez, amelyben például bizonyos érdekelteket pozícionáltunk. Itt egy ilyen grafikát látunk.
Ebben a példában több érdekelt fél is negatívan viszonyul a projekthez. Természetesen nem minden érintett fontos. Első szempontból számunkra fontosak azok az érdekelt felek, akiknek különösen magas a hatalmi szintjük (azaz a három vagy a négyes hatalom), és rájuk kell összpontosítanunk. A cél továbbra is az, hogy minden érdekelt pozitívan viszonyuljon hozzánk és a projektünkhöz. Más szavakkal, most konkrét intézkedéseket kell meghatároznunk arról, hogyan tudnánk magunk mellé állítani az érdekelteket. Természetesen ez mindig egyedi döntés, amely a projekttől függ.
Figyelmen kívül kell hagynunk az érdekelt feleket kevés erővel?
Nem, abszolút nem. Az érdekelt felek közötti erő megváltozhat. Ennek általában semmi köze hozzánk, inkább külső körülményeken keresztül történik. De fennáll annak a lehetősége, hogy megváltoznak, és mindig át kell tekintenünk az összes érdekelt felet. És ha olyan intézkedéseket tudunk hozni, amelyek kevés és negatív érdekelt félnek kerülnek nekünk, még akkor is, ha kevés hatáskörük van a pozitív szavazásra, akkor ezt mindenképpen meg kell tennünk. Mert végül az érdekeltek többsége is ott van, még akkor is, ha nincs különösebben nagy hatalmuk. És minél szélesebb a pozitív kedv a projektünkhöz, annál jobb.
Az érdekelt felek elemzésétől az érdekeltek irányításáig
Logikusan a következő kérdés az, hogy hogyan lehet tovább haladni ezekkel az eredményekkel. Mint mondtam, az első lépés annak meghatározása, hogy miként lehet rövid távon kezelni ezeket az érdekelt feleket, ha meghívják őket tervezési ülésekre, bekapcsolódnak a projektbe, figyelmen kívül hagyják őket, udvarolnak nekik. Természetesen mindez a projekttől és attól függ, hogy mit hajlandó adni a projektcsapat. Akárhogy is, van értelme ezt a munkát az érdekeltekkel folyamatos munkává alakítani, vagyis már nem csak az egyszeri impulzust az érdekeltek elemzése formájában, hanem az úgynevezett érdekelt felek irányításával végzett rendszeres munka formájában.
Szeretné tudni, hogyan tehetné sikeresebbé projektjeit azáltal, hogy pontosan meghatározza és bevonja az érdekelt feleket? Ezután foglaljon le egy ingyenes konzultációt nálam, és megadom Önnek a három legfontosabb tippemet arra vonatkozóan, hogyan kezdheti el optimálisan az érdekelt felek irányítását, vagy hogyan javíthatja a meglévő érdekeltek kezelését: