Ellenőrzőlista. Bonnot rendezvényháza. 1 koncepció fázis. Ellenőrzőlista Bonnot s Event House 1 Az események megtervezése, szervezése és megvalósítása
1 Bonnot s Event House ellenőrzőlista 1 Koncepció fázis Az esemény koncepciójának kidolgozása Milyen célt akarunk elérni az eseménnyel? Melyik célcsoportot szeretnénk megszólítani? Rendezvény típusa (ügyfélesemény, munkavállalói rendezvény, közgyűlés, vásár, évforduló stb.) Van-e elegendő kapacitásunk/személyzetünk ügynökség nélküli megvalósításhoz? Megvan-e a szakmai megvalósításhoz szükséges technikai know-how? Melyik rendezvényügynökségnek kellene támogatnia minket a megvalósításban? Címlista Célcsoport Címlista sajtó/média Meghatározza a vendégek/résztvevők számát Határozza meg az esemény dátumát, időtartamát és helyszínét (figyelem: vegye figyelembe a szerelési és szétszerelési időket!) Hol és mikor kell az eseményre kerülni? Készítsen nagy költségvetést Moderáció/szórakozás Dekoráció (szoba koncepció/téma) Rendezvénytechnika Belső étkeztetési költségek Meghívók Bérlés Helyszín Éjszakai tartózkodás Transzfer (utazás, szállítás) Személyes átadások Eseménykommunikáció (rendezvénypályázat, meghívó stb.) Ellenőrzőlista Bonnot s Event House 1
2 Az esemény teljes szervezésének menetrendje A program tartalmának meghatározása A meghívók ütemezése, elkészítése, elküldése Megerősítés, beleértve a programot, az út leírását, az öltözködési rendet, a szállítást stb. 2 A program ütemtervének meghatározása Az előadók/moderátorok meghatározzák a forgatókönyvet, a didaktika és a dramaturgia kiemelésének időzítését, az előadás végét vagy a zenei funkciókat. Látnivalók ellenőrzőlista Bonnot Rendezvényháza 2
3 3 Hely/szoba infrastruktúra Kínál-e elegendő helyet a kívánt számú résztvevő számára? Kínál-e elegendő kiegészítő szobát a Titkárság ruhatárának az előadók/művészek, valamint a sajtóiroda alkalmazottai számára Van-e elegendő parkolóhely? Könnyű eljutni a tömegközlekedéshez? Űrsikló? (Fordulóhely buszok számára?) Szomszédok (zaj- és szennyezőanyag-kibocsátás) Mozgássérültek számára hozzáférhető Sátrakhoz és más szokatlan helyekhez Fűthető/légkondicionált Szellőzés Egészségügyi létesítmények Vészkijárati táblák Műszaki infrastruktúra (fény, hang, videó stb.) A rendezvényterem jellemzői Szoba magassága Szoba szélessége Szoba hossza Tervek vagy vázlatok a terem optikai akadályai (pl. oszlopok stb.) Ülések, bútorok, színpad, térelválasztók stb.? A technológia helyigénye Tápellátás bekötése/tápellátási követelmények Tárolóhely a kiürítéshez (infrastruktúra és technológia) Infrastruktúra/bútor Bárasztalok Büféasztalok Ebédlőasztalok Székek Társalgó/bár Ruhatár Ellenőrző lista Bonnot s Event House 3
4 4 Vendéglátás Vendéglátás koncepciója (szolgáltatás, büfé, témák, megvalósítás) Étkezés a felállítási és szétszerelési napokhoz (személyzet) Üdvözlő ital Szünetitalok Ebéd vacsora Ágymumpli (csokoládé a párnán, üdvözlőkártya) Ügyeljen a diétákra/különleges menü kérésekre (hús/vegi) Étkezés külső személyzet által 5 Dekoráció Bérelt növények Zászlók Gobos (logó vetületek) Szőnyegasztal dekoráció Tematikus dekorációk Témák Kép- vagy videóvetítések Ellenőrzőlista Bonnot s Event House 4
5 6 Logisztika Telefonlisták összeállítása a személyzet számára Címkézés logóval (márkajelzéssel) Utcatáblák (útvonal az eseményig) A terület jelzései (parkoló, az épületben, aulában) Dekoráció, színpadi tervezés, vendéglátóipari technika Parkolóhelyek összeszereléshez és szállításhoz Alkalom Parkolóhelyek a vendégek/résztvevők számára Mozgáskorlátozottak számára biztosított parkolóhelyek reptérről/repülőtérre, vasútállomásra stb. Üdvözlő pult a szállodában: Recepció, ajándék információs fülke Egészségügyi létesítmények, beleértve a rendezvényen történő takarítást A parkolóhelyek végső takarításának szétszerelése Pick-up ellenőrzőlista Bonnot s Event House 5
6 7 Személyi öltözködési szabály (saját és külső alkalmazottak) Egyéni tájékoztatás/tájékoztatás a jelenlévő személyzet alkalmával Viselkedés, oktatás vészhelyzetben Cím- és telefonlisták Személyzet-tervezés (a műszaki személyzet kivételével) Projektmenedzserek Művészek/művészek Biztonság Orvosi tolmácsok Futók Díszítők Tűzoltók (tűzoltóság) Tisztítók - személyzet/ügyeleti ruhatár szolgáltatás VIP támogatás Moderátorok Háziasszonyok Vendéglátás vezetők Fotósok Parkolóhelyek támogatása Telefonos szolgáltatás Bejárat/kijárat ellenőrzése Művészi támogatás Ellenőrzőlista Bonnot s Event House 6
7 8 Jogi kérdések és engedélyek Tisztázza a közlekedési szabályokat az önkormányzati/városi rendőrséggel Éjszakai vezetési engedélyek, Lopás stb.) 9 Biztonság Menekülési útvonalak és vészkijáratok (tájékoztatás, jelölés) és a tűzoltóság általi ellenőrzés Az épületek statikája felfüggesztve. Hozzáférés a tűzoltókhoz és a mentőkhöz Zajvédelem Sürgősségi gyógyszertár, szamaritánus, elsősegély, sürgősségi orvos stb. Biztonsági őr, bejárat-ellenőrzés stb. Ellenőrzőlista Bonnot Rendezvényháza 7.