Kanban projektmenedzsment kreatív elmékhez Contentman
A kreatív dolgozók általában hadban állnak a projektmenedzsmenttel. És - részben - helyesen. A "Kanban" agilis módszere annyira minimalista, hogy ajánlani tudom szerzőknek, grafikusoknak és fotósoknak.
A trükk itt az, hogy Kanban nem hoz létre szoros fűzőt, amely korlátozza a mozgás szabadságát, hanem egy meglévő folyamatot kezelhető elemekre bont. Ezeket aztán kis lépésekben felül lehet vizsgálni, és a folyamat javítható. Így továbbra is ura a tetteinek - és az egyes tevékenységek kockázata jelentősen minimalizálható.
Miért néha nem lehet befejezni a „kreatív embereket”
Azt hiszem, van némi félreértés abban, hogy az alkotó munka valójában mit jelent. Az egyik az, hogy a saját ötleteinek teljesen önálló megvalósításáról van szó. Véleményem szerint a kreativitásnak négy „fázisa” van, amelyeket itt leírtam, és amelyek közül csak egy felel meg a művészi alkotás klasszikus képének. Azok, akik kizárólag erre orientálódnak, ritkán hoznak létre igazi terméket. Mert sajnos ma sem időnk, sem idegünk nem több hónapig verset vagy képet dolgozni.
A felépítés kreatív sikertényező
A félreértés tehát: a határok (és erről szól a projektmenedzsment) nem kreatívak. Éppen ellenkezőleg, ennek az ellenkezője a helyzet, mivel egy rendezett folyamat egyrészt megteremti a teremtéshez szükséges teret, amelyben az ötletek szabadon fejlődhetnek: másrészt csak a következő gyártási szakasz biztosítja a készterméket.
A kreatív folyamatnak tehát legalább két fontos szakasza van: a kreatív szakasz és a termékre összpontosító szakasz. És csak az lesz sikeres, aki megtanul különbséget tenni a kettő között, és ennek megfelelően viselkedik.
Mi különbözteti meg munkánkat a Toyota munkájától - és mi nem
A Kanban rendszert a Toyota már 1947-ben fejlesztette ki. Ennek oka az volt, hogy a csoport nem volt elég produktív a többi autógyártóhoz képest. Ma a Toyota a legnagyobb autóipari vállalat - de ez még nem így történt. És ki tudja, ennek oka Kanban. Az azonban biztos, hogy az autók építése természetesen másképp működik, mint a könyvek vagy a termékszövegek írása. Vagy?
Nos, nézzük meg, mit akart elérni a Toyota a Kanban-nal. Taiichi Ohno feltaláló a következőképpen írta le az ötletet: „Lehetővé kell tenni, hogy az anyagáramot a szupermarket elvének megfelelően szervezzék meg a gyártásban. Ez azt jelenti, hogy a fogyasztó egy bizonyos specifikációjú és mennyiségű terméket vesz el a polcról; a rést észreveszik és újra kitöltik ”. Tehát az anyagáramlásról van szó egy gyors gyártási folyamatban, korlátozott kapacitással.
Most a „kreativitás” anyaga nincs annyira szabványosítva és egyértelműen meghatározva, mint a lökhárítók és az ütközők. De ha a rendelkezésre álló időnket „anyagként” tekintjük, akkor felmerülnek hasonlóságok: mert egy szerző vagy grafikus időtartama is korlátozott. Néha tele van, és néha elég üres. Mindkettő nagyon kellemetlen érzéshez vezet - és ezek természetesen nem kedveznek a kreativitásnak.
Kreatív munkafolyamat a "tartalom írása" példáján keresztül
Amikor az írásbeli tanfolyamok résztvevőivel végigviszem azt a folyamatot, amely szükséges egy kész online tartalomhoz, nagyjából ezek a pontok vannak:
1. Előkészítés és tervezés
- Miért és kinek írok most?
- Melyik forma, mely csatornák, melyik keret?
2. Tartalom és kutatás
- Mi a legfontosabb üzenet?
- Mely kérdésekre kell válaszolni?
- Milyen tartalomnak kell benne lennie?
3. Teremtés
- Ír
- Szerkesztés, lektorálás
- Válassza ki az adathordozókat, ha szükséges, megbízza
- Szerkezeti szövegek (címsor, bevezető stb.)
4. Termelés
- Megvalósítás a CMS-ben
- kiadás
- kiadvány
- Megosztás a közösségi hálózatokon
Lehet, hogy nektek kicsit másképp néz ki. A jóváhagyás ideje változó, néha nem a szerkesztő, hanem a gyártó hajtja végre a tartalmat a CMS-ben stb. A folyamat - legalábbis hivatásos írókkal - de mindig nagyon hasonló.
Értesítés: Ha az 1.-4. A sorrend megváltoztatása általában nem jelent problémát. De ha előre-hátra ugrik a négy fő pont között, a projekt katasztrófával végződik. Mert ha csak jóváhagyáskor gondol a célcsoportra, rengeteg energiát, időt és pénzt pazarolt.
Ön is azonban egy (talán ismeretlen és virtuális) írási folyamatot követ. Ha ezt leírja, felismeri a Toyota gyártási láncához hasonló dolgokat. Természetesen a szerkesztéshez szükséges "anyag" például a saját erőforrása - tehát korlátlannak tűnik. DE: Valószínűleg inkább ír, és ezért kevés időt fordít a szövegek javítására (vagy, ha pontos vagy, fordítva).
És ezért: Ha nem megfelelően tervezi meg a hozzáférését és az „időpolc” kitöltését, akkor a termék nem lesz olyan jó vagy annyira precízen illeszkedő, mint egyébként lehetséges lett volna.
Kanban, mint okos projektmenedzsment
Manapság, amikor a tervezésről van szó, általában a Kanban játszik szerepet: A túlságosan hosszú projektmenedzsment folyamat helyett specifikációkkal, funkcionális specifikációkkal, mérföldkövekkel és egyéb kínzó kínzási módszerekkel még a munkánk szempontjából összetett folyamat is elég egyértelműen fut a Kanban tábláján:
Egyszerűnek tűnik - de még sok munkát kell elvégezni: Itt van a Kanban-fórumom egy könyvprojekthez. És azt mondanám, hogy ez az idő múlásával sokat fog változni ...
Ez egy Kanban-fórum könyvíráshoz. Öt oszlop van itt (egy Kanban alaptáblán csak három van), mert be akartam vonni az egyes fejezetek és a könyvből fakadó mellékprojektek írási folyamatát.
Az eljárás egyszerű volt: átgondoltam, hogy mi mindent kell majd elvégezni, és beírtam a „Megnyitás” oszlopba. Amikor egy feladattal foglalkozom, áthelyezem „folyamatban” -ra, és ha elkészült, akkor „kész” -re kerül. Ez az.
Ebben a digitális Kanban táblában, a „MeisterTask” eszközben, van néhány további funkcióm: Például felveszem az időket, vagy azonosítani szeretném a feladatokat „címkékkel”. Ebben az esetben megcímkézte a 4 módot, és beszúrja a különböző írási szinteket („piszkozat”, „átdolgozás” stb.). A címkézés teszt számomra - de pontosan ez teszi Kanbanot olyan gördülékennyé: Mindent kipróbálhat, mert a szervezet a lehető legtöbb időt takarítja meg és könnyebb. Azonban be kell tartania a következő szabályokat:
És itt jön a bónuszszabály: Ha már egy másik feladatkezeléssel, egy bullet naplóval vagy a Getting Things Done-nal dolgozik, gondold át és kérdezd meg magadtól, hogy mit szeretnél jobban csinálni és mit szeretnél megtartani.
Mert a feladatokhoz "csak egy lehet"! Az élet szervezéséhez szükséges kétszeres könyvelés egyszerűen energiapazarlás. Elkezdtem felszabadítani a bullet naplómat a soron következő feladatok elől, és a kanbani táblán tartani. De folytathatja mindennapi üzleti tevékenységét a GTD-n keresztül is - de egyedi projektek a Kanban-nal. Tehát kérem: hozzon egyértelmű döntést!
Hogyan működhet Kanban a kreatív elmékért
A Kanbanban található dolgok sokasága különösen fontos a csapatok számára. Ha azonban egész csapatunk szabadúszóként vagy fotósként tevékenykedünk, akkor ennek nem kell lennie. Vagy? Nos, talán. Vagy talán nem.
Igen, tudom: ez irreálisnak tűnik. De mivel nem tudok fényképeket készíteni ügyfeleim Kanban táblájáról, és itt nem tehetem közzé őket, csak készítettem egy stock fotót (köszönhetően a Pixabay-nek). Nos, ebben a stock fotók világában minden tiszta és irreálisnak tűnik ...
Ha valóban a kreativitás fázismodelljéből indulunk ki, akkor - nem egyszerre, hanem váltakozva - újra és újra különböző szerepekben vagyunk. És bizonyára ismeri legalább a „teremtés” és a „termelés” szerepét. Az az elképzelésem, hogy ezek különböző „módok”, amelyekben mi vagyunk. Például nagyon szükségem van pihenésre és időre az „alkotáshoz” - „félelemtől mentes térhez”. Amikor ilyesmit írok, legalább egy órára időzítőt állítok be - és ez idő alatt megszakad a digitális kapcsolatom a külvilággal. Amíg egy témát kutatok vagy a szöveget szerkesztem, nem baj, ha a kutyának le kell mennie közben, vagy egy fontos telefonhívás érkezik hozzám. És mindenekelőtt: annyi időt szeretnék, amire szükségem van a teremtéshez; a szoros határidő motivál a gyártásra. Ez teljesen más követelményeket támaszt az időmben, ezért vannak különböző „anyagok” az idő polcomon is.
Ezért könyvfeladataimban ennek megfelelően jelöltem meg a feladatokat, és megpróbálom a munkát a helyzetnek megfelelően megtervezni. Ez azt jelenti, hogy csak egy írási és legfeljebb két kutatási vagy szerkesztési feladatom van a "folyamatban" -val kapcsolatban. Csak akkor kapom meg a következőt, ha egyikük elkészült. A könyvem tehát arra vár, hogy befejezzem ezt a cikket. Ez is fáj valahogy, de ez egy tudatos döntés eredménye, amelyet ésszerű projektmenedzsment alapján hoztam meg. És ez egy olyan döntés, amelyet azóta soha nem bántam meg! Gyorsabbá, hatékonyabbá és még elégedettebbé teszek az eredményekkel.
Amit kreatívan kell kezelnünk
A kreatív projektekkel való foglalkozás azonban csak az igazság része. Mert mi - legalábbis néhányan - szinte az egész napot "kreativitással" töltjük. Szeretném emlékeztetni Önöket, hogy a kreatív kampánymenedzsmentet, a kreatív projektmenedzsmentet és az induló vállalatokat is magába foglalom. Az ilyen munka pedig egyre értékesebb - miközben a tisztán ismétlődő vagy szabványosított munkát a jövőben feltehetően egy mesterséges intelligencia fogja jobban kezelni.
Amire gondolok: Nem csak a projekteket, hanem a mindennapi életet is össze kell hangolni. És ez bizony több erőfeszítést igényel, mint néhány projekt.
A Kanban azonban nem tudja megszervezni a napi rutin néhány tennivalóját: A jó nap magában foglalja a jól megtervezett reggeli rutint, a megfelelő Spotify lista kiválasztását és a testbarát étrendet. Ezt nem lehet projektmenedzsmenttel megtenni, de szigorú folyamatirányítással. Mert ha azonnal felállsz egy Kanban tábla elé, miután felállsz, és lenyomsz egy kártyát a "Meditáció" -on, akkor biztosan nagyot fogsz hibázni. Mivel köztudottan a döntések nagyon kimerítőek számunkra, nem lenne különösebben okos a nap első perceiben a rendelkezésükre álló energiát pazarolni arra, hogy mindig ugyanazokra a kérdésekre mindig hasonló válaszokat adjunk. Ezért dolgozzon ki egy reggeli rutint (beleértve a fogmosást és a zuhanyzást is), és ne gondoljon tovább erre.
És nem minden más az életünkben is projekt. Talán nálad is hasonló a helyzet: Egyrészt nagyon szeretek írni a Contentman-nek, másrészt online marketingesként dolgozom az ügyfelek és a szemináriumvezetők számára. Ugyanakkor nagy projektjeim vannak, mint például egy könyv vagy a Kreativreisen.de - a szívem weboldal projektje.
Mindezt kezelni kell. És egy projekt szervezése eltér a mindennapi életétől. De - a reggeli rutintól és néhány egyéb napi feladattól eltekintve - ezt általában a Kanban-on keresztül lehet megszervezni. Akkor gyerünk!
Kanban kreatív projektekhez
Ez - többé-kevésbé - valamilyen írási projekt irányításáról szól (lásd a fenti könyvtáblát). Találtál néhány ötletet a Kanban fórumon. De alapvetően ez érvényes:
- Gyűjtse össze a most és a projekt során elvégzendő feladatokat. Ne legyen bonyolult és túl részletes, de mindent megfogalmazzon kicsi és kevés (analóg vagy digitális) kártyán.
- Jelölje meg ezeket tetszés szerint (vagy egyáltalán nem), és nézze át újra.
- Kezdje azzal a kártyával, amely most fontosnak tűnik számodra - vagy amellyel egy különösen kellemes kezdet kezdődhet a projektben. Függessze ezt a "folyamatban" alatt - és dolgozzon.
- Holnap reggel visszatér a táblára, és azon gondolkodik, hogy itt kell-e valamit változtatni a tegnapi munka alapján (hozzáadott kártyák, a "folyamatban lévő" kártyák, a "kész" kártyák).
- Hébe-hóba ellenőrizze, hogy valóban van-e értelme annak, amit a Kanban fórumán csinál és csinál. Mert nem a projektmenedzsmentről van szó, hanem a projektmenedzsment azért van, hogy eredményeket érjen el. Ez néha zavaros.
Itt van még néhány oszlop a táblán, amelyeket részben használtam, vagy amelyekkel kacérkodtam:
- Ír: Ez helyettesíti a konkrét kreatív munkát. Azt hiszem, ezt különösen értékelni lehet.
- Kutatni: Ez hasonló az "íráshoz".
- Mellékprojektek: Minden bizonnyal van néhány kreatív ötleted arról, hogyan használhatod fel projektedet másodszor.
- Hátralék: Ezek azok a "kiterjesztések", amelyek jelenleg nem kerülnek be a termékbe - de a befejezés után mégis megvalósíthatók.
Valószínűleg olyan oszlopokra gondolhat, amelyeket saját maga is használhat. De kérjük, soha ne felejtse el a legfőbb szabályt: tartsa egyszerű!
Kanban a kreatív mindennapi életért
A Kanban-fórumnak valószínűleg másnak kell lennie, ha állítólag a mindennapi kreatív életet képviseli, nem pedig egy projektet. Íme néhány feladat, amit látok benne:
- Írjon közösségi média bejegyzéseket
- Írj blogbejegyzéseket
- Projektek feladatai
- pénzügyi és szervezési dolgok
- Projektek megszerzése
- tanulni és olvasni
Ezen pontok némelyike közvetlenül kapcsolódik a kreatív fázisokhoz: A blogbejegyzések írása valószínűleg többnyire „alkotás”, a „tanulás és olvasás” a tanulási szakaszhoz tartozik. Mivel azonban ez utóbbit ritkán tervezzük kifejezetten, vagy beírjuk a naptárba, gyakran alulmúlik - és egy bizonyos ponton régi tapasztalataink ködében ragadunk.
Az ilyen ismétlődő feladatok kezelésének gondolata természetesen az, hogy azokat kifejezetten láthatóvá tegye a táblán. Miért ne tehetne egy „tanulmány és olvasás” kártyát a „folyamatban” oszlopba? Vagy egy speciális „tanulási” szín az „olvasási könyv xy” feladathoz - hogy egy pillanat alatt láthassuk, hogy ennek a kreatív szakasznak van-e helye a mindennapi munkánkban. Ezek csodálatos intések nemcsak a sürgős, hanem a fontos dolgok elvégzésére is.
Munkája és projektjeinek összetettségétől függően természetesen mindent egy táblában egyesíthet. Ezután a könyvprojekt megkapja a saját kártya színét, és az ismétlődő feladatok mást.
Ha digitális táblával dolgozik, több táblát is kezelhet, így továbbra is áttekintése van. És erről van szó.
A megfelelő eszköz
Az első kérdés itt az, hogyan kezeled a Kanban tábládat - analóg vagy digitális. Valóban, ez egy nagyon alapvető döntés, amelyet senki sem hozhat meg az Ön számára. Alapvetően ezekről a kérdésekről szól:
Analóg Kanban táblák
Ugyanígy alapvetően három különböző "mérettel" dolgozhat:
- a Kanban tábla a falon nagy post-it.
- a ésszerűen nagy papír (pl. DIN-A0 flipchart) post-it-el.
- a Jegyzetfüzet szuper kicsi ragasztócsíkokkal
Digitális Kanban táblák
Most képesnek kell lennem hosszú listát készíteni a szoftverekről. De be kell vallanom, hogy még nem tapogatóztam ennyit. Itt van a kettő, akit ismerek:
- MeisterTask: Ezek a MindMeister gondolattérkép program készítői, amire már régóta feliratkoztam. Ezért csak egy kis lépés volt a bajor vállalat MeisterTask feladatkezeléséhez. Minden megvan benne, amire szükségem van - még közvetlen kapcsolat is az elmetérképeimmel, amelyet általában a projektek indításakor hozok létre.
- Trello: Természetesen! A Trello az Atlassian ToDo listája, amely felépítette a Confluence-t és a Jirát is. Tehát valami hasonló, mint a WordPress a digitális Kanban táblák között.
Mindkét eszköz univerzálisan alkalmazható, első szinten ingyenes, és vannak alkalmazások iOS-re és Android-ra is. Tehát nincs ok arra, hogy ezek közül legalább egyet ne próbálkozzon azonnal.
Egy utolsó, fontos tanács
A Kanban legkellemesebb minősége, hogy nagyon rugalmas módszer, és idővel alkalmazkodik az Ön igényeihez. Ehhez azonban tapasztalatra van szükség - tehát valahonnan el kell kezdenie.
És ez a fő tanácsom is: hajrá!
Valahogy: festeni egy posztert, regisztrálni a MeisterTask-nál vagy beilleszteni a post-it az irodába: 3 oszlop, egy maroknyi elvégzendő dolog, majd folytassa a munkát.
De ne aggódj: MERT a Kanban annyira minimalista, bármikor megváltoztathatsz mindent. Mivel például az analógról a digitálisra való áttérés néhány hét elteltével viszonylag kevés az erőfeszítés.
A "Contentman" az én blogom, folyóiratom, játszóterem és lehetőségem arra, hogy kifejezzem gondolataimat. Hosszú évek óta újságíró vagyok - tehát talán van egy kis tinta a véremben. Online marketingesként is dolgozom a CONTENTmanufaktur GmbH-nál, és - lehetõleg - coachként és terapeutaként gondozom az ügyfeleket céljaikkal és problémáikkal.