Kezelje jól az e-maileket a jobb szakmai hatékonyság érdekében

A Manager GO csapata frissítette 2020.06.23-át!

A rosszul kezelt e-mailek kontraproduktívakká és stresszt okoznak, amikor elsődleges funkciójuk az, hogy hatékonyabbá váljanak. Ez az oldal összefoglalja a követendő bevált gyakorlatokat, hogy ne boruljon el az e-mailjeivel.

Ne hagyja, hogy az "olvasatlan" e-mailek száma meghaladja az Ön számát

Munkavállaló vagy szabadúszó, stresszes vagy nyugodt munkahelyi helyzetben, nagyon kapcsolódik vagy sem: a profiltól függetlenül a munkavállalók túlnyomó többsége nem védett az "olvasatlan" e-mailek nyomására. Tudatosan vagy sem, ezek a függőben lévő üzenetek úgy illenek, mint annyi feladat, amelyet az agyad sarkában kell feldolgozni, és erős pszichológiai nyomást gyakorolnak.

Az aranyszabály az üzleti e-mailek hatékony kezeléséhez: ne borítson el mindent az olvasatlan e-mailek száma. Ezzel csökkenti a nyomást és jobb körülmények között dolgozik. Néhány tipp, hogy ne borulj el:

Azonnal feldolgozza azokat az e-maileket, amelyek kevesebb feldolgozási időt igényelnek. Amikor megnyitja a beérkező leveleket, azonosítsa azokat az üzeneteket, amelyek rövid választ igényelnek, és azonnal írja meg. A fájl zárva van, megelégedéssel ellenőrizhet egy tételt a teendők listájáról, és továbbléphet. Használjon könyvtárakat. Egyes e-mailek hosszabb feldolgozási időt igényelnek. Mások harmadik fél beszélgetőpartnereit vagy az Ön munkájától független elemeket vonnak be: a válasz szükségszerűen késik. Besorolja ezeket az üzeneteket könyvtárakba. Például létrehozhat egy "feldolgozandó" könyvtárat: ez lehetővé teszi, hogy elolvassa az e-mailt - amely már nem tűnik "olvasatlannak" -, miközben archiválja azt egy mappában, amelyet megtekinteni kell, amikor képes. Megjegyzés: a címkéket a sürgősség vagy a határidők szerint rendezheti - "24 órán belül feldolgozandó", "7 napon belül feldolgozandó" ...

Töltse le gyakorlati lapunkat pdf-ben

Egyszerű magyarázatok az egyszerű megvalósításhoz Példákkal illusztrálva Kellemes és hatékony pdf fájl

Ütemezze az automatikus válaszokat

Nyaralása alatt programozzon automatikus távollét üzenetet. Amellett, hogy megfelelő módon tájékoztatja a beszélgetőpartnert, ez megkönnyíti az elmédet - és kihozza a legtöbbet a nyaralásból! A "robot" válaszolt helyetted, az üzenet küldője tisztában van azzal, hogy a megadott napon válaszolsz rájuk. Nincs stressz, a kommunikáció megmarad.

A beérkező leveleket valódi munkaeszközzé alakíthatja

A professzionális postafiókok olyan erőteljes funkciókkal vannak felszerelve, amelyek használata minden érdeke érdekli. E szolgáltatások között: könyvtárak. Ezek lehetővé teszik nemcsak az olvasatlan e-mailek számának csökkentését, hanem az üzenetek stratégiai osztályozását és archiválását is, akár egy fizikai szervezőt.

Úgy gondolja, hogy az e-mailje válogató. Ez a platform értékes eszközzé válik a szervezet optimalizálásához a munkahelyén. Ha mindegyik üzenet a helyére kerül, akkor ötletei egyértelműbbek: 100% -ra koncentrálhat az alaptevékenységére. A szervezet felállításához egy kis időre van szükség, de hosszú távon sokat takarít meg.

Megjegyzés: egyesek a "nulla üzenet" házirendet gyakorolják. Szó van arról, hogy elhagyja az irodát, anélkül, hogy a beérkező üzeneteiben bármilyen üzenet lenne: a feldolgozott vagy nem feldolgozott e-maileket azonnal archiválja a megfelelő könyvtárba. A szakmai nyomással szembeni ellenállásának mértékétől függően tesztelheti ezt a politikát.

"E-mail idők" meghatározása

A professzionális e-mailek hatékony kezelése azt is jelenti, hogy ne hagyja magát elterelni az egész napos és éjszakai korai megérkezésükről! Az "e-mail idők" beállításával növeli a munka hatékonyságát.