Megtanulják, hogyan kell helyesen írni egy e-mailt 6 pont felhasználásával!
Utolsó frissítés: 2020. október 20.
Az e-mail feltalálása lehetővé tette számunkra, hogy sokkal gyorsabban kommunikáljunk egymással, és a kommunikáció is sokkal személytelenebbé vált. Hirtelen a teljesen idegen embereknek lehetőségük van közvetlenül kapcsolatba lépni velünk. Néhány nagyon elfoglalt ember naponta több száz e-mailt kap. Hogyan sikerül átjutni ide és kitűnni a tömegből, hogy ne csak olvassák az e-mailt, hanem válaszoljanak is rájuk?
Néhány nap annyi e-mailt kapok, hogy nem hiszem el. Például 2015. január 20-án 174 e-mailt kaptam! A nagy probléma az, hogy nincs időm mindegyikre válaszolni, de mindet fontosnak tartom. A Blog Camp online tanfolyamon gyakran vannak olyan résztvevők, akiknek szeretnék segíteni mindenkinek, vagy az Off The Path vagy a TravelWorkLive olvasói, akiknek egyszerűen kérdésük van egy bejegyzéssel kapcsolatban, vagy velem akarnak találkozni.
Alapvetően MINDEN e-mailt elolvastam, hogy megkapom. 2014-ben még 400 órába is beletelt az e-mailek olvasása és megválaszolása, ami egyértelműen sok. Ezért döntöttem úgy, hogy egyetlen napot vezetek be hozzá, és most hétfő az e-mail napom. Még mindig minden nap elolvasok minden e-mailt, de nem válaszolok rá közvetlenül, ehelyett elküldöm nekem a következő hétfőre. Minden másra, ami fontos és elsőbbséget élvez, általában mindig közvetlenül válaszolunk.
Annak érdekében, hogy segítsen felesleges e-mailek írásában, amelyeket senki sem olvas el, és amelyekre nem válaszol, és hogy a jövőben esetleg megtakarítsak egy kis időt, szeretnék megosztani néhány tippet ebben a bejegyzésben arról, hogyan kell helyesen írni az e-maileket. hogy nagyon elfoglalt embereket érjen el!
Írj nagyon-nagyon jó témát!
Mi az első dolog, amit az e-mail címzett lát és olvas? Az e-mail tárgya! És az ennyire elfoglalt emberek többsége nem is nyit e-mailt, ha a téma nem eléggé vonzó. Ezért nagyon fontos, hogy olyan értelmes témát írjon, amely lehetővé teszi a címzett számára, hogy kinyissa és elolvassa az e-mailt - más szóval, hogy olvasóvá váljon a címzetttől!
2. Tartsa rövidre!
Mint mondtam, minden nap sok e-mailt kapok. Nagyon sok idő van rá, és tényleg minden e-mailt elolvastam. Ezért minden e-mailt rövidnek kell tartania. Ha sikerül összefoglalnia egy e-mailt egy bekezdésben, vagy még jobb, két vagy három mondatban, félelmetes szívességet tesz az olvasónak. Természetesen a legfontosabb információkat nem szabad kihagyni!
3. Formázza az e-maileket
Sokkal könnyebb elolvasni egy e-mailt, ha megfelelően van formázva. Ezért használhat e-maileket is Félkövér jelölések, címsorok vagy felsorolások használva lenni. Különösen akkor, ha néhány mondatnál többet ír, ez rendkívül hasznos az olvasó számára. Ezért fontos, hogy bekezdéseket használjon, és ne csak egy szöveget lecsapjon!
4. Legyen pozitív és magabiztos
Írj pozitívan és magabiztosan, és ne tedd rosszabbá önmagadat, aggodalmadat vagy akár ötletedet, mint negatív parafrázisokkal. Az Ön e-mailje mindenekelőtt barátságos és pozitív legyen! Gyakran kapok olyan e-maileket, amelyek miatt abbahagyom az első mondatban szereplő e-mail olvasását.
Íme egy kis példa egy rossz bejegyzéssel és formázással nem rendelkező e-mailre, amelyet nemrégiben kaptam:
Valójában nem akartam írni, mert több száz e-mailt kell kapnia, de most csak azt akartam mondani, hogy milyen nagyszerű a tartalma, és mennyit segített nekem az Off The Path és az új blog létrehozásában. Jelenleg azt is fontolgatom, hogy be kellene-e alapítanom a saját vállalkozásomat, de még mindig nem tudom eldönteni, hogyan és mivel. Már adott néhány ötletet. Nemrégiben Thaiföldön jártam, és ott találkoztam az unokatestvéreddel, micsoda véletlen, valahogy eljutottunk rád. Sajnos nem emlékszem pontosan hogyan. Mindenesetre volt egy nagyon jó ötletem Thaiföldön, ahol szeretném megnézni, hogy az egész megvalósítható-e valahogy. De ez valószínűleg eltart egy ideig, és addig számlákat kell fizetnem, és normális életet élnem. Tudod, hol találok jó alkalmazásfejlesztőt? Láttam, hogy önnek is fejlesztette saját alkalmazását. Valahogy nem is találom az utat!
Ennyi volt. Köszönök mindent és nagyon jó lenne, ha találna időt az e-mailem megválaszolására.
Az e-mail kezdete negatív és nem túl magabiztos, a szöveg pedig nagyon hosszú és struktúra nélküli. Mivel mindent átolvastam, valódi problémám volt ezzel az e-maillal, hogy gyorsan megtudjam, miről is van szó. Ha a feladó egyszer formázta volna ezt az e-mailt, néhány másodpercbe telt volna, mire elolvastam és ennek megfelelően válaszoltam. És természetesen a pozitív kezdet sokkal valószínűbb, hogy tovább olvasok. Íme egy példa arra, hogyan lehet a felső e-mailt átírni:
Köszönjük minden hozzászólását a blogjain keresztül. Nemrégiben találkoztam az unokatestvéreddel Thaiföldön. A világ kicsi mi?
Saját alkalmazást szeretnék létrehozni, de nem találok jó fejlesztőt. Talán van néhány tipp, hogy hol kezdje?
A második e-mail nemcsak rövidebb, de sokkal strukturáltabb is, és még mindig tartalmazza az első e-mail összes fontos információját. Tehát bontsa le az e-maileket rövid bekezdésekre, néhány mondattal. Ha valamit előtérbe akar hozni, kiemelheti a szavakat dőlt betűvel vagy félkövérrel.
5. Mondja ki pontosan azt, amit szeretne az olvasótól!
Tudod, mi őrjít meg? Egy e-mail, amelyben nem tudom, hogy a feladó valójában mit akar tőlem. A feladó sok információt tartalmazó e-mailt küld nekem, de egyáltalán nem jelzi, hogy mit várhatok tőlem.
Akarod, hogy adjak neked tippet? Szeretné, ha bemutatnék valakinek Vagy visszajelzést adni valamiről? Mindig tisztában kell lennie azzal, hogy valójában mit szeretne az e-mail címzettjétől, és miért ír neki először.
Íme egy kis példa:
Néhány hónapja blogot vezetek, és különféle dolgokról teszek közzé, amelyek szinte mindannyian történnek velünk a mindennapi életben, vagy javaslatok a fejlesztésre, hogy ne érezzem magam annyira.
Alapvetően minden az élet és annak optimalizálása körül forog pszichológiai értelemben, nem fizikai értelemben.
Szeretném valahogy üzletgé alakítani, de nekem semmi sem első.
Az íráson kívül nem jut eszembe semmi, és bármennyire is szeretek írni, fogalmam sincs, hogyan tudnék több látogatót szerezni, majd könyv vagy társ.
Webináriumok, szemináriumok, ez az. Meditációs köröket és így tovább, de egyáltalán nincs tervem, hogyan vagy egyáltalán. Ez jó ötlet stb.
És most? Mit tegyek ott pontosan? Amellett, hogy a feladónak esetleg át kellene mennie a Blog Camp online tanfolyamon, és többet kellene foglalkoznia a blogjának márkaépítésével, pozicionálásával és mindenekelőtt a tematikájával, nekem is egyértelmű cselekvésre való felhívást!
Ha már hihetetlen mennyiségű információt küld e-mailben, akkor azt tanácsolom, hogy a cselekvésre ösztönzést tegye a legfelső helyre. Lehetőleg az elején. Például:
Ezt az e-mailt azért küldöm neked, hogy lássam, van-e ideje a XXX szolgáltatásban egy rövid Skype-interjúra a XXX bloghoz. További információt ebben az e-mailben talál! ”
6. Ne legyenek túl nagy elvárások!
Ma nagyon rövid időn belül küldhetünk e-maileket, és azonnali, általában szintén hasznos és átfogó válaszra számíthatunk. Gyakran kapok olyan e-maileket, amelyek kérdésekkel bombáznak, visszajelzést szeretnék kapni bizonyos dolgokról vagy ötletekről, vagy akár ötletet kérnek tőlem.
Mindig vegye figyelembe, hogy az e-mail címzettje nem a szolgáltatója vagy akár a tanácsadója! Az elfoglalt emberek azért vannak, mert valójában sok a dolguk. Ezeknek az embereknek nincs idejük konkrét visszajelzéseket adni ötleteikről, vagy akár tanácsot adni neked. Számomra például az is, hogy a tanács és a visszajelzés pontosan az én munkám, és az emberek rengeteg pénzt fizetnek érte. Még akkor is, ha szeretek másokon segíteni, és általában én is, akkor sem tudok teljes körű konzultációt tartani, csak azért, mert valaki szépen megkérdez tőlem.
Tehát ne feledje, hogy egyrészt a legtöbb embernek nincs ideje, másrészt általában pénzbe kerül, ha átfogó választ adunk tanácsokkal. Csökkentse tehát az elvárásait, és ami a legfontosabb: ne tegyen fel túl sok kérdést egyszerre!
Íme egy példa egy túl sok elvárással rendelkező e-mailre:
Tudom, hogy nem ismersz, de megtaláltam a blogbejegyzésedet, mintegy 1000 dolláros többletjövedelemről. Tehát a saját blogomon dolgoztam az elmúlt hetekben, és most 5 bejegyzésem van online. Kérem, olvassa el ezt, és mondja el, mit gondol róla? Ráadásul még nem értettem a keresőmotorokat. Mit kell tennem ott?
Úgy gondolom, hogy ez az e-mail nagyon világosan megmutatja, hogy túl sokat kérdeznek, és még ezeket sem tudom megtenni. Ne feledje tehát, hogy nem szabad túl nagy igényeket támasztania! A túl sok kérés pedig gyorsan negatív képet hozhat létre az e-mail címzettje számára.
Következtetés:
Mint mindig és mindenhol az életben, van egy mondás, amely nagyon jól illeszkedik az e-mail illemtanhoz: „Ami megkerül, az meg is jön!” Ha azt akarja, hogy én vagy egy másik elfoglalt személy válaszoljon az e-mailjeire, akkor először valamit tennie kell velük kapcsolatban. Csak írj egy ilyen e-mailt, ez nem segít, és növeli annak esélyét, hogy az e-mail a szemétbe kerül. Legyen barátságos, legyen nyitott és ami a legfontosabb: legyen profi és ne várjon túl sokat. Akkor egy elfoglalt ember válaszol az e-mailedre is!
Már a YouTube-on vagy? Milyen tapasztalataid vannak?