Melyek a Locarchives dokumentumok törvényes megőrzési időszaka
A dokumentumok jogi megőrzési időinek ismerete és alkalmazása az ésszerű és hatékony dokumentumkezelés első lépése. Valójában e korlátok tiszteletben tartása lehetővé teszi, hogy:
- Tartsa be cége jogi kötelezettségeit
- betartani a bizonyítási jogrendszert
- megkönnyítse napi tevékenységének kezelését
- optimalizálja költségeit olyan dokumentumok megsemmisítésével, amelyek megőrzési ideje lejárt
Ismerni kell az egyes dokumentumtípusokra vonatkozó archiválási időszakot is. Legyen szó könyvelési bizonylatokról (szállítói/vevői számlák), a cég alapszabályáról vagy éves beszámolójáról, ingatlanszerzési szerződésekről, emberi erőforrásokkal kapcsolatos dokumentumokról (személyzeti akták, fizetési bizonylatok stb.), Orvosi dokumentumok archiválásáról… meddig kell őrizze üzleti dokumentumait? 3, 5, 6, 10, 20, 30 év vagy korlátlan? Hogyan teljesítheti kötelezettségeit és hogyan alkalmazhatja ezt a jogi megőrzési időszakot a vállalati dokumentumok számára, miközben korlátozza a kockázatait ?
A vállalat dematerializált dokumentumok vagy papír eredetik jogi megőrzési idejének megismerése:
Megtalálja a cége által kezelt fő dokumentumok jogi archiválási periódusait, az alkalmazandó referenciaszövegeket, valamint ajánlásainkat.
Ne feledje, hogy ugyanazon típusú dokumentum esetében több határidő is létezhet. A vállalatoknak értékelniük kell archívumaik megőrzési idejét az esetleges elévülési időszakokat megszakító vagy felfüggesztő események, az esetleges kizárási időszakok és egyéb, közvetetten kapcsolódó polgári és/vagy büntetőjogi előírások tekintetében.