Önmenedzsment - Hogyan tervezzük meg megfelelően az Onpulson-t

A tervezés célja az egyértelműség megteremtése, vagyis a napi és hosszú távú tevékenységek megismerése. Túl sok ember nagyon keveset tervez, különösen, ha a saját munkájáról van szó

onpulson-t

A személyes napló, a tervező vagy a szervező az 1980-as évek indulásakor jelent meg a piacon, többek között azért, mert az emberek eszközként tekintettek rá, és végül lehetőségük volt megszervezni, előre megtervezni a dolgokat és megismerni a hogy nyomon kövesse az elvégzett munkát.

Vannak, akik tévesen azt gondolják, hogy a munkába járás vagy a zuhanyozás során végzett mentális tevékenységük "munkát tervez". Lehet, hogy gondolkodik a munkáján, de aligha nevezheti tervezésnek. Ehelyett egy nem hatékony gondolkodásmód, amely alig vagy semmit sem tisztáz.

Vannak, akik úgy gondolják, hogy a tervezés önmagában is tiszta időpazarlás, és nem hoz sok hasznot. Ha eredménytelenül tervez, és nem azt teszi, amit tervezett, a tervezés természetes. Az elkészített terv csak akkor jó, ha gyakorlatba ültetik - és csak akkor van értelme a tervezésnek.

Amikor úgy érzi, hogy nyomás alatt van a munkahelyén, túl sok a tennivalója, hogy túl kevés ideje van rá, hogy nincs ellenőrzése alatt, vagy egyszerűen nem tudja rendbe hozni a legfontosabb dolgokat, akkor ez gyakran rossz vagy a tervezés hiánya. Ebben az esetben azt tapasztalja, hogy bármi, ami a munkájából kiderül, hasonlóságot mutat az "Előre repülő" matricával, az "előre" szóval egészen jobbra szorítva.

A tervezés alapjai

A hatékony tervezésnek három lépése van: a prioritások meghatározása, az időgazdálkodás és a célok tényleges megvalósítása. A következőkben szeretnénk bemutatni, hogyan kell helyesen meghatározni a prioritásokat és hogyan kell hatékonyan kezelni az idejét.

meghatározza a prioritásokat

A prioritások meghatározása nélküli tervezésnek semmi értelme. Nem ritka, hogy a káosz fenyeget, mert nem világos, hogy a fontos és/vagy sürgős feladatokat prioritásként kezelik-e. Mindazonáltal, figyelembe véve azt a terhelést, amelyet gyakran óriási időterhelés alatt kell elvégeznünk, nem kerülhető meg a prioritások meghatározása. Egy holland kolléga egyszer azt mondta: a tervezés nem jelent mást, mint a prioritások kitűzését és a feladatok egymás utáni elvégzésére fordított időt.

Ahhoz, hogy fontossági sorrendet állíthasson elő, világos elképzelésre van szüksége a céljairól és az ösvényről, amely oda vezet. Ellenőrizze, hogy a várhatóan elvégzett munka összhangban van-e az eljutáshoz szükséges lépésekkel. Döntse el, hogy bizonyos feladatokat magának kell-e elvégeznie, vagy nem lenne jobb ezeket átruházni. Ha azonban feladatokat delegál, akkor győződjön meg arról, hogy valóban elvégzik-e azokat.

A feladatkezelés, más néven feladatkezelés különösen fontos azok számára, akik nem tudjuk szabadon megtervezni a munkaidejüket. Gondoljunk csak a call centerek, bankok vagy információs standok összes alkalmazottjára: Alig tudják megtervezni a feladataikat az idő szempontjából, mert mindig azonnal reagálniuk kell az ügyfelek kéréseire. Minél kevesebb szabadon rendelkezhet az idejével, annál tisztábbnak kell lennie a sürgős és a kevésbé sürgős feladatok megkülönböztetésére.

Idő beosztás

Az időgazdálkodást úgy lehetne meghatározni, hogy önmagad irányításának művészete. Miután tudta, mit kell tennie és hogyan lehet a legjobban elérni (feladatkezelés), a legtöbb időt ki kell használnia. Függetlenül attól, hogy a napi, heti vagy éves tervezéssel van-e elfoglalva: Határozza meg, mely feladatokat kell elvégezni és mikor. Kérjük, vegye figyelembe a következő tippeket:

Napi tervezés

Általános panasz van arra vonatkozóan, hogy túl gyakran a napi menetrend csak részben teljesül a váratlan események miatt, majd nagy csalódássá válik. Néhány ember számára úgy tűnik, hogy a napi tervek csak olyan dolgok, amelyek gúnyosan emlékeztetnek arra, ami még nem történt meg.

Meg kell azonban értenie, hogy rendkívül fontos, hogy minden nap szenteljen egy kis időt a tevékenységeinek tervezésére. Vannak, akik ezt inkább munkanapjuk végén teszik meg, mások reggelente bármi más előtt. Bármikor - naplójával felírhatja a napi feladatokat.

A napi tervezés hatékony és gyors elvégzése érdekében a napi tervet egy heti terv szerint kell elkészítenie. Ennél a nagyobb tervnél bontsa le a heti munkát kezelhető, napi szinten kezelhető darabokra, és minden nap tudni fogja, hogy nagyobb cél felé dolgozik.

Heti tervezés

Hetente egyszer ellenőrizze a munka forrásait: a munkafájlokat, beleértve a projekteket, az ütemtervet, az ütemezett tevékenységeket és az emlékeztetőket, a következő héten felmerülő dolgok nyomon követési rendszerét, az aktuális ügyeit (kosár és az aktuális ügyek iratai - beleértve az E -Mail mappa, ahol összegyűjti az összes levelet, amelyre nem tud válaszolni, és a tennivalók könyve, amelyet megőrizhet, hogy leírja a tennivalókat.

Tegyük fel például, hogy jelenleg nyolc projekten dolgozik, amelyek közül kettő hosszú időt vehet igénybe, a fennmaradó hat pedig nem igényel akkora figyelmet. A napi ütemtervben más kérdések is szerepelnek, ideértve az üzleti út terveit is, és ezen a héten hat találkozót tart különféle osztályvezetőkkel és ügyfelekkel.

Az újraküldési mappád olyan dolgokat tartalmaz, amelyeket bizonyos időpontokban ellenőrizned kell, hogy garantáltan időben elkészüljenek. Számos papírdarab is körülötted emlékezteti a különféle tennivalókra. (Lehet, hogy van számítógépes programja vagy feladatkönyve, amely tömörített emlékeztetőként szolgál, hogy ne kelljen minden kis papírdarabbal dolgozni.

Dióhéjban tehát fél tucat forráshoz kell fordulnod, hogy lépést tudj tartani a tennivalóddal. Van értelme ezeket a forrásokat hetente egyszer átnézni. Ennek során helyezze előtérbe a munkáját és tervezze meg a hetét.

Ellenőrizze a naptárát, hogy a múltban mennyi időt emésztett fel a váratlan, nem tervezett munka. Ezek egy része olyan feladat lesz, amelyet a főnöke vagy valaki a legmagasabb szinten tett a szemére a legmegfelelőbb időpontban (nap, hét, hónap), mások egyszerűen kiszámíthatatlan feladatok lesznek, amelyek megkövetelik a figyelmét és felemésztik az idejét. hogy valójában egy másik műnek akartál dedikálni.

Bármi is legyen az oka, nem tudja elkerülni, hogy a munkanapjának vagy a hetének egy részét ilyesmivel töltse - talán huszonöt, esetleg több mint ötven százalékot.

Legyen az sok vagy kevés, a heti munkáját a rendelkezésre álló átlagos idő alapján kell megterveznie. Ha felére van szüksége váratlan ügyekre, akkor a másik ötven százalékot csak saját igazán produktív munkájára fordíthatja.

Fenntartja rugalmasságát azzal, hogy időt hagy ezekre a váratlan, de minden bizonnyal hirtelen dolgokra (még akkor is, ha nem tudja előre, mi lesz belőle), és nem terheli magát lehetetlen ütemtervekkel. Ön előre megtervezte a nem tervezetteket, és egyértelműen és ésszerűen meghatározhatja a munkát a hét további részében.

A következő héten elvégzendő feladatok meghatározásával és a prioritások meghatározásával egyszerűsíti a nap tervezését. Ez megkönnyíti a prioritások meghatározását is. Ha valami fontos, akkor az a heti menetrendjében lesz, különben nem. A heti tervezés során csak egyszer kell eldöntenie, hogy mit tegyen először.

Havi tervezés

Egy brit tréner, aki évek óta sikeresen dolgozott számos angol nagyvállalat felsővezetője mellett, kifejlesztett egy nagyon hatékony havi tervezés módszert, amelyet "naptár kiigazításaként" ír le. Az átfogó tervezés részeként arra kéri üzleti ügyfeleit, hogy havonta egyszer, nagyjából a hónap közepén módosítsák naplóikat a következő hónapra. A havi tervezés sokkal értelmesebb a menedzserek számára, mivel általában jóval előre megtervezik a találkozóikat, és kevesebb közük van a napi üzleti tevékenységhez és a váratlan eseményekhez. És ez az ő utasítása:

1. Vegyen egy üres papírlapot, és hozzon létre egy táblázatot.

2. Most adjon meg legfeljebb nyolc, viszonylag nem specifikus tevékenységet, amelyek a munkaidő 100 százalékát lefedik. Például az asztala így nézhet ki:

  • Találkozás a vezetőséggel
  • Jelentések készítése
  • A személyzet számít
  • Költségvetések
  • Vállalati túrák, kirándulások, látogatások az ügyfelekhez
  • A kosár áttekintése
  • Projekt munka
  • Mások

Most gondolkodjon el azon, hogy mennyi időt szán jelenleg a belépett tevékenységekre. Írja be az időt a teljes munkaidő százalékában a táblázat "Most" oszlopába. Nem számít, ha nem ér el pontosan 100 százalékot az első menetben, csak érzéssel becsüld meg az időket. Miután megadta az egyes tevékenységek érzelmi százalékos arányát, javítsa ki az információkat utána, amíg meg nem kapja az összes 100 százalékot.

4. Kérdezd meg magadtól, van-e olyan tevékenységi terület, amelyet úgy gondolsz, hogy elhanyagolsz, és nem szerepel a táblázatodban (például: idő gondolkodásra, felülvizsgálatra vagy tervre). Adja hozzá ezeket a pontokat az asztalához.

5. Gondoljon át arra, hogy mely tevékenységeket töltené legszívesebben a jövőben. A következő példa segíthet:

  • Hozzáadott valamit a 4. lépésben? Munkaidőjének hány százalékát szeretné rá fordítani? Írja be ezt az értéket a táblázat "Később" oszlopába.
  • Most ugyanezt tegye a többi tevékenységi területtel és a százalékokkal.
  • Maradjon a földön a tényekkel! Például, ha jelenleg munkaidejének 25 százalékát üléseken tölti, teljesen irreális lenne nulla százalékot kitűzni a "Később" oszlopba. A menedzsment csoporttal való találkozók az Ön munkájának részét képezik, és a jövőben semmi sem fog változni.

6. Foglaljon le különleges időtartamokat a következő hónapra (vagy a következőre, csak akkor, ha már teljesen be van ütemezve), hogy kizárólag olyan tevékenységeknek szentelhesse magát, amelyeknél a "Később" oszlopban nagyobb százalék szerepel, mint az oszlopban "Most".

Ez növeli annak valószínűségét, hogy valóban lesz ideje elvégezni ezeket a tevékenységeket, ami valódi változást hozhat. Azonban ne foglaljon meghatározott tevékenységeket minden tevékenységre. Elég rugalmasnak kell lenned ahhoz, hogy reagálni tudj előre nem látható eseményekre.

Forrás: Tanácsadó és Képző Intézet - A PEP-kel való munka, ISBN: 3593370948