Referenciák - Taxmaro Personal
"Minden helyszín zökkenőmentesen működik együtt."
Philipp Wunderlich
nextbike GmbH
A nextbike az európai piacvezető a kerékpármegosztás terén. A vállalat kerékpárra hívja az embereket, és a városi mobilitás természetes részévé teszi őket. Úttörőként a nextbike 16 éve fejleszt fenntartható kerékpármegosztó rendszereket. A Nextbike jelenleg világszerte több mint 200 városban aktív, és a buszok és vonatok kiegészítéseként tekint rá. 2019-ben a nextbike-ot a Stiftung Warentest elismerte a németországi kerékpármegosztó szolgáltatók tesztgyőztesének.
A kihívás
A nextbike szervizcsoportokat foglalkoztat Németországban jelenleg 60 helyszínen. A TAXMARO bevetéséig az összes alkalmazottat központilag a lipcsei emberi erőforrás osztály irányította. Minden munkavállalói dokumentumot és minden munkavállalói adatot Lipcsébe kellett benyújtani, vagy ha szükséges, kérni kellett. Például, ha egy regionális vezetőnek szüksége van egy alkalmazott aktuális adatvédelmi nyilatkozatára, az egyetlen út a központi irodán keresztül vezethető el. Az alkalmazottak számának növekedésével ez a folyamat zavaros és hajlamos lett.
Végrehajtás a TAXMARO részéről
A jogkezeléssel a TAXMARO képes volt az egyes részlegeket és helyszíneket önállóan irányított egységként strukturálni a személyzeti folyamaton belül. A munkavállalói adminisztráció felelőssége így átruházásra került a megfelelő helyszíni HR vezetőkre. Az összes helyszínt a regionális menedzserek összevont módon tekinthetik meg, felelősségi körüknek megfelelően. Ugyanakkor az összes központi részleg hozzáfér a vállalat teljes adatbázisához és dokumentumaihoz.
Az egyedileg osztályozott hozzáférési jogok segítségével munkamegosztáson alapuló folyamat valósult meg, amely zökkenőmentes együttműködést tesz lehetővé a helyszínek és a részlegek között. A számlázás nélküli törzsadatokat és dokumentumokat az alkalmazottak függetlenül kezelik, és a csapat és a regionális vezetők bármikor ellenőrizhetik.
A bérszámfejtés előkészítése érdekében a központi HR osztály hozzáfér egy ellenőrzött és teljes adatbázishoz, amelyet csak a változó bérszámfejtési adatokkal kell kiegészíteni. A bérszámfejtést a TAXMARO végzi, hogy az alkalmazottak adminisztrációja zökkenőmentesen beilleszthető legyen a bérszámfejtési folyamatba.
Az eredmény
A törzsadatok decentralizált kezelése a személyzeti osztály jelentős megkönnyebbülését eredményezte. Az adatkezelés regionális szintű átadásával a központi HR osztály a tényleges bérszámfejtési adatok előkészítésére koncentrálhat. Összességében skálázható szervezeti struktúra hozható létre a jövőbeli növekedés érdekében.
"A TAXMARO-val elsajátítjuk 22 osztályunk központi órarögzítését."
Waitschies Péter
Végrehajtás a TAXMARO részéről
Az időrögzítéssel a TAXMARO olyan eszközt tudott biztosítani, amellyel az alkalmazottak online rögzítik havi munkaidejüket. A felvétel lehetősége, helytől és időtől függetlenül, megkönnyíti az oktatók számára például a munkaidő rögzítését egy hétvégi feladat során. A korábbi kézi felvétel időrendi lapokra már nem szükséges. Ezenkívül az alkalmazottak az egyénileg tárolt célórákat bármikor lehívhatják az aktuális hónap állapotára. A pénzügyi könyvelés értékelési lehetőségeinek javítása érdekében pontos nyilvántartást készítenek a költségelszámolásokról és az osztályokról.
A TAXMARO elvégzi a munkaidő automatikus konszolidálását a távollét kezelésének idejével, hogy a fix munkanapok esetén a bérek folyamatos folyamatos fizetése kiszámítható legyen. Minden időkérést elektronikus úton nyújtanak be a központi HR osztályhoz felülvizsgálatra és jóváhagyásra. Minden alkalmazás visszamenőleg feldolgozható, így a téves bejegyzések szükség esetén javíthatók. Az osztályok felépítésétől függően a kérelmek a processzorokhoz rendelhetők a jogkezelés beállításain keresztül.
A HR osztály jóváhagyását követően az összegyűjtött munkaidő automatikusan átkerül a TAXMARO-hoz számlázásra. Ez kattintással történik, így nincs szükség a könyvelési adatok kézi továbbítására.
Az eredmény
A digitális munkaidő és részvétel bevezetésével a változó órabérek számlázására irányuló ellenőrzési erőfeszítések jelentősen csökkenthetők. Ugyanakkor a benyújtott órák utólagos feldolgozása átláthatóvá és érthetővé tehető.
"Sima fedélzeti gyors növekedés"
Sebastian Klein
A kihívás
A munkavállalók gyors növekedése. Rövid időn belül olyan csapatokat hoztak létre Németországban és Ausztriában, amelyek törzsadatait össze kellett gyűjteni a bérszámfejtéshez. Minden alkalmazott kapta meg a személyi belépési lapot, amelyet manuálisan továbbítottak a bérszámfejtési osztályra, miután visszaszolgáltatták a személyzeti osztálynak. Az átutalás hajlamos volt a hibákra, és havonta ellenőrizni kellett a pénznemét. A hiányos adatok összegyűjtése és nyomon követése nagy mennyiségű adminisztratív munkát jelentett, amelyet csak nagy létszámmal tudtak elsajátítani.
A TAXMARO végrehajtása
A fedélzeti modullal a Honest Food csak az új munkatársakat veszi fel a rendszerbe az "e-mail cím" és a "munkaviszony típusa" adatpontokkal annak érdekében, hogy elinduljon a beszállási folyamat. Az új alkalmazott automatikusan meghívást kap az eszközhöz a törzsadat-bejegyzés önálló végrehajtására.
A TAXMARO ellenőrzési számjegyekkel automatikusan ellenőrzi az összes számlázás szempontjából releváns adatot, így a téves bejegyzések közvetlenül megjeleníthetők. Ezenkívül az új alkalmazottak napi emlékeztető e-mailt kapnak, amelyben összefoglalják az összes hiányzó és helytelen adatot. A hiányzó dokumentumokat, például a dolgozó hallgatók beiratkozási igazolását is automatikusan lekérdezik. Az emlékeztető funkció deaktiválja önmagát, amint az összes adat és dokumentum elkészült.
Az eredmény
A TAXMARO segítségével jelentősen csökkent az új alkalmazottak felvételéhez szükséges munka mennyisége. A munkavállalói önkiszolgálás lehetőségének köszönhetően nem volt szükség a havi frissítések ellenőrzésére sem, hogy a munkavállalói ügyintézés és a bérszámfejtés folyamata jelentősen javulhasson.
"A TAXMARO-val hét helyszínen tudtuk automatizálni alkalmazottaink költségeinek megtérítését."
Florian Bogenschütz
Végrehajtás a TAXMARO részéről
A költségmodul segítségével a TAXMARO olyan munkafolyamatot tudott biztosítani, amely nagymértékben szabványosította az adott alkalmazott költségbizonylatainak benyújtását. A munkavállaló beolvassa az egyes nyugtákat, a költségeket előre meghatározott kategóriákhoz rendeli, és elektronikusan benyújtja a visszatérítés iránti kérelemként. Mivel a dokumentumokat korábban a HR osztály rögzítette, ez nagy megkönnyebbüléshez vezetett.
A pályázatok elektronikus ellenőrzését és jóváhagyását központilag a HR osztály végzi. A részletes jogkezelés segítségével a felelősségi területeket költséghelyek vagy helyek szerint lehetne strukturálni. Jelenleg minden dokumentum digitálisan lehívható és értékelhető.
A HR osztály jóváhagyása után az összes bevételt a TAXMARO kiegyenlíti és kifizetésre előkészíti. Az Airgreets kap egy átviteli fájlt, amellyel az összes átvitel egy kattintással elvégezhető. Ez megtakarítja az Airgreets havi több száz egyedi transzferének idejét.
A költségkategóriák alapján a háttérben automatikusan történik a pénzügyi könyvelés megfelelő számláihoz való hozzárendelés anélkül, hogy a nyugtát újra külön kellene feldolgozni. Mivel az Airgreets esetében az alkalmazottakat állandó költségű központokba osztják be, a költséghelyeken történő rögzítés szintén automatikusan elvégezhető. Az összes foglalási rekord a hónap végén elérhetővé válik, beleértve a nyugta képeit is, Datev import fájlként.
Az eredmény
Összességében a kiadások megtérítésével járó munka mennyisége mind a HR, mind a pénzügyi osztály számára jelentősen csökkenthető. A korábban papír alapú visszatérítési folyamat átalakítható skálázható, digitális megoldássá.