Telefonos illemtan a szakmai életben
A telefonálás nem művészet. Igazából? Meglepően sok ember még mindig kényelmetlenül érzi magát, amikor szakmai környezetben kell telefonálnia. Itt megtudhatja, mely magatartási szabályok vonatkoznak a hívások kezdeményezésére, és hogyan lehet elkerülni a félreértéseket. 10 tippet is adunk a telefonos munkához.
Jelentés telefonon.
Sok országban általános válasz: „Igen?” Vagy „Helló?”. Másképp néz ki Németországban. Igaz, hogy a névtelen jelentések telefonon egyre szélesebb körben terjednek el, de mégis ajánlatos megemlíteni a nevét, lehetőleg az utó- és vezetéknevével együtt. Ily módon a hívó azonnal tudja, kivel van dolga, és van-e a megfelelő kapcsolattartója a telefonon.
Másrészt tabu, ha a név előtt vagy a címmel „Ms” vagy „Mr” névvel mutatkozzon be, például: „Ez Dr. professzor. Dr. Müller ". Kivételt képez ez alól egy kórházba történő hívás, ahol a hívó személy tudni szeretné, hogy Müller asszony az őt kezelő orvos. Minden más esetben: Adja meg vezeték- és vezetéknevét, valamint a munkahelyen a cég nevét is.
Maga a telefonhívás.
Nemcsak a hívott személynek kell bemutatnia magát a teljes nevével, de természetesen a hívó is. Ezenkívül világosan és tényszerűen kell bemutatni a felhívás kérdését, hogy a hívott személy azonnal tudja, miről van szó és kivel van dolga. Az olyan udvarias formuláknak, mint a „Kérem” és a „Köszönöm”, valamint a barátságos üdvözletnek és a búcsúnak ugyanolyan természetesnek kell lenniük a telefonálás során, mint egy személyes beszélgetés során.
Ha nem egyeztetett telefonbeszélgetésről van szó - például telefonos interjúról - célszerű udvariasan megkérdezni, hogy a hívás időszerű-e. A megkeresés jelzi neki, hogy a hívó fél aggódik a másik fél jóléte miatt. Ha a hívó fél észreveszi, hogy az a személy, akivel beszél, mozgásban van vagy elvonja a figyelmét, röviden kérjen bocsánatot és kérjen kényelmesebb időt.
A telefonos illemtan fontos szabálya, hogy mindkét fél hagyja, hogy beszélgetőpartnere befejezze a beszédet, de emellett maguk sem tartanak végtelen monológokat annak érdekében, hogy a másik felmenthesse magát. A hangnak mindig ébernek és barátságosnak kell lennie, és a hallgatónak - például rövid időközi megjegyzésekkel, például „Igen” vagy „Értem” - tudatában kell adnia a beszélőnek, hogy követni tudja a másik kijelentéseit.
Tegyen és ne tegyen, amikor hívásokat indít.
Különösen szakmai kontextusban vannak olyan dolgok, amelyek gyorsan eltévelyítik telefonon - bosszantó, ha például értékesítésben, tanácsadóként, üzletfejlesztésben vagy projektmenedzserként dolgozik - olyan munkahelyeken, amelyeken sok telefonhívást kell folytatnia - és ezért fontos ügyfeleket elidegenedett. Annál is fontosabb megjegyezni a következő pontokat.
Az idő.
Hány órát hívni valakit? Bár az ötvenes években rosszallásnak tartották, hogy 20 órakor hívják a hírt, manapság ez a szabály természetesen elavult. Ennek ellenére az irodában továbbra is többé-kevésbé rögzített, ésszerű határidők vannak a hívásokra. A magánszemélyeket azonban nem szabad 9:30 után vagy hétköznap 9:30 előtt, vasárnap pedig csak 10:30 órakor hívni. Végül is a vasárnap az egyetlen nap, ahol sokan alszanak.
Ha professzionálisan használja a telefont, fontolja meg az ebédidőt. Sok dolgozó dél és délután 14 óra között egy órán át hiányzik a munkából, mert ebédszünetükön vannak.
Külföldre történő híváskor figyelembe kell venni a helyi időt, hogy ne ébressze álmából az ügyfeleket és az üzleti partnereket.
Hangok.
Sokan alábecsülik a telefon által közvetített környezeti zajt. A hívó azonnal észreveszi, amikor a másik gépel a billentyűzeten, vagy ebédel. Ezért fontos, hogy teljes figyelmet szenteljünk annak a személynek, akivel beszél, és a hívás idejére hagyja abba a külső tevékenységeket. Vannak azonban kivételek is, például ha a hívó fél profitál ebből a másodlagos tevékenységből, például különleges információkat kér, amelyeket a hívott személynek először meg kell keresnie. Ehhez azonban hozzá kell járulnia egy udvarias bejelentésnek, á la „Egy pillanatra kérem, gyorsan átnézem az aktáimat”. Észreveszi: Sok alkalmazandó szabályt már intuitív módon betartunk.
Általánosságban: A papír evése és ivása, dohányzása vagy susogása ugyanolyan helytelen, mint a hangos ordítás vagy halk suttogás a vevőbe.
Ha a kihangosító vagy a hangszóró funkció be van kapcsolva, például a kezek szabaddá tétele érdekében, erről tájékoztatnia kell kollégáját. Adatvédelmi okokból erre még az üzleti telefonhívásokra is szükség van, mivel harmadik felek meghallgathatják.
Bejövő hívások.
A legtöbb telefon már rendelkezik úgynevezett hívásvárakoztatási funkcióval, amely lehetővé teszi a hívott fél számára, hogy bejövő hívást regisztráljon, miközben a hívás folyamatban van. Ez a funkció lehetővé teszi a folyamatban lévő hívás megszakítását is. Ez azonban általában udvariatlannak tűnik, mivel azt közvetíti a másik fél felé, hogy felhívása nem különösebben fontos. Ügyeljen a telefonos illemtan szabályára: A jelen nem szabad elhanyagolni a nem jelenlévők javára.
Az üzenetrögzítő.
Az üzenetrögzítők hasznos találmány, de gyakran nem használják őket hatékonyan. Az illemtan szerint már durva, ha nem állítanak üzenetrögzítőt vagy postafiókot. Ellenkező esetben a fontos hívások és információk elveszhetnek. Az üzenetrögzítőn tett bejelentésnek természetesen komolynak kell lennie a feladat szempontjából.
Ezzel szemben a hívó félnek mindig fel kell készülnie arra, hogy üzenetrögzítő legyen a vonalon. Az üzenetet ezért előzetesen meg kell fontolni, és lassan és világosan el kell juttatni. Fontos megadni a teljes nevét, a hívás okát és a visszahívási számot. A telefonszám is megismételhető, így a hívott személynek lehetősége van tollat és papírt gyorsan felvenni.
Ha az a személy, akinek hív, nem válaszol a telefonra, és nem kapcsol be üzenetrögzítő vagy postafiók, akkor ne hagyja, hogy végtelenül csengjen, de - ahogy Knigge tanácsolja - legfeljebb csak ötször-hatszor.
A visszahívás.
Ha nem megfelelő hívás esetén vagy az üzenetrögzítő bejelentése alapján visszahívást ígér, sürgősen tartsa be. Nagyon udvariatlannak tartják, ha elhalasztják a hívót, majd nem válaszolnak.
Ha a telefonhívást bármilyen hiba, például áramkimaradás megszakítja, akkor az a szabály érvényes, hogy a hívó fél hívjon újra, ne a hívott személy.