3 alapvető tervezési eszköz -
Lyne Branchaud
Az esemény megvalósításához szükséges összes lépés és intézkedés meghatározása nem kis feladat! Annak érdekében, hogy segítsen mindent megtervezni, és ne felejtsen el semmit, ebben a cikkben 3 olyan eszközt ajánlok fel, amelyek nélkül nem tudnék megtenni: az ütemtervet, a feladatlistát és az esemény forgatókönyvét.
1 - A menetrend
Az ütemezés olyan eszköz, amely meghatározza a projekt fő vonalait és időben elhelyezi azokat. Ez egy referencia eszköz annak érdekében, hogy a projektben részt vevő összes érdekelt fél azonos hullámhosszon legyen. Tartalmazza az esemény felállításának kulcsfontosságú szakaszait (vagy kritikus szakaszait), azokat a dátumokat, amelyeken ezeket a szakaszokat el kell végezni, valamint azok végrehajtásáért felelős személyek nevét.
Az idővonal összeállításához általában könnyebb kezdeni az esemény dátumával (fix és változatlan), és a lépéseket időben vissza kell dolgozni. Általános szabály, hogy egy esemény megtervezését a megrendezés időpontja előtt 3 hónap és 1 év között kell elkezdeni, méretétől és összetettségétől függően.
Szerencsére az esemény felállításának fő lépései hasonlóak, függetlenül az esemény jellegétől vagy összetettségétől. Az idővonal elkészítéséhez kezdje el ezeket a fő lépéseket, és adja hozzá a projekt konkrét lépéseit:
- Első produkciós találkozó a vezetőkkel a projekt alapjainak (cél, célok és célközönség) meghatározása érdekében
- Fogalmazza meg a rendezvény fő vonalait és az iránymutatást
- Az előzetes terv elkészítése (helyszín, dátum, tartalom kiválasztása)
- A menetrend és az előzetes költségvetés megvalósítása
- Az előzetes terv jóváhagyása a vezetők részéről
- A kiválasztott helyszín meglátogatása és a vezetővel való szerződés aláírása
- A rendezvény részletes tartalmának kidolgozása (kivitelezés és gyártás)
- Az esemény részletes tartalmának jóváhagyása a vezetők részéről
- Támogatási tárgyalások
- Szórakoztatási szerződések tárgyalása és aláírása (vendéglátó, DJ, tevékenységek stb.)
- A rendezvény promóciójának kezdete
- Meghívók és foglalási űrlap készítése és elküldése
- A regisztráció beérkezésének határideje
- Menük megválasztása, szerződések tárgyalása különböző beszállítókkal (audiovizuális, dekoráció, felszerelés stb.)
- Készítse el az üléstervet, írja meg a beszédeket, állítsa be a vizuális bemutatókat
- Kommunikációs elemek és anyagok gyártása
- Az esemény forgatókönyvének megírása
- Összeszerelés, rendezvény és szétszerelés
- Elemzések összeállítása és az eseményjelentés elkészítése
A fő szakaszok meghatározása után meg kell határozni a befejezés dátumát mindegyiknek a korábbi tapasztalatoknak megfelelően. Ha kétségei vannak, ne habozzon, kérjen beszállítójától a szükséges idő becslését. Ezután ossza meg ütemezését a projekt különböző érdekeltjeivel, hogy azok ellenőrizhessék és jóváhagyhassák az előrejelzéseket. A menetrendnek a lehető legreálisabbnak kell lennie, és nyilvánvalóan módosítható a megbízatás teljesítése során.
Ütemezés Kiállítás és gálaest
Június 10 és 11
Lépések Dátum Resp.
Első megbeszélés
célok, célok és célközönség Szeptember közepén csapat
Készítse el a vázlatot, és válassza
az esti témák november eleji csapat
Javasolt dátum + hely és szobák + tartalom
A költségvetés és az ütemterv bemutatása November eleji csapat
Az előzetes terv jóváhagyása november közepén DP
2 - A feladatok listája
A különbség az ütemezés és a feladatlista között az, hogy az ütemezés áttekintést nyújt a projekt főbb stratégiai szakaszairól és időben elhelyezi azokat, miközben a feladatlista részletesen és pontos határidőkkel tartalmazza az elérendő teljesítmény egyes szakaszait. hogy elérje őket. Ez a lista sokkal teljesebb és részletesebb, mint az idővonal. Íme egy példa a két eszköz közötti különbség jobb megértésére: