5 Miért 5Y módszer
Ha probléma merül fel a vállalat bármely pontján, sok vezető érthető módon a probléma gyors és azonnali megoldását követeli alkalmazottaitól. Az időigény és a szisztematikus problémamegoldási technikák hiánya miatt nem ritka, hogy csak a probléma tüneteit szüntetik meg. A probléma tényleges oka továbbra is fennáll, ennek eredményeként ugyanaz vagy hasonló probléma egy idő után újra felmerül. Ha hosszú távú megoldást szeretne kifejleszteni, akkor nem elég csak "megkarcolni" a probléma felületét (tüneteit), hanem inkább a probléma gyökeréhez (okhoz) kell "ásnia" magát.
Ez a helyzet vizuálisan összehasonlítható a gyomlálás aktivitásával. Ha valóban meg akarsz szabadulni a gyomtól, akkor az ágy felszínéből kiálló növény egyszerű levágása csak rövid hatást fejt ki. Egy idő után a gyomok visszanőnek. Ahhoz, hogy valóban eltávolítsuk, el kell távolítani a gyomnövényt a gyökereivel együtt. Tehát mélyebbre kell ásnia és el kell jutnia a probléma legszorosabb értelmében.
5 Miért az eljárás
Az 5 miért módszer itt kezdődik. Ezért hozzárendelik az angol használatban a kiváltó okok elemzésének technikájához (root = root) is. A módszer alkalmazásának eljárása nagyon egyszerű és ugyanakkor nagyon hatékony:
1. A probléma leírása:
Először a probléma rövid leírását tartalmazza:
- Mi történt pontosan?
- Hol jelentkezett a probléma?
- Mikor történt az eset?
- Ki volt érintett? Ki fedezte fel a problémát?
- Milyen következményei vannak a problémának?
A probléma szemléltetésére vázlat vagy fotó készülhet.
2. A kiváltó ok elemzése:
Ezután elvégzik a kiváltó ok elemzését. Az egyik azt kérdezi, miért, amíg meg nem találják a probléma valódi okát. Valahányszor van válasz a miért kérdésre, egy új miért megfogalmazással kérdőjelezik meg. Ily módon az ember egyre mélyebbre hatol a probléma kiváltó okáig.
3. Javító intézkedések:
Az ok megtalálása után fontos megfelelő korrekciós intézkedések levezetése és végrehajtása. Egy megfelelő cselekvési terv felelősségekkel és határidőkkel támogatja a végrehajtást.
4. A hatékonyság ellenőrzése:
Az intézkedések eredményét a végrehajtás után azonnal ellenőrizni kell. Létezik még mindig a probléma, vagy újra létezik? Eredmények voltak-e? Ha visszatérő intézkedésről van szó, például a rendszeres karbantartási munkák elvégzéséről, akkor célszerű rendszeres ellenőrzéseket is végrehajtani.
A végrehajtás szabályai
Az 5W-os elemzés célzott elvégzéséhez három alapvető szabályt kell betartani:
! 1. szabály: Ne tegyen feltételezéseket
Semmi esetre sem szabad feltételezni a probléma felmerülésének folyamatát. Így gyorsan téves következtetésekre juthat az okokkal kapcsolatban. Jobb:
- Mindig kérdezze meg a tényeket a folyamatban részt vevőktől
- Mutasson példákat a helyszínen, például dokumentumokat,
Folyamatlépések vagy munkadarabok
! 2. szabály: Ne állj meg túl korán, kérdezz tovább
Addig kérdezd "miért", amíg a kiváltó okot meg nem találják. A gyakorlatban sajnos újra és újra előfordul, hogy az 5W-os elemzést egyszerűen túl korán fejezik be, bár a tényleges okot még nem sikerült azonosítani. Ha egy miért kérdésre adott válasz hibás vagy hiányzó folyamatra irányul, ez gyakran jó jel arra, hogy a probléma "gyökeréhez" jutottál.
! 3. szabály: Felülvizsgálat a kérdés megfordításával
Egy jó módszer annak igazolására, hogy megtaláltad a valódi okot, fordítva tedd a "ha-akkor" utasítással.
Miért felejtettem el otthon a kulcsokat?
--> Mert ma reggel rohanás volt, mert későn keltem
Ha nem keltem fel későn ma reggel, nem felejtettem volna el a kulcsaimat.
--> Itt jól látható, hogy a késői felkelés nem feltétlenül vezet a kulcs elfelejtéséhez, vagyis a valódi okot még nem sikerült meghatározni
Az 5W módszer hátrányai
Az 5W módszernek azonban van hátránya is. Gyakran nemcsak egy, hanem több oka is van a problémának. Ilyen esetekben el kell dönteni, hogy melyik utat követjük, mivel az 5 Whys módszer mindig csak egy okot céloz meg.
Egy másik nagyon hatékony problémamegoldási technika, amely ilyen több okot is kezel, az Ishikawa diagram.
Képzési videó 5Miért
Van egy nagyon jó oktatóvideó Jeff Hajek Videókból az 5Why-n a YouTube-on. Ezt megtalálja videokollekciómban is: 5 Miért videók