Az e-mailek 10 aranyszabálya Ivan Blatter felépítve
Az e-mailek a mai munkakörnyezet első számú kommunikációs eszközei. Az e-mailek szilárdan beépültek a mindennapi munkába, és nem fognak hamarosan megszűnni. Ahogy a régi jó faxot sem lehet elvinni.
Megtanulta azt is, hogyan kell korrekt üzleti leveleket írni az iskolában vagy a képzésen? Biztosan megtanulta a helyes üdvözlést és természetesen megtanulta a helyesírás szabályait.
De megtanulta már, hogyan kell megfelelően kezelni az e-maileket? Valószínűleg nem.
Tehát itt van az e-mail 10 aranyszabályom.
1. szabály: Ne először ellenőrizze az e-mailt.
A nap első órája és az első óra az íróasztalnál döntő fontosságú: az a nap, ahogyan ezt a két órát eltölti.
Ha először az irodában ellenőrzi e-mailjeit, nagy a kockázata, hogy elveszik bennük. Ugrás egyik e-mailről a másikra, és így egyik feladatról a másikra. És hirtelen 10 óra van, itt az ideje a kávészünetnek, és még nem igazán csináltál semmit.
Jobb kezdeni a nap egyik legfontosabb feladatával. Ha ezt megtette, gondoskodik az e-mailjeiről. Tehát van valami fontos dolog az asztalról, mielőtt eltévedne az e-mailekben.
2. szabály: Minden e-mailt csak egyszer kezeljen.
Az e-maileket úgy lehet kezelni, mint a forró burgonyát: Csak egyszer veszed a kezedbe.
A valóság más: beérünk egy e-mailt, amikor megérkezik. Majd később újra elolvassuk, amikor a beérkező levelek között robogunk. Aztán újra elolvassuk, amikor a feladó az aktuális állapotról kérdez. És végül újra elolvassuk, amikor végre megszerkesztjük.
Csináld másképp: Amikor elolvasta az e-mailt, azonnal döntsön arról, mit tegyen vele. Ez nem azt jelenti, hogy azonnal el kell végeznie, hanem egyszerűen tegye az e-mailt oda, ahova tartozik. Ebben a LAHA elv segít.
3. szabály: Rövid és édes
A következő elv érvényesül: Az e-maileket nem olvasják el. Az e-maileket legfeljebb beolvassák.
Panaszkodhatunk erre, de semmi haszna (kipróbáltam).
Jobb illeszkedés és Legyen rövid és kedves az e-mailje.
Erről bővebben az öt mondatos házirendem leírásában olvashat.
4. szabály: Adjon időt a címzettnek a válaszadásra.
Ne várjon azonnali választ az e-mailre.
Szélességeinken van egy válasz 24 órán belül szokásos és teljesen rendben van. Más a helyzet az USA-ban, ahol a válasz a következő három órán belül várható.
Mindenesetre az elkövetkező négy percben nem várható válasz egy e-mailre.
Természetesen ennek fordítottja is érvényes: Ha 24 órán belül nem tudsz válaszolni egy megkeresésre, röviden értesítsd a feladót, például:
Köszönöm az e-mailed! Az eredményt a hét végéig megkapja.
5. szabály: A válasz mindenkinek felel.
Körbejárhatja az íróasztalt, mielőtt rákattintana a "Válasz mindenkinek" gombra, és közben ezt gondolja át, hogy valóban szüksége van-e rá.
Ennek és a következő két szabály be nem tartása az egyik legnagyobb oka a levéláradatnak.
Soha ne kattintson a "Válasz mindenkinek" gombra, ha csak a "Köszönöm" szót mondja.
6. szabály: Használja takarékosan a CC mezőt.
Tartózkodjon attól, hogy mindenféle embert felvegyen a CC-be. Különösen hagyja ki azokat, amelyeket az e-mailje is érdekes lehet.
És ha feltétlenül fel akarsz venni valakit a CC-be, írd meg az okot az e-mailbe. Számomra gyakran mondja az üdvözlet alatt:
cc Meierné tájékoztatásul
cc Müller úrnak az osztályon belüli terjesztés céljából
Stb.
7. szabály: lemond a BCC-ről.
Vannak hasznos e-mail funkciók, vannak feleslegesek, és van a BCC mező.
Valójában csak egy oka van a BCC mező használatának: nevezetesen ha sok olyan címzettnek küld e-mailt, akik nem ismerik egymást, és nem akar más e-mail címet terjeszteni.
Egyébként nincs ok a BCC használatára. Különösen azért, hogy ne mutasd meg például a felettesednek, hogy valamit csinálsz.
8. szabály: Az e-mailek virtuális levelek.
Az e-mailek - a név mindent elmond - elektronikus levelek. Noha új hivatalos szabályokat hoztak létre, bizonyos szabályok a levelekhez hasonlóan érvényesek:
- A helyesírás, helyesírás vonatkozik. Mindent kisbetűvel írva nem válik hirtelen helyesé és elterjedtté egy e-mailben.
- Írj egy normális, tisztességeset Üdvözlés.
- Felejtsd el üdvözlet Nem.
Alapvetően: Ön is képviseli önmagát és cégét e-mailekkel. Bizonyos képet közvetít. Tehát cselekedjen ennek megfelelően.
9. szabály: Az e-maileknek jó témára van szükségük
Ha lehetséges, a témának összefoglalnia kell az e-mailt, így a befogadó tudja, miről van szó. Az olyan információk, mint az „információ” vagy a „munkamenet”, haszontalanok, és a szükségesnél nehezebbé teszik a címzett számára.
Mindannyian átfutjuk a témát, hogy eldöntsük, melyik e-mail érdekes és olvasott. Egy jó téma olyan, mint egy jó könyvcím, és e-mailje kiemelkedik a tömegből.
10. szabály: Ne ordítson az e-mailekben.
NE ÍRJON E-MAILT BETŰBETŰKEL. Nem kell ordítani. Ha valamit kiemelni akar, írjon félkövéren vagy dőlt betűvel.
És tartsa az ujjait a felkiáltójeltől. Ez nem megy jól.