Az új üzleti étrend kevesebb papírt fogyaszt a Business-Age digitális irodával, az erőforrás-központtal
A ledolgozott óránkénti munkaerő termelékenysége, az európai átlag 5-6-szorosa alatt a román vállalatoknak nyilvánvalóan szükségük van a modernizációra. A digitális irodára való áttérés valós esély a fejlődésre, mivel a helyi vállalkozók megértik, hogy a papír alapú munkafolyamatok nem hatékonyak, megkönnyítik a hibákat és indokolatlan költségeket jelentenek.
A "papír nélküli" fogalommal gyakran társított digitális iroda nem a papír teljes megszüntetését, hanem a munkafolyamatok digitalizálását jelenti, így nő a munka hatékonysága, és csökken az idő és a pénz költsége. De mit jelent a digitális irodára való áttérés gyakorlati szempontból? A szkenner és a mobiladat-előfizetések egyszerű hozzáadása nem jelenti a digitális átalakulást. Többre van szükség.
Együttműködés és digitalizálás
A digitális iroda mind a Bărăgan szívében található gyár, mind a Calea Victoriei ügyvédi iroda számára magában foglalja az információk előállítását, forgalmazását és felhasználását az elektronikus médiában. De csapatmunka, mobilitás, archiválás és adatbiztonság is. Az iroda digitális átalakulása az elektronikus üzenetküldés, az együttműködési munkamegoldások és a dokumentumok megosztásának állandó használatával kezdődik. Így az információk gyorsan keringenek, a döntéseket valós adatokkal lehet alátámasztani, és az ügyfelek időben kapnak választ. A jelenlegi tevékenység hatékonyabbá és sokkal rugalmasabbá válik, és az alkalmazottak mobil eszközök (laptop, táblagép, telefon) segítségével bárhonnan elvégezhetik tevékenységüket.
A dokumentumok generálásához, terjesztéséhez és megosztásához ugyanazon csapat tagjai között vagy a külvilággal egyszerű és hatékony megoldás az Office 365. Az előfizetéssel elérhető Microsoft termelékenységi programcsomag hozzáférést biztosít mind az Outlook, mind a Word és az Excel klasszikusokhoz, mind pedig a személyes teret a dokumentumtárolás és egyszerű együttműködés a SharePoint Online szolgáltatással. A vállalkozás jellegétől vagy a szervezet méretétől függetlenül az Office 365 a legjobb kezdet a digitális iroda létrehozásához.
Hogyan lehet eltávolítani 10 tonna papírt
Nyilvánvalóan vannak olyan területek, ahol a tevékenység összetettebb, és ahol a jogszabályok előírják, hogy a dokumentumokat hosszú ideig papíron kell tartani. Az ilyen szervezetek számára, amelyek nagy számú dokumentumot kezelnek, vannak megoldások a fizikai dokumentumok digitalizálására és a nyilvántartási műveletek megszervezésére. A SEAP (elektronikus közbeszerzési rendszer) adatai szerint egy nagy városháza évente körülbelül 10 000 papírlapot vásárol és fogyaszt, ami közepes méretű irodát töltene meg. Egy olyan alkalmazással, mint a StarCapture, bármely vállalat vagy állami intézmény gyorsan átviheti az összes fizikai dokumentumot elektronikus formátumban, majd könnyedén megoszthatja azokat a tevékenységspecifikus munkafolyamatoknak megfelelően. Így tud 10 tonna papírt sokkal könnyebben kezelni és tárolni, az információkat pedig gyorsabban megtalálni.
Ha az egyéni felhasználók számára az Office 365 lefedi az információtárolási követelményeket, szervezeti szinten a digitális dokumentumokat olyan professzionális megoldással kell archiválni, amely lehetővé teszi a hatékony kezelést mind tárolás, mind osztályozás, keresés és visszakeresés szempontjából. Például a SEAL megfelel egy magáncég vagy közintézmény összes hosszú távú archiválási követelményének. Sőt, ez egy könnyen ellenőrizhető eszköz, és havi előfizetés alapján is elérhető.
Trend a szükségességgel szemben
Sokan úgy vélik, hogy a "digitális átalakulás" csak a nyugati gazdaságtól kölcsönzött tendencia. Közelebbről megvizsgálva azonban ennek az evolúciónak az előnyei viszonylag könnyen érthetők és értékelhetők. Bármely vállalkozónak fel kell tennie egy egyszerű kérdést: "Mi fogyaszt engem a legjobban"? A válasz ugyanolyan egyszerű: információk keresése, kézi beavatkozás a dokumentumokba, kiterjesztett értekezletek előkészítése stb. Az idő jelenti a digitalizáció legnagyobb nyereségét, mert a megszerzett órák termelékenységgé és jövedelmezőséggé válnak.
Románia esetében az Eurostat által szolgáltatott adatok szerint a minimálbér megkétszereződött 2008-2016 között, és implicit módon a bérszint általános növekedése volt, ami a termelékenység növelésének létfontosságú szükségességéhez vezet. Az alkalmazottak hatékonyságának növelése érdekében fel kell számolniuk az állásidőket, képesnek kell lenniük arra, hogy könnyen együttműködjenek a kollégákkal és mobilak legyenek. Nehéz megtenni, ha az információk nagy része papíron van. A papír magas előállítási, kezelési és tárolási költségeket okoz, és drasztikusan korlátozza az információáramlást. Ha ki akarsz szállni ebből a csapdából, a Star Storage az integrált megoldások szállítója, a partner, amelyre szüksége van digitális irodájának felépítéséhez és az elektronikus dokumentumokkal együttmûködõ munkakörnyezethez.