Így gondoskodhat arról, hogy az Outlook programban semmi fontos dolog ne kerüljön az ujjaiba
Még vízálló tervezési rendszer esetén is mindig figyelmen kívül hagyhat valamit: megbeszéléseket, határidőket vagy egy feladat elvégzését. Az Outlook funkciók széles skáláját kínálja, amelyek segítenek abban, hogy ne hagyja szem elől a fontos dolgokat, és időben gondolkodjon a találkozókon vagy azok előkészítésén.
Használja ki az emlékeket
Annak érdekében, hogy valóban gondolkodjon egy megbeszélésen vagy egy feladat elvégzésén, és ne felejtse el azt a napi nyüzsgésben, az Outlook emlékeztetheti Önt. Az Outlook egy ablakot jelenít meg a megbeszélésről/feladatról, és hangjelzést is kiad.
Ehhez válasszon a találkozókhoz a mezőben memória a kívánt előrelépést A.. A példában egy értesítés jelenik meg a találkozó előtt három nappal. A feladatokhoz és a további lépésekhez (lásd a következő részt) jelölje be a négyzetet memória és válassza ki az értesítés megjelenésének dátumát és időpontját.
Az Outlook lehetőséget kínál arra is, hogy minden találkozóra vagy feladatra automatikusan bekapcsolja az emlékeztetőt. Ehhez használja a parancsot Fájl - Opciók - Naptár vagy. feladatok. Ezután a határidőn belüli feladatokra vonatkozó emlékeztető egy meghatározott időpontban jelenik meg. Személy szerint szerintem ennek nincs értelme, mert a rögzített emlékeztető előre be van állítva a találkozókra, ami a legtöbb esetben nem felel meg nekem.
Az újraküldéshez használja a nyomon követési funkciót
Ha gondolni akar egy telefonhívásra vagy az e-mailre adott válaszra, létrehozhat egy feladatot (emlékeztetővel vagy anélkül). Vagy használhatja a gyakorlati nyomon követési funkciót: Itt beír egy feladatot a feladat-tervezőbe, és összekapcsolja azt az elérhetőséggel vagy az e-maillel, amelyre válaszolni szeretne. Ennek leggyorsabb módja a név vagy az e-mail, a parancs kiválasztása Start - nyomon követés hívás, Egyedi válassza ki, adja meg az esedékesség dátumát, és ha szükséges, állítson be emlékeztetőt B.. a menüben A követéshez vannak olyan előre definiált esedékességek is, mint pl Ma reggel stb. közül lehet választani. Emlékeztető azonban nem jelenik meg. Ezt meg kell tennie a kiválasztás után Indítás - Követés - Emlékeztető menj hozzá.
Használjon mappákat vagy keresési mappákat
A mappák egy másik Outlook elem, amely jó módja annak, hogy elkerüljük a fontos feladatok, például a B. egy "Tennivaló" mappa, ahová áthelyezi az összes e-mailt, amelyek még mindig műveletet igényelnek. A nyomon követéssel ellentétben számukra nincs meghatározva határidő. Tehát emlékeznie kell arra, hogy keresse meg a mappát, és válaszoljon a függőben lévő e-mailekre. Ez akkor hasznos, ha már rögzített időpontokat foglalt az e-mailek megválaszolására. Miután megválaszolta az e-mailt, helyezze át abba a mappába, ahol archiválni kívánja.
Az Outlookban előre meghatározott keresési mappa szintén nagyon praktikus A követéshez, amelyet a mappalista végén talál. Amikor megnyitja ezt a mappát, az Outlook gyorsan megtalálja és megjeleníti az összes e-mailt, amelyeket nyomon követésként megjelölt. Ez azonnali áttekintést nyújt, hasonlóan az imént leírt tennivalók mappához. Az egyik különbség az, hogy a keresési mappa a teljes beérkező levelek mappájából és a benne lévő mappákból keresi a nyomon követéshez megjelölt e-maileket, vagyis megjeleníti azokat az e-maileket is, amelyeket már tárolt a megfelelő ügyfélmappában.