Interjú Nálunk szinte minden éves kimutatásban hibák vannak az ingatlanban
A WiE igazgatási tanácsadóként szerzett tapasztalatairól Eva Heck taggal beszél.
A WiE tagja és adminisztratív tanácsadója, Eva Heck, Frankfurt/M. WiE bepillantást enged korábbi adminisztrációs tanácsadói munkájába és a nehézségekbe, amelyekkel találkozik. Heck Eva értékes tanácsokat ad más adminisztratív tanácsadó testületek számára, különösen azok számára, akik csak most kezdenek dolgozni adminisztratív tanácsadó testületként. Megtudhatja azt is, hogy Eva Heck hogyan foglalkozik a felelősség kérdésével, és mely témákat látja a legsürgetőbb reformre a WEGesetz közelgő reformja szempontjából.
WiE: „Ms. Heck, Ön két évig adminisztratív tanácsadó volt két különböző WEG-ben. Milyen nehézségekbe ütközik e tevékenység során? "
Heck Éva: „Tapasztalatom szerint a legnagyobb probléma az, hogy gyakran nem világos, hogy a vezető pontosan mi a felelős. Számunkra is gyakran nehéz elérni, hogy a steward elvégezze a munkáját. Néha az adminisztrátorok hónapokig nem jelentenek. Végül tanácsadó testületként azt a munkát végezzük, amelyért a WEG ténylegesen fizet az adminisztrátornak. "
Mint például?"
WiE: "Hogyan készülsz fel egy ilyen vezetőváltásra?"
Heck Éva: „Mindenekelőtt fontos, hogy megfelelő időben gondoskodjunk az új ügyintézésről, még mielőtt lejárna a meglévő ügyintéző szerződése. Körülbelül kilenc hónappal korábban kezdtük el megvizsgálni a többi adminisztrációt, és ajánlatokat szerezni tőlük. Ezután megbeszéljük Önnel a WEG ellenőrzését, a szerződések elküldését és a tárgyalásokat. Ha az árról van szó, különös figyelmet fordítunk a benne foglalt szolgáltatásokra, és alaposan megvizsgáljuk, hogy a további szolgáltatások mennyibe kerülhetnek. Ezután mellékletként elküldjük az előzetesen megtárgyalt szerződéstervezeteket a tulajdonosgyűlés meghívójával, hogy minden tulajdonos nyugodtan megvizsgálhassa az ajánlatokat. "
WiE: "Előfordul-e néha a munkád során, hogy először meg kell tudnod bizonyos dolgokat, és hol szerezzük be a szükséges információkat?"
Heck Éva: „Igazgatási tanácsadóként folyamatosan olyan új témáknak és kihívásoknak vagyok kitéve, amelyeket először magamról kell megtudnom. Megtalálhatom a szükséges információkat az interneten és a WiE weboldalán, átolvashatom a WiE útmutatóit, és részt vehetek a WiE webes szemináriumokon és a WiE találkozókon. Ezenkívül gyakran igénybe vettem az ingyenes WiE jogi tanácsadást, és engedtem, hogy WEG-nk közvetítsen olyan szakértőket, mint ügyvédek és építészek. Végül, de nem utolsósorban beszélek más lakástulajdonosokkal is, akik barátok. "
WiE: "Ellenőrzi az éves beszámolót, és hogyan tovább?"
Heck Éva: „Az első három évben egyedül ellenőriztem a számlákat, végül az igazgatóság egy másik tagjával együtt. Elsősorban a nyugtákat, a könyvelési számlákat, a számlakivonatokat és az egyes kivonatokat ellenőrizzük. Megvan a „Végül perspektíva! Az éves beszámoló ellenőrzése ", amelyet a Wohnen im Immobilien e.V. Sokat kaptam abból is, hogy részt vettem az "éves könyvelés" témájú kerekasztal-beszélgetéseken a frankfurti/m-i WiE-n. azért szervezett, mert itt az egyéni problémák szakértőkkel történő megvitatásának lehetősége mellett a többi adminisztratív tanácsadó testülettel folytatott cserét sem hanyagolják el. "
WiE: "Milyen problémákkal szembesül az éves beszámoló ellenőrzése során?"
Heck Éva: „Gyakran nem lehet a bizonylatokat hozzárendelni a könyvelő tételekhez, mert az átutalások gyakran különböző számlák között történnek. Az igények szintén nehézségeket okoznak. Ezeket egyszerűen csak "követelések" megnevezéssel könyvelték el teljes összegben, de az egyedi követeléseket nem sikerült azonosítani tőlük. Annak érdekében, hogy ne veszítsük el a WEG kiemelkedő igényeit, tanácsadó testületeinknek percek alatt ellenőrizniük kell őket. Mivel adminisztrációnk nem maga teljesíti az igényeket, hanem csak rajtunk keresztül, tanácsadó testületeken keresztül cselekszik. Ez bosszantó. Ráadásul a folyó fizetési mérlegből nem derül ki egyértelműen, hogy mennyire likvid a WEG, vagy még hiányzik-e belőle pénz. Mindez nem található meg az éves kimutatásban, ezért sokaknak külön listákat kell vezetnünk. Következtetésem az adminisztratív tanácsadóként végzett többéves ellenőrzés után: Nyilvánvalóan szinte minden éves kimutatásban vannak hibák. "
WiE: "Milyen következtetéseket von le ebből?"
Heck Éva: „Most megállapodtunk az ügyvezetővel abban, hogy ezentúl ő maga készíti el a fennálló követelések áttekintését az éves kimutatás részeként, és hogy a hiteleket évenként bontják, ami különösen fontos a bérlő tulajdonosok számára. Nagyon gondosan ellenőrzem a számlázást is, és ha szükséges, kérje az adminisztrátort, hogy magyarázza el nekem a számokat. A véletlenszerű ellenőrzés sajnos nem elegendő, minden számadatot meg kell érteni és meggyőzőnek kell lennie. "
WiE: "Munkája melyik részének találja a legnagyobb kihívást?"
Heck Éva: „Feltétlenül ellenőrizze az éves beszámolót! Már sok hétvégébe került. "
WiE: "A felelősség kérdése: Tudja, mit kell pontosan tennie, és tartózkodik a tanácsadó testület tagjaként végzett munkájától annak érdekében, hogy ne tegye ki magát felelősségvállalás kockázatának?"
Heck Éva: „Mint adminisztratív tanácsadó testület, nem szabad hagynia, hogy az adminisztráció arra kényszerítse Önt, hogy vállaljon olyan feladatokat, amelyeket az adminisztrációnak ténylegesen végre kell hajtania. Sajnos a közigazgatás ezt megpróbálja újra és újra megtenni annak érdekében, hogy a tanácsadó testületek felelősek legyenek. Ezen felül, mint adminisztratív tanácsadó testület, meg kell győződnie arról, hogy az összes szükséges információt a tulajdonosok rendelkezésére bocsátják. Mert az adminisztratív tanácsadó testületnek természetesen nem szabad semmit „lepleznie”. Számomra azonban nem teljesen egyértelmű, hogy adminisztratív tanácsadóként mikor és miért felelek azért, amiért és milyen mértékben. "
WiE: "Fedezte-e a felelősség kockázatát, és ha igen, hogyan?"
Heck Éva: „Már a kezdetektől fontos volt számomra a felelősségvállalás kockázatának fedezése, amelyre az igazgatóság tagjaként tartozom. Ezért az én kezdeményezésemre WEG-ünk valamikor ezelőtt anyagi károk felelősségbiztosítását kötötte az igazgatási tanácsadó testületünkhöz. "
WiE: "Hol látja a legsürgetőbb reformot a társasházi törvény közelgő reformjával kapcsolatban?"
Heck Éva: „Legfőbb kívánságom az lenne, hogy az adminisztrációs feladatokat egyértelműbben szabályozzák. Az adminisztráció tanácsát a WEG-nek sokkal nagyobb súlyt kell kapnia. Ezenkívül a WEG értékének fenntartása sokkal inkább a menedzsment tevékenység középpontjába kerül. A közigazgatásnak nagyobb felelősséget kell éreznie a feladatok átfogó elvégzéséért a WEG értelmében. Gyakran hiányzik a proaktív munka is. Például a WEG-ben egy komplex és drága ültetésről döntött és hajtott végre az adminisztráció. Sajnos valószínűleg nem vették figyelembe, hogy a növényeket rendszeresen öntözni kell. A növények elpusztulását fenyegetik, a károsodásnak WEG-je van. Ezenkívül nem engedélyezhető az igazgatás mentesítése az éves beszámoló tekintetében. Nem fogadható el, hogy az adminisztrációt rendszeresen mentesíteni lehet a tulajdonosok értekezletén, és ezért felelősséggel tartozik. Ezenkívül a törvénynek egyértelműen szabályoznia kell, hogy mely információkat kell megtalálnia a beszámolóban, hogy megkönnyítsék az éves beszámoló felülvizsgálatát az adminisztratív tanácsadók számára, de az éves kimutatást is átláthatóbbá tegyék minden tulajdonos számára. "
WiE: "Mit tanácsolna azoknak a lakástulajdonosoknak, akik most veszik át először az adminisztratív tanácsadó testület hivatalát?"
Heck Éva: „Azt tanácsolom, hogy legyen WiE-tag, váltson tapasztalatokat és nehézségeket más adminisztratív tanácsadó testületekkel, és olvassa el a WiE által elérhető számos útmutatót. Ellenőrizze a WEG legfontosabb dokumentumait is. A határozati gyűjtemények tekintetében meg kell határozni például, hogy az összes határozatot végrehajtották-e, vagy vannak-e még fennálló határozatok. A megosztottság nyilatkozatában és a közösségi rendben különösen fontos az a rész, amelyben a tulajdonosok gyűlésének összehívásának módozatait szabályozzák. Az ott szabályozott WEG határozatképessége szintén fontos. Ezen felül minden biztosítási dokumentumot ellenőrizni kell, beleértve annak naprakészségét is. Az összes említett kötelezettség mellett fontosnak tartom azt is, hogy az igazgatási tanácsadó testület állandó kapcsolatban legyen a többi tulajdonostárssal. "
WiE: "Nagyon köszönöm az interjút!"