Iroda f; r belső felügyeleti szolgáltatások - 1996
84. A Belső Ellenőrzési Osztály közel 12 millió dollárnyi potenciális megtérülést és megtakarítást állapított meg az időszak során. Csaknem 9 millió dollárt sikerült megtakarítani vagy visszaszerezni a részleg által ebben vagy az előző jelentési időszakban ajánlott intézkedéseknek köszönhetően. Az aiada konzervatív megközelítést alkalmaz a potenciális megtakarítások becsléséhez, és az ajánlások végrehajtásának szoros figyelemmel kísérése hozzájárult ahhoz, hogy a magasabb összegeket végül visszafizették.
85. Tekintettel a tevékenységek pénzügyi méretére és a lehetséges kockázatokra, a hadosztály erőforrásainak jelentős hányada visszakerült a békefenntartáshoz, a humanitárius tevékenységekhez, különösen az UNHCR-hez, és a beszerzéshez. A különféle közigazgatási területek folyamatos ellenőrzése mellett az aiad nagyobb erőfeszítéseket tett a belső ellenőrzési szolgáltatások nyújtása érdekében a szervezet számára.
86. Az 1995. július 1. és 1996. június 30. közötti időszakban a Belső Ellenőrzési Osztály 131 ellenőrzési projektet indított a következő területeken:
87. A beszámolási időszak alatt ezek az ellenőrzések 260 ellenőrzési közleményt eredményeztek 2105 ajánlással, amelyeket audit célkitűzés szerint bontottak le az alábbiak szerint:
A következő tevékenységi területekre vonatkozóan ajánlásokat tettek:
88. A tanszéken az adott időszakban számos betöltetlen állás volt. 1996 elején a felsőbb szolgálatban lévő 53 állás közül csak 42 volt elfoglalva, ami az üres álláshelyek csaknem 21 százalékos arányának felel meg. Az üres álláshelyeket a pénzügyi válság kapcsán bekövetkezett felvételi befagyasztás töltötte be, az a tény, hogy az 1996-1997-es kétéves időszakra jóváhagyott költségvetési tételeket csak költségeik 50% -án értékelték, az 1996-1997-es költségvetésben elrendelt üres álláshelyek szabadabbak voltak Pozíciók és a szervezet általában lassú toborzási folyamata. A beszámolási időszak végéig további három állás betöltődött, és csak nyolc betöltetlen állás maradt, amelyekre a felvétel még nem fejeződött be. Ha az összes pozíció betöltődött volna, további 2000 vizsganap állhatott volna rendelkezésre. Ez több vizsgálati területet lefedett volna, és lényegesen több eredményt hozott volna.
90. Az osztályon nőtt a nők aránya a beszámolási időszak alatt. Az elmúlt 12 hónapban négy magas rangú köztisztviselő nő csatlakozott az osztályhoz (egyikük a P-5, egy a P-3 és kettő a P-2 rangban).
91. A belső ellenőrzési osztály nagyobb erőfeszítéseket tett annak érdekében, hogy ellenőrző személyzetének megfelelő technikai képzést nyújtson. A genfi és nairobi székhelyű könyvvizsgálók kéthetes szemináriuma a teljesítmény-ellenőrzésre és az ügyfelek közeli ellenőrzésre összpontosított. Egyéb képzési tevékenységek olyan témákat öleltek fel, mint a belső ellenőrzési standardok, a beszerzési auditok, az ellenőrzés során alkalmazott technológia használata és az ellenőrzési eredmények hatékony bemutatása. A képzés során az osztály együttműködik a Belső Ellenőrök Intézetével és más képesített képző intézményekkel. Ezen túlmenően a tanszék képzési tevékenységét az Egyesült Nemzetek Szervezetének különböző tagállamai legfelsőbb ellenőrzési intézményei támogatták.
92. Az ENSZ Nemzetközi Kábítószer-program és a Belső Felügyeleti Hivatal közötti megállapodás alapján a Belső Ellenőrzési Osztály 1996. május 1-jén megkezdte a Kábítószer-program Alap által finanszírozott tevékenységek belső ellenőrzését. Ezenkívül megállapodást kötöttek az ENSZ Közös Nyugdíjpénztára és az aiad között a belső ellenőrzési szolgáltatások nyújtásáról a nyugdíjalap számára. Az aiada felülvizsgálati központot hozott létre a nyugdíjalap számára, amely 1996 szeptemberében kezdi meg működését. A kábítószer-ellenőrzési program és a nyugdíjpénztár is megtéríti az aiadot a nyújtott ellenőrzési szolgáltatások költségeivel.
93. Belső ellenőrzési előírások: A szervezet egésze még nem reagált az aiad ajánlására, hogy fogadja el a nemzetközi ellenőrzés szabványkatalógusát. A DPKO terepi műveletek adminisztrációs és logisztikai osztálya (FALD) azonban megállapodott abban, hogy a békefenntartás vezetőinek képzési programjába beépíti a belső ellenőrzések egyik elemét. Az aiada üdvözli ezt az első lépést, és várja a szervezet vezetői szintjének hasonló kezdeményezéseit.
2. Jelentős megállapítások és ajánlások
94. o. Békefenntartó műveletek: Lásd a 17–39. Bekezdést.
95. UNHCR: Lásd a 46–56. Bekezdést.
96. Integrált irányítási és információs rendszer (IMIS): A belső ellenőrzési részleg informatikai részlege szorosan együttműködött az IMIS munkatársaival annak biztosítása érdekében, hogy az IMIS megtervezése és felépítése, tesztelése, átalakítása és megvalósítása megfeleljen az információs rendszerek fejlesztésére és átadására vonatkozó adatfeldolgozási és tesztelési előírásoknak, hogy elegendő belső ellenőrzési mechanizmus álljon rendelkezésre és A folyamatok beépülnek a rendszerbe, és ezek továbbra is a rendszer szerves részei maradnak az átadás és a megvalósítás során.
97. email: Az e-mail vezetői felülvizsgálata azt mutatta, hogy az e-mail a kommunikáció fontos formájává vált az Egyesült Nemzetek Szervezete számára, amelynek óriási fejlődési lehetőségei vannak a szervezet gazdaságossága, hatékonysága és eredményessége terén. Az ellenőrzés megállapította, hogy a politika és a célkitűzések nincsenek egyértelműen meghatározva; nem voltak teljesítménymutatók vagy értékelési kritériumok; és a menedzsment még nem dolgozott ki átfogó stratégiát a szervezeti célok elérésére. Külön jelentést nyújtottak be a Közgyűlésnek a legfontosabb megállapításokról és ajánlásokról (A/50/1005).
98. Adatfeldolgozás a regionális bizottságokban: A Belső Ellenőrzési Osztálynak a regionális bizottságokban végzett informatikai tevékenységek felülvizsgálatának tervével összhangban elvégezték a Latin-Amerika és Karib-térség Gazdasági Bizottságának (ECLAC) adatfeldolgozási rendszerének ellenőrzését, amely kiterjedt a számítógépes környezetre, annak működésére és alkalmazási módszereire. A figyelem középpontjában a Computer Services szekció állt, amely felelős az informatikai infrastruktúráért, és megkönnyíti a személyzet számára annak hatékony használatát, ezáltal javítva az ECLAC általános teljesítményét és termelékenységét. Az ellenőrzés legfontosabb megállapításai a következők: az adatfeldolgozási tevékenységek irányítóbizottság általi aktívabb ellenőrzésének szükségessége, a pénzügyi információk pontosságának és megbízhatóságának biztosítására szolgáló formálisabb módszer kidolgozása, valamint a biztonsági intézkedések és az adatok helyreállításának javítása.
99. Általános adminisztráció: Ellenőrzéseket végeztek többek között a következő területeken: létszámtervek ellenőrzése, oktatási támogatások, mobilitási és nehézségi támogatások, bérleti díjak és utazási díjak.
102. ENSZ postai adminisztráció: A Belső Ellenőrzési Osztály ellenőrizte az ENSZ Postaigazgatóság működését. A Postaigazgatás jelenleg pénzügyi nehézségekkel küzd, és a jövőben nem képes finanszírozni saját működését, ha továbbra is veszteséges. A tevékenységéből származó jövedelem 1990 és 1995 között folyamatosan csökkenő tendenciát mutatott. Az 1992-1993-as és az 1994-1995-ös kétéves időszakok folyamatos csökkenése, a megnövekedett kiadásokkal párosulva, 2,2 millió dolláros nettó veszteséget eredményezett 1995. december 31-én. E kedvezőtlen fejlemény miatt az ENSZ Postaigazgatósága általában már a tartalék 94 százalékával rendelkezett Az alap 1991 és 1995 közötti tevékenységekre fordult. Ha ezt a negatív tendenciát nem lehet megfordítani, az Egyesült Nemzetek Szervezetének meg kell fontolnia, hogy folytatja-e a postai adminisztrációt a jelenlegi formájában.
104. Technikai együttműködési projektek (TC): A Belső Ellenőrzési Osztály 24 fejlesztési együttműködési projektet tekintett át, amelyet a Támogatási és Vezetői Szolgáltatások Minisztériuma hajtott végre, körülbelül 60 millió dollár értékben. Ennek a vizsgálatnak a keretében Ghánában, Japánban, Malawiban, Nigerben, Zimbabwében, Tanzániában és Ugandában zajló projektekbe utaztak. A projektek irányításának átfogó áttekintése a következő hiányosságokat tárta fel: késések a projektfejlesztésben és az indítási szakaszban; Hiányosságok a projekt előkészítésében; Projektek végrehajtása munkaterv nélkül; a költségek jelentős emelkedése, például a projektek késedelmes kezdete és a tervezettnél hosszabb megvalósítás miatt; a projektek nem megfelelő ellenőrzése és ellenőrzése; Nincs projektértékelés vagy az értékelés nyomon követése. Többek között a következő korrekciós intézkedéseket javasolták: határidők meghatározása a projektek előkészítésére, jóváhagyására és kezdeményezésére; A nyomon követés és az elszámoltathatóság javítása; és olyan mechanizmus létrehozása, amely révén a projektek értékeléséből levont tanulságokat továbbadják a projekt szerzőinek és vezetőinek.
105. Tanácsadói tevékenység: Az ellenőrzések során rendszeresen tanácsot adnak a vezetői kérdésekben. A beszámolási időszak alatt az ENSZ haiti missziójának (UNMIH), az ENSZ Békefenntartó Erőinek (UNPF), az ENSZ Angolában végrehajtott ellenőrző missziójának (UNAVEM III), valamint a genfi és nairobi székhely és irodák könyvvizsgálóinak adtak helyt. Tanácsadás menedzsment kérdésekben. Az auditorok az ENSZ bécsi irodájának hatékonyságvizsgálatához is hozzájárultak.