Kerülje el és csökkentse a költségeket - költségkezelés -

Gyűjtse össze és értékelje a költségekkel kapcsolatos információkat

Mely költségek valóban feleslegesek? Melyik csökkenthető? E kérdések megválaszolása érdekében adatokat és információkat kell gyűjteni és értékelni a költséghelyzetről. Az alábbiakban bemutatunk néhány területet, amelyeket részletesebben meg kell vizsgálni. Ez gyakran elrejti a potenciális megtakarításokat. Ahhoz, hogy felfedezze őket, majd elkerülje vagy csökkentse az ottani költségeket, költségelemzést kell végeznie. A következőket kell kidolgozni:

Ki vagy mi vezet ehhez a költségkerethez? Mi a kiváltó ok?
Mi történne, ha a kiváltó okot vagy a költségalapot megszüntetnék (rövid távon, hosszú távon)?
Pontosan mit kell változtatnia a költségek csökkentése érdekében?

Számos módszer és eszköz használható a felesleges költségek azonosítására. Néhányat az alábbiakban mutatunk be és magyarázunk.

Ellenőrizze a termék funkcióit és jellemzőit

Amire egyébként szüksége van az ügyfélnek? A költségek akkor merülnek fel, amikor az ügyfél egy terméket vásárol vagy szolgáltatást vesz igénybe. Az jó dolog. De az ügyfél nem mindig kapja meg pontosan azt, amire szüksége van, vagy amire vágyik. Gyakran többet kap - túl sokat. A termékek olyan funkciókkal és szolgáltatásokkal rendelkeznek, amelyeket az ügyfelek nem értékelnek. Lehet őket karcsúsítani, és ugyanannyi ügyfél továbbra is ugyanazon az áron vásárolna.

Annak felismerése érdekében, hogy a termék vagy szolgáltatás mely funkciói és jellemzői feleslegesek, ezeket pontosan meg kell elemezni az ügyfelek igényeihez viszonyítva. A módszerek:

Ezek működését a vonatkozó kézikönyv fejezetben olvashatja el.

Tisztítsa meg a termékportfóliót

De nemcsak az egyes funkciók vagy funkciók lehetnek feleslegesek, hanem a teljes termékeket vagy a szolgáltatásokat is eltávolíthatják a programból anélkül, hogy a vállalat kárt szenvedne. Magas költségeket okoznak a termelésben, a tárolásban és az adminisztrációban, de (ugyanolyan jó) már nem értékesítik őket.

Termékekkel kapcsolatos mutatók, például:

A teljes értékesítés aránya
hozzájárulási árrés
Készletforgalom

Ezen termékek egy része stratégiai okokból a programban maradhat. Például, ha a vállalat teljes körű szolgáltatóként pozícionálja magát a versenyen, és az ügyfelek ilyennek ismerik el és értékelik.

Példa: termékdiverzitás

A hús és kolbász mellett Meyer hentes kenyeret és zsemlét is árusít. Gyakran maradnak olyan sütemények este, amelyeket a hentesnek el kell dobnia. Szüksége van értékesítési helyiségének egy részére a pékáruk bemutatásához is.

De tudja: sok vásárló szünet alatt jön szendvicset vásárolni. Közülük sok új vásárló, akik gyakran jönnek hozzá hús- és kolbászvásárlása miatt. A szendvics hozzájárulási árrését nagyon szorosan kiszámítják. Ha a költségek megtakarítása érdekében abbahagyja a zsemle és a kenyér árusítását?

Ellenőrizze az ügyfélkört és az ügyfelek értékeit

Néhány ügyfél hűséges és kötődik a céghez, mint a bojtorján. De ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy nyereségesek. Az ügyfeleknek azt is alaposan meg kell vizsgálniuk: Van-e annyi pénze az ügyféllel, hogy fedezze költségeit? Az ezt feltáró fontos mutató az ügyfélérték. Az ügyfél csak akkor vonzó, ha ez pozitív és eléri a minimális szintet. Az összes többi vásárló általában több költséget okoz, mint amennyit hoz. Meg kell válnia ezektől az ügyfelektől.

Az ügyfélérték szempontjából meghatározó az a nyereség vagy hozzájárulás, amely az ügyféllel élettartama alatt keletkezik. Ha ezek tartósan negatívak vagy túl alacsonyak, akkor az ügyfél jelölt az eltávolításra. De jó okai lehetnek annak is, hogy elfogadják az alacsony vagy akár negatív hozzájárulási különbözetet, valamint hogy megtartsák és vigyázzanak az ügyfélre. Például, ha az ügyfél:

fontos referencia-ügyfél,
egy új ügyfél, akinek ügyfélértéke még mindig növekedhet,
úttörő ügyfél, akivel új termékeket lehet fejleszteni és forgalmazni,
egy szorzó, amely felhasználható sok más ügyfél elérésére, ill
olyan piacnyitó, amelyen keresztül új piacok érhetők el.

Az alacsony hozzájárulási ráta ellenére ez azt jelentheti, hogy ezt az ügyfelet meg kell tartani. Eseti alapon kell eldöntenie, hogy meghatározza-e az ügyfelek megtartása szempontjából azt a részarányt, amelyet a vállalat az ügyféllel generál. Az alábbi ábra az 1. ábrán bemutatja, hogyan lehet az ügyfeleket értékelni az eladások és a hozzájárulási ráta alapján egy úgynevezett ügyfél-visszatérítési portfólióban.

Elemezze a folyamatokat

A legnagyobb megtakarítási potenciál magában a vállalat folyamataiban, eljárásaiban és tevékenységeiben rejlik, azonban ezeket a sok egyedi folyamatban és az egyes munkahelyeken nehéz felfedezni. A potenciális költségmegtakarítás azonosítása érdekében a folyamatokat részletesen ellenőrizni kell. Ez nagyon időigényes lehet. Hasznos több szakaszban folytatni:

1. Tekintse át a főbb folyamatokat

Először felülről lefelé ellenőrizzük a fő folyamatokat. Ami nagy megtakarítási potenciállal bírhat?

2. Ellenőrizze a folyamatokat

Ezután belemegy az egyes folyamatokba, hogy felismerje, mit lehet törölni, rövidíteni, szabványosítani vagy automatizálni.

3. Ellenőrizze a munkahelyi tevékenységeket

Végül a munkahelyi egyéni tevékenységeket is ellenőrizzük: Mi a felesleges, mert senkinek nincs szüksége rá? Vagy mert kétszer is megtörtént?

Folyamatkezelési módszereket használhat a folyamatok elemzéséhez. Az egyéni munkahely szintjén minden alkalmazott kihívást jelent. A Kaizen-filozófia szerint véglegesen maguknak kell ellenőrizniük feladataikat és folyamataikat, hogy megnézzék, mit lehetne javítani, leegyszerűsíteni vagy elkerülni.

Mentő személyzet

Az elemzések tesztkritériuma a következő: Megtakaríthatnak-e költségeket a folyamat változásai? Ez valóban csökkenti a kiadásokat és a kifizetéseket? A legtöbb esetben ez arra a kérdésre vezethető vissza: spórolhat-e ezzel munkaidőt, és feleslegessé teszi-e az alkalmazottakat? A folyamatváltozások célja általában a személyi költségek megtakarítása. Ennek különböző formái lehetnek:

A megüresedő álláshelyek már nem lesznek betöltve;
Az alkalmazottak más pozíciókba kerülnek, ahol valóban szükség van rájuk, így nincs szükség új alkalmazottakra;
A munkavállalókat elbocsátják (végkielégítésekkel);
Csökkennek a munkaidő és a fizetések (például részmunkaidős munkával is).

Probléma: A költségek ellenőrzése a munkahelyen

Ha a munkavállaló munkáját a munkahelyén egy bizonyos idő alatt megfigyelik, akkor gyakran gyorsan meg lehet állapítani, hogy mely feladatok és tevékenységek elhagyhatók vagy csökkenthetők anélkül, hogy máshol kárt okoznának. A probléma az, hogy az alkalmazottak gyorsan veszélyben látják saját munkahelyüket, ezért nem vesznek részt ilyen elemzésekben. A munkavállalói képviselők (üzemi tanács) szintén gyakran kritikusan viszonyulnak ezekhez az ellenőrzési intézkedésekhez.

Az ilyen szervezeti és személyi változások általában nem súrlódásoktól mentesek, ezért csak további költségekkel járnak. Automatizált folyamatok esetén ez általában beruházásokhoz és költségekhez vezet a szükséges gépek, rendszerek vagy informatikai berendezések költségeihez. Mindezeket a költségeket össze kell hasonlítani a megtakarított költségekkel.

Takarítson meg anyagköltségeket

A személyi költségek mellett egy folyamat- és tevékenységelemzés az anyagköltségek vagy a szolgáltatási költségek potenciális megtakarítását is feltárja. Ide tartoznak az űrköltségek vagy az energiaköltségek. Az egyéb anyagköltségeket a folyamat fejlesztésével lehet megtakarítani anélkül, hogy csökkentenie kellene az alkalmazottak számát. Példa: Az utazási költségeket telefonos vagy videokonferenciákon, valamint e-learningen lehet megtakarítani.

Tipp: Hasonlítsa össze és értékelje helyesen a lehetséges költségmegtakarításokat

Gyakran az egyik helyen történő költségmegtakarítás egy másik helyen további költségekkel jár. A folyamatváltozások, az automatizálás és az anyagköltségek fontosságának megfelelő összehasonlításához és értékeléséhez az egyes cselekvési alternatívák összes költségét figyelembe kell vennie. Használja a kézi fejezetek eszközeit és számítási eszközeit a folyamatköltség és a teljes tulajdonlási költségről.

A folyamatok kiszervezése és áthelyezése

Sok vállalat úgy akar megtakarítani költségeket, hogy teljes folyamatokat vagy részlegeket kiszervez, és a megfelelő szolgáltatásokat külső szolgáltatóktól vásárolja meg. A kiszervezés célja az, hogy a saját alaptevékenységéhez nem tartozó feladatokat átadja speciális szolgáltatóknak, majd onnan vásárolja meg őket. Gyakran ez összefügg az áthelyezéssel egy olyan országba is, ahol alacsonyabbak a tényezők költségei (például a személyi állomány tekintetében). Példák a kiszervezett vállalati részlegekre és részlegekre: az egyes gyártási szakaszok a gyártástól, a számvitel, a járműpark, a menza vagy az informatikai részleg.

Ebben az esetben a költség-összehasonlító számításnak információkat kell szolgáltatnia arról, hogy a kiszervezés költségelõnyt jelent-e. A döntéshez kapcsolódó összes költséget figyelembe kell venni. A költség-összehasonlítással kapcsolatos problémák a következők:

Ha a folyamatokat kiszervezik, nagyon nehéz megbecsülni sok költséget. Bizonyos költségek szerződésben megállapodhatnak egy partnerrel (és ezért ésszerűen kiszámíthatók), mások azonban nem.
A partner szolgáltatásait és minőségét nem mindig lehet pontosan értékelni. Ha ezek nem felelnek meg a követelményeknek, a vállalatnak további költségei merülnek fel, amelyeket korábban nem számoltak ki; például a beérkező áruk ellenőrzésénél.
Döntés meghozatalakor a „Folytassa saját maga” alternatíva az összköltségeket használja összehasonlítás céljából; tehát minden rezsi pótdíjat figyelembe vesznek. A folyamat áthelyezése esetén azonban nincs garancia arra, hogy ezeket a rezsiköltségeket valóban megtakarítják. Így csúsznak be a hibák a költségek összehasonlításakor.

Vásárláskor hasonlítsa össze a költségeket és a szolgáltatásokat

A költségek azonnal megtakaríthatók, ha lehetséges olyan szállítót találni, aki ugyanazt a terméket, ugyanazt a szolgáltatást és ugyanolyan minőséget kínálja alacsonyabb áron. Az előfeltétel: Nincsenek szerződéses kapcsolatok a meglévő szállítóval.

A költséggazdálkodás részeként minden szállítót és minden megvásárolt terméket, anyagot vagy szolgáltatást rendszeresen ellenőrizni kell:

Szükség van-e a megvásárolt alkatrészekre, anyagokra vagy szolgáltatásokra?
Más szállítók kínálják-e őket alacsonyabb áron?
A lehetséges új és olcsóbb szállító szolgáltatásai egyenértékűek vagy legalábbis elégségesek?
Lehetséges-e szállítót cserélni?
Milyen költségekkel jár a változás?
Van-e más oka annak, hogy a meglévő szállítónál maradunk?
Van-e valamilyen ok a beszállítóváltásra (pl. Csődveszély esetén)?

Példa: Szükséges beszállítóváltás

Egy vállalat hosszú évek óta vásárol fontos öntött alkatrészeket egy magyarországi beszállítótól. Erre a célra a vállalat nagyon drága eszközöket bocsátott a szállító rendelkezésére, amelyeket az öntött alkatrészek gyártásához használ. A szállító elvesztette egy másik fontos ügyfelét, és csőd szélén áll. Ennek eredményeként a vállalat kénytelen időben visszavonni eszközeit, hogy azok ne kerüljenek be a csődeljárásba. Tehát szállítót is kell cserélnie.

Termékek és szolgáltatások vásárlásakor a döntés szempontjából releváns költségeket is figyelembe kell venni. A meglévő beszállító értékelésekor és megfelelő új beszállító kiválasztásakor további kritériumok játszanak fontos szerepet, amelyek elsősorban a szállító teljesítményének minőségéhez kapcsolódnak. Ez a következőkre vonatkozik:

A szállított termékek minősége
Minőségirányítás és folyamatok a beszállítónál
Logisztikai folyamatok
A megrendelések feldolgozása
Szolgáltatások
Fizetési feltételek
A szállító meghibásodásának kockázata

Talán lehetőség van olyan termékek vagy szolgáltatások létrehozására is, amelyeket korábban Ön vásárolt meg (beszerzés). Ha ez reális, ezt az alternatívát be kell vonni az összehasonlításba. Néhány vállalat újraintegrálta a folyamatokat és a részlegeket, mert a kiszervezés túl költségesnek bizonyult.

Tipp: értékelje a beszállítókat

A beszállítói értékelés eljárását, lehetséges szempontjait és kritériumait a Beszállítói értékelés és a beszállító kiválasztása című kézi fejezet részletesen leírja.

Takarítson meg tőkeköltségeket

A vállalatoknak tőkére van szükségük a beruházásokhoz és a folyamatban lévő tevékenységekhez. A részvénytulajdonosok hozamot (osztalékot) akarnak, az adósságtőke-szolgáltatóknak kamatot kell fizetni. A költségek ezen a területen is megtakaríthatók, ha megfelelő megállapodások születhetnek a befektetőkkel.

Gyakran érdemes tárgyalni a kamatlábról a bankokkal. A hiteleket és azok feltételeit rendszeresen ellenőrizni kell. Ha ellenőrzése alatt áll a cége, ami ezt a bankok számára is egyértelművé teszi, és alternatív finanszírozási lehetőségeket is játékba hozhat, akkor itt sokat érhet el a tőkeköltség csökkentése érdekében.

Tipp: csökkentse a tőkekövetelményeket

A vállalatoknak tőkére van szükségük a gépek, berendezések, a megvásárolt alkatrészek és a személyzet kifizetéséhez - mindaddig, amíg az ügyfelek megvásárolják a termékeket és kifizetik a számlákat. A vállalatban lekötött tőke mennyiségének csökkentése érdekében módszereket és eszközöket talál a Munkaerő-gazdálkodás kézi fejezetben. Ez csökkentheti a tőkekövetelményt.

Csökkentse a termék komplexitását

Elemezze a termékek és szolgáltatások körét:

A termék mely funkciói és tulajdonságai feleslegesek?
Mely termékfunkciók, egységek vagy termékrészek szabványosíthatók és egységesíthetők?

Hasonlítsa össze az ügyfelek igényeit és a termék jellemzőit. Ehhez használja a minőségi funkció telepítés és az értékelemzés módszereit és eszközeit.

Csökkentse a termékválasztékot és a változatosságot

Fedezze fel a szolgáltatások körét:

Mely termékeket már alig árulják?
Mi az oka annak, hogy visszavonja őket az ajánlatból?
Amelyek mellett szólnak, hogy őket kínálják?

Határozza meg ezeknek a termékeknek a hozzájárulási árrését és más fontos számadatokat - és használja azokat a termékjelöltek és a termékváltozatok meghatározásához, amelyek eltávolíthatók a vállalat szolgáltatási katalógusából. Ehhez a következő sablonokat is használhatja.