Lexoffice A dokumentumok jogilag biztonságos tárolása informatikai kozmopolita
Kérdésem a Lexoffice ügyfélszolgálatához (2018. május 5-én 9: 01-kor):
Eddig a laptopomon is elmentettem a nyugtaimat. Ezt a további erőfeszítést szeretném megtakarítani a jövőben. Biztos lehetek abban, hogy a nyugtáim 10 év múlva is elérhetők lesznek a Lexoffice-nál, és ez is ellenáll egy esetleges adóellenőrzésnek?
A válasz a támogatásból (2018. május 8., 9:24)
A lexoffice szolgáltatással a nyugták még az értesítés után is biztonságban vannak, és mindig van egy olvasási módunk, amellyel hozzáférhet hozzájuk.
A lexoffice segítségével általában beolvashatja a GoBD-kompatibilis papírokat, majd megsemmisítheti azokat (helyettesítő beolvasás).
Néhány dolgot azonban figyelembe kell vennie.
1. Készítsen írásos eljárási dokumentációt a saját iratnyilatkozatához
A dokumentumok benyújtásához írásos eljárási dokumentációt kell készítenie a vállalata számára.
Ennek meg kell mutatnia, hogy a vállalatában ki dolgoz fel dokumentumokat és hogyan. Ezenkívül le kell írnia azokat az ellenőrzési mechanizmusokat (pl. Négyszem elv), amelyeket annak biztosítására használ, hogy a beolvasott dokumentumok megfeleljenek az eredetinek.
Tipp: Az Arbeitsgemeinschaft für Wirtschaftsverwaltung e.V. bemutatja az eljárási dokumentáció mintáját, amelyet könnyen adaptálhat a saját vállalata számára.
2. A nyugta beolvasása után azonnal ellenőrizze az elektronikus képet
Teljesség: Megfelelnek-e az oldalszámok a beolvasásban és az eredetiben? Az oldal összes tartalma rögzítésre kerül?
Helyesség: Minden szám és szöveg helyes?
Olvashatóság: éles a beolvasás? Elegendő-e a kontraszt? A fontos színinformációk (pl. Piros szöveg mínusz mennyiség esetén) olvashatók?
3. A nyugtákat azonnal rögzítse és rögzítse a lexoffice-ban
Miután feltöltötted a szkennelést a lexoffice-ba, a lehető leghamarabb rögzítsd, és a lehető leghamarabb írd le a nyugtaidat - legkésőbb az előzetes áfa-bevallás elküldésével.
4. Bizonyos dokumentumok eredeti példányát mindig meg kell őriznie
Az adománybevételeket, a (közjegyző által hitelesített) szerződéseket, az adóigazolásokat és a bírósági eljárásban bizonyító erejű dokumentumokat mindig az eredetiben kell megőrizni. Természetesen ezeket a dokumentumokat beolvashatja és tárolhatja is a lexoffice-ban, hogy bármikor figyelemmel kísérhesse őket.
5. Felhasználóként Ön felel a könyveléséért és a dokumentumok benyújtásáért
A lexoffice felhasználójaként vagy cégének törvényes képviselőjeként Ön a felelős és felelős személy a könyveléséért, valamint a dokumentumok kapcsolódó nyilvántartásáért és archiválásáért. Sem a lexoffice, sem az adótanácsadója nem mentesítheti Önt ez alól a felelősség alól.
Más szavakkal, függetlenül attól, hogy a lexoffice-ot vagy más technológiát használ-e, és függetlenül attól, hogy melyik eljárást használja a könyvelés és az iratszervezés megszervezéséhez, Ön, mint törvényes képviselő, felelős a megfelelésre vonatkozó törvényi előírások betartásáért.
Részletesen meg kell felelnie ezeknek a követelményeknek:
a megfelelő könyvelés elveinek betartása (HGB 239. § (4) bekezdés)
figyelembe véve az informatikai alapú könyvelés biztonságához kapcsolódó követelményeket
a könyvelési és számviteli eljárások nyomon követhetősége (HGB 238. cikk (1) bekezdés 2. mondat)
az egyes üzleti tranzakciók feltérképezésének nyomon követhetősége létrehozásuk és feldolgozásuk során (HGB 238. cikk (1) bekezdés 3. mondat)
a megőrzési követelményeknek való megfelelés (HGB 239. § 4. bekezdés, 257. §)