Miért fontos a munkaköri leírás és hogyan kell kinéznie! HR vagyunk
Függetlenül attól, hogy Ön már a HR-nél dolgozik, vagy karrierjét szeretné fejleszteni az emberi erőforrások terén, a munkaköri leírással kapcsolatos információk hasznosak lesznek az Ön számára. Amikor új pozíciót kell létrehoznia a vállalatában, használhatja ezt a cikket. És mivel tudjuk, mennyi időt fordítasz a megfelelő jelöltek felkutatására és képzésére, gondoltuk, hogy segítségedre leszünk. Elkészítettük az Ön számára a dokumentációt, és az összes információt elérhetővé tettük Önnek. Hogyan kell megírni, mit kell tartalmaznia a munkaköri leírásnak, vagy hogy néz ki egy struktúramodell? Ezekre a kérdésekre ebben a cikkben talál választ.
Mi a munkaköri leírás?
A munkaköri leírás egy eszköz, amelyet a toborzó cég készített. Ennek tartalmaznia kell a munkavállaló feladatait és jogait a jövőbeni munkában. És nem csak ez, hanem az is, hogyan lehet ezeket teljesíteni mindaddig, amíg egy bizonyos pozícióban alkalmazzák. A munkaköri leírásnak tartalmaznia kell a munkakör követelményeit, de azokat a feladatokat is, amelyeket a munkavállaló elvégez.
Bár ez az egyedi munkaszerződés melléklete, a munkaköri leírás ugyanolyan fontos. A feltüntetendő elemek pedig a következők: a szerepre, a munkakörülményekre, a munkavállaló tényleges felelősségére és a teljesítményre vonatkozó követelmények. Ezek mindegyikével a következőkben foglalkozunk.
Miért fontos a munkaköri leírás?
Először is jó tudni, hogy a munkaköri leírás ugyanolyan fontos, mint a munkaszerződés, bár melléklet. Miért? Mert bizonyíték a bíróságon, ha annak tartalmát nem tartják tiszteletben, vagy ha konfliktusok vagy félreértések vannak a két fél között. Így soha nem szabad figyelmen kívül hagyni a munkaköri leírás fontosságát!
Ezután a munkaköri leírás számos emberi erőforrás folyamatának alapja. Ide tartozik a toborzás és kiválasztás, a foglalkoztatás, a képzés, de a leendő alkalmazottak fejlesztése is. A munkaköri leírás nélkül ezeket a folyamatokat nem lehetne hatékonyan végrehajtani.
Az is fontos, hogy a leendő alkalmazott vállalja a kihívást jelentő pozíciót. Mivel a munkaköri leírás útmutató, amelyben a munkavállaló részletes leírást kap a munkáról a felelősség szempontjából, amelyet a szervezet szintjén vállalnia kell.
A munkaköri leírás előtt az alkalmazott már az első naptól fogva tudni fogja mindazt, ami magában foglalja a vállalatban betöltött pozícióját. Tudni fogja felelősségét, feladatait, környezetét és munkarendjét.
A munkáltató számára ez is a teljesítmény helyes értékelésének kiindulópontja lehet, és biztosítja a leendő munkavállaló előléptetésének és képzésének feltételeit is.
Kinek szól a munkaköri leírás?
A munkaköri leírás nem kizárólag egy bizonyos szerepet betöltő alkalmazottnak szól. Ez valójában azoknak a feladatoknak a leírása, amelyek minden olyan személyre hárulnak, aki a munkáltató által megkérdőjelezett bizonyos szerepet fog betölteni.
Mit tartalmazzon a munkaköri leírás
A munkaköri leírásnak tartalmaznia kell bizonyos kötelező elemeket. Ezek tartalmazzák:
- a beosztás hivatalos neve
- az a hely, amelyet a leendő alkalmazott elfoglal a szervezeti ábrán
- a foglalkoztatás követelményei
- a felelősség meghatározása
- teljesítménymutatók
- az a nap, amelyen mind a munkavállaló, mind a munkáltató elkészítette és aláírta.
Itt lehet mit kezdeni!
ÁLTALÁNOS INFORMÁCIÓ
Hivatalos név ez a munkaköri leírás kötelező eleme, és a nemzeti szakmák nómenklatúrájából (COR) származik. Ehhez csatolni kell a szerephez társított COR-kódot.
Itt is kötelező megadni azt az osztályt, amelyben a leendő alkalmazott dolgozik, de meg kell adni a közvetlen vezetőt vagy azt is, akinek a jövőben beszámol az eredményekről és a teljesítményről.
Ugyanilyen fontos ennek a pozíciónak az integrálása a vállalat szervezeti ábrájába. Pontosabban: a hierarchiák bemutatása: azok az alárendeltségi és koordinációs pozíciók, amelyeket a leendő munkavállaló a többi alkalmazottal szemben fog vagy nem fog betölteni.
Íme, milyen információkat kell tartalmaznia a munkaköri leírás első részének!
MUNKAKÖRÜLMÉNYEK
A munkaköri leírás ezen része tartalmazza az ütemtervet és a munkanapokat, a szabadnapok számát, valamint azt is, hogy a munkavállaló kirándulni fog-e vagy sem.
További információk a környezetről és a munkaterületről
A leendő alkalmazott a munkaköri leírás ezen részéből megtudhatja, hol van a munkatér, ha tevékenysége terepi munkával jár vagy csak az irodában, de azt is, hogy milyen felszereléseket kell majd használnia. Példánkban postásként a jövőbeli munkaadónak laptopra, nyomtatóra és telefonra lesz szüksége. Ezek azonban az egyes szerepek szerint diverzifikálhatók.
A MUNKA CÉLJA
Ez a pont helyzetenként eltér. Alapvetően meg kell határozni azt a célt, amelyre ez a pozíció létrejött. Példánkban van egy számlázó beosztásunk, amely egy olyan személy toborzása céljából jött létre, aki a számlák elkészítésével és továbbításával foglalkozik az egyes ügyfelek kategóriáira kialakított számlázási módszerek szerint. Ezeket általában annak az osztálynak a vezetője állítja be, amelyben a jelöltnek dolgozni kell.
FŐ FELADATOK ÉS FELADATOK
A munkavállaló feladatait a munkáltató hozza létre, és a legfontosabb az, hogy a lehető legegyértelműbbek legyenek, és mindegyikük részleteivel együtt járjanak. Legtöbbször a hozzárendeléseket a leendő vezető írja, aki tudja a legjobban, hogy pontosan mit kell tennie a munkavállalónak.
MÁSODLAGOS FELADATOK
Ebben a részben a vezető meghatározza, hogy a fő feladatok mellett milyen további feladatokat kell elvégeznie a leendő munkavállalónak. Megemlíthető a munkafegyelemmel kapcsolatos információ is.
E1. MUNKAHELYI EGÉSZSÉG ÉS BIZTONSÁG
Ez a rész az egyik választható információ a munkaköri leírásban. Itt a munkáltató dönt arról, hogy ezeket az információkat megadja-e a munkaköri leírásban, vagy sem. Foglalkoztatásakor azonban a felvett jelölt köteles részt venni a foglalkozás-egészségügyi vizsgán, de később a rendszeres vizsgákon is.
HATÓSÁGOK HATÁROZÁSÁRA
Ha ez vezetői beosztás, akkor a leendő alkalmazottnak bizonyos döntéseket kell hoznia a vállalattal kapcsolatban. Ezért kötelező ezt a pontot felvenni a munkaköri leírásba.
ÁLLÁS PROFIL
A munkakör megemlíti a szükséges követelményeket e foglalkozás a nyitott pozícióban, és leggyakrabban a leendő munkavállaló iskolai végzettségére, a munkaerő-piaci státuszra vagy a technikai képességekre utal. Például egy call centerben betöltött pozíció esetében fontos meghatározni a kommunikációs készségeket vagy az idegen nyelv ismeretét, különösen akkor, ha a munkáltató idegen nyelven nyújt szolgáltatásokat. Itt is általában megadják a szükséges technikai készségeket.
ÉRTÉKELÉSI KRITÉRIUMOK
A munkaköri leírás utolsó részében kötelező meghatározni a leendő munkavállaló értékelésének kritériumait. Ez megkönnyíti a vezető munkáját, amikor ki akarja értékelni a munkavállalót. Itt vannak a beosztásra vonatkozó előírások, amelyeket a leendő munkavállalónak meg kell őriznie.
Ezt követi a munkaköri leírás aláírásának dátuma, valamint a munkavállaló és a munkáltató aláírása.
Itt van egy sablon a munkaköri leírás szerkezetéhez:
A munkaköri leírásra vonatkozó jogszabályok
A Munka Törvénykönyvében több cikk is utal a munkaköri leírásra. Utalnak mind a leendő munkavállaló, mind a munkáltató kötelezettségeire és felelősségére. Néhány elem megtalálható itt: Munka törvénykönyve:
- A munkavállaló köteles a munkaköri normát teljesíteni és a munkaköri leírás szerint kötelességeit teljesíteni.
- Viszont a munkáltató köteles tájékoztatni a munkavállalókat a munkakörülményekről. De a munkanormák kidolgozása során figyelembe vett technikai és szervezeti feltételek tartós biztosítása is.
- Azokat a munkáltatókat, akik nem teljesítik a munkaköri leírás követelményeit, a területi munkaügyi felügyelet megbírságolhatja.
Ki írja alá a munkaköri leírást?
A munkaköri leírást a munkavállaló írja alá a munkaszerződés megkötésének napján, valamint a munkáltató.
A munkaköri leírás idővel megváltoztatható?
Gyakran előfordul, hogy a munkakörülményekhez képest megtöbbszörözik a feladatokat. Ugyanakkor vannak olyan munkaadók, akik olyan feladatok elvégzését követelik meg, amelyek nem tartoznak a munkavállaló által betöltött szerep kötelezettségei közé. Ezért fontos, hogy mindkét fél aláírja a vállalt felelősségeket.
Ha azonban a munkáltató drasztikusan változtatni akar a munkaköri leíráson, megváltoztatva ezzel a munkakör sajátosságait, akkor a munkavállaló beleegyezését kell kérnie.
Továbbá a munkaköri leírás formájának vagy tartalmának bármilyen változásáról be kell jelenteni a munkavállalót. Újra aláírja, és az új munkaköri leírást az egyedi munkaszerződéshez is csatolják.
A Munka Törvénykönyve információi szerint a munkáltatónak joga van a vis maior helyzeteiben ideiglenesen megváltoztatni a munka típusát és a munkakör felelősségét, a munkavállaló beleegyezésének megkérése nélkül.
Amikor meg kell írni a munkaköri leírást?
Számos esetben van szükség munkaköri leírás készítésére. Például egy olyan vállalat lehet, amely növekszik, és bizonyos pozíciókban új alkalmazottakra van szüksége.
Egy másik helyzet az, amikor a vállalat átszervezés alatt áll, technológiai változásokra van szüksége, és a munkavállalónak új képesítésekre vagy készségekre van szüksége.
Ugyanakkor ugyanaz történik, ha a vállalat teljesen vagy részben megváltoztatja tevékenységét. Ez csak néhány példa azokra a helyzetekre, amikor szükséges a munkaköri leírás frissítése.
Ki a felelős a munkaköri leírás megírásáért?
Legtöbbször az emberi erőforrások osztályának munkatársai gondoskodnak a munkaköri leírásról. Nemcsak elkészítik és ismerik az összes jogszabályi változást, hanem meg is tartják.
De nem kizárt az a helyzet, amelyben a vezető részt vesz a munkaköri leírás megírásában, különösen akkor, ha új pozícióról beszélünk. A közvetlen vezető tudja a legjobban, hogy a leendő alkalmazott mit fog csinálni, és pontosan mi a tevékenysége.
Végül, de nem utolsósorban a felső vezetés képviselői jóváhagyják a munkaköri leírást, de a jelöltek felvételével kapcsolatban is megvan a végső döntés.
Az is megtörténhet, hogy a jelenlegi alkalmazottak részt vesznek a munkaköri leírás megírásában. Például, ha szükséges felülvizsgálni vagy új feladatokkal gazdagítani, vagy akkor is, amikor a munkaköri leírást a semmiből írják. Gyakran azok az alkalmazottak, akik már betöltik ezt a szerepet, tudják a legjobban a valós, konkrét adatokat az általuk végzett feladatokról és tevékenységekről.
Hogyan kell megírni a munkaköri leírást?
Először is, a kommunikációs stílusnak meglehetősen világosnak és tömörnek kell lennie. Használjon a lehető legegyszerűbb szavakat, és kerülje a túl szakszavakat. Az is jó, ha kerüljük a férfias vagy nőies nemek specifikus használatát.
Próbáljon egyértelműen hangsúlyozni az alárendeltség szintjét, de a képviselet szintjét is a tanszék vagy szervezet külsejéhez viszonyítva.
Ha nem tudod elkerülni a szaknyelvet, akkor az a probléma, ha egy olyan pozícióra kerül, amely magában foglalja azt. Az a jelölt, aki munkát akar szerezni, a munkaköri leírásból is ismeri a szakkifejezéseket.
Ki tartja a munkaköri leírást
Miután a munkavállaló elfogadta új szerepét, a munkaköri leírással együtt aláírja a kapcsolatot. Az egyik példány az emberi erőforrások osztályán marad, a második pedig az alkalmazotté.