Mikor működik és mikor nem működnek a határidők - DAN LUCA
írta: Dan Luca - Iratkozzon fel, ha e-mailben szeretne cikkeket kapni, kattintson ide
"Mindenkinek szüksége van a határidőkre. Még a hódok is elidőznek egész nyáron, de ha a téli határidő elé teszik őket, dühösen működnek. Ha nem lennének határidőink, akkor stagnálnánk. " (Walt Disney)
Szükségesek-e a határidőkre?… Határozottan IGEN!
A határidők minden alkalommal működnek? … Természetesen nem!
Ebben a mini-cikkben több egyértelműséget kívánok megfogalmazni a következő szempontokkal kapcsolatban:
1. Ha határidőkre van szükség (a tiéd és mások viszonyában)
2. A recept garantált, hogy a határidők NEM működnek
3. A határidők pontos beállításának módja (stratégia és példák)
És most kezdjük az első ponttal:
Amikor határidőkre van szükség?
Úgy gondolom, hogy a kérdésre adott választ kiválóan megragadja ez a mondás:
"Ha van egy írandó levele, akkor egész nap eltart. Ha 100 levelet kell írnod ... valószínűleg ugyanazon a napon fejezed be ".
vagy… erre a kérdésre válaszolva:
- Mi az év legeredményesebb napja?
Válasz: Az ünnep előtti utolsó nap!
Miért? Mert * be kell fejezned mindent, amit elkezdtél, és nincs más lehetőséged ...
(ha van kit delegálni, akkor jó lenne mindent megadnia neki, amire szüksége van egy tisztességes munkához távollétében ... így végül még mindig * rendben kell hagynia a dolgokat)
Konkrétan meg kell határoznia a saját határidejét, amikor:
- Fegyelmezettnek kell lenned és tudod, hogy határozott időtartam nélkül ezt soha többé nem tennéd meg
(pl: 5 kg-ot szeretne lefogyni, hogy jól nézzen ki a keresztanya ruhában/orrruhában, és ez a kifejezés nyilvánvalóan az esküvő dátuma)
- Más emberek tőled függenek és az a tény, hogy nem szállítasz időben, a helyükön tartja őket:
(pl .: a menedzserek találkoznak és megvitatják a negyedéves adatokat, és neked kell elkészítened a jelentést/prezentációt. Ha a munkád nem érkezik meg időben, az értekezlet haszontalan)
- Szeretne jobb eredményeket elérni rövidebb idő alatt, mert arra kényszeríti, hogy jobban összpontosítsa erőforrásait. A tét emeléséhez hozzáadhat "vesztenivalót" is.
(pl .: vállalja a vezetőt, hogy 25% -kal növeli az eladásokat a következő hónapban, vagy vállalja, hogy fizetését 25% -kal csökkenti)
Saját határidők meghatározása egyszerre könnyű és nehéz.
Könnyű, mert te döntesz, de nehéz, mert kísértésbe esik, hogy túlbecsüld vagy alábecsüld magad.
A saját teljesítményének kezelése egy olyan megfigyelési periódustól függ, amelyben határidőket ad magának, és folyamatosan értékeli azokat. Az önmegfigyelés a hosszú távú teljesítmény kulcsa.
Másokkal kapcsolatban vannak olyan szabályok, amelyek megsértették, a határidők be nem tartásához vezetnek majdnem 100% -ban.
lássuk amikor a határidők NEM működnek:
- Nem működik, ha késleltethetők.
Akkor hatástalanok, ha nincs nagyobb fájdalom, mint a lejárt határidő, mint a halasztás rövid távú öröme.
Halogathat, amennyit csak akar, de a hónap utolsó napján meghúzódik egy vonal, és megmérik az eredményeket. Ha 25% -kal növelte az eladásokat, akkor megkapja a megfelelő bónuszt, ha nem, akkor a fizetés 25% -ával büntetik.
- Nem működik, ha a kézbesítés elmaradásának egyértelmű következményei nem ismertek.
Túl lényegtelen, hogy a főnök dühös lesz, sikítozik vagy megüti az asztalt. Ez nem egyértelmű következmény. Ennek egyértelmű következménye a pénzben mérhető büntetés, a túlórázás, az írásos megrovás stb.
- Nem működik, ha a kifejezéseket csak kimondják és nem írják. Ismeri ezt a szót: "együtt beszélünk és külön megértjük egymást"? Erről van szó. Üzleti és párkapcsolati szempontból nem egészséges, ha mindenki megérti, mit akar egy beszélgetésből. Ezért később csak ellenőrizhető hivatkozásként vehető figyelembe az írás.
- Nem működik, ha csak te ismered ezt a kifejezést, és senki más.
Hiába vagy az osztályvezető és néhány nap alatt minőségi ellenőrzést kapsz, de csak te tudsz róla. Ha nem értesíti beosztottait a szükséges dokumentáció előzetes elkészítéséről, akkor előfordulhat, hogy nem tudják időben leadni azt, amire szüksége van.
- Nem működik, ha a kifejezést mesterségesen rögzítik.
Ha a határidőt a valósággal korrelálatlannak tartják, akkor az elszakadást és a motivációt csökkentő hatást vált ki. Előfordulhat, hogy ha új ügyféllel szeretne kapcsolatba lépni, megbeszélést kíván létrehozni, és felkéri az ápolót, hogy a nap végéig készítse el az összes szükséges dokumentációt, bár az értekezlet már több mint 4 hét.
Nem működik, ha nem veszi figyelembe az ugyanazon erőforrásokon alapuló többi versengő projektet (idő, energia, pénz stb.)
Ez a helyzet a főnökkel, aki vádat vet egy beosztottra, aki nem mondhat "Nem" -et, és úgy véli, hogy ha megvalósítható időn belül adott neki valamit. Ez a szempont jelenti a legnagyobb katasztrófa-potenciált, mert ez egy időzített bomba… vezetőként olyan erőforrásokra támaszkodik, amelyeket túlkihasználnak, és amelyek biztosan nem fogják teljesíteni az ígéreteket.
Lássuk, mi a jó stratégia a határidők kitűzéséhez másokkal szemben:
1. Elemezze, hogy a prioritások hierarchiájában hol található az a tevékenység, amelyet el akar végezni.
Nagy különbség, ha az 1. vagy a 4. helyen áll. Ha ez az 1. hely, akkor átkonfigurálja az egész napirendjét, ha a 4. helyre kerül, akkor helyet talál a.
2. Becsülje meg a tevékenység befejezéséhez szükséges időt
Kétféle szempont van itt:
a) korábban (vagy hasonló módon) elvégezte ezt a tevékenységet, és pontosan megbecsülheti a szükséges időt
b) először hajtja végre a tevékenységet, és sok változót kell figyelembe vennie. Tapasztalatom azt mondja, hogy egy új feladat a vártnál akár kétszer hosszabb ideig is eltarthat. Adjon tehát nekik elegendő időt, de vegye figyelembe az előző lépésből következő alapelvet is.
3. Ellenőrizze részletesen, hogy a feltevések helyesek-e (különösen, ha a 2b. helyzetben van)
Ez a lépés megvédheti Önt a katasztrófától.
Amit igaznak gondolsz ... igaz?
Néhány feltételezés, amely téves lehet ... jelentős hatással ...
- a futár szombaton is dolgozik
- Mihai maradhat a menetrend felett, hogy befejezze a holnap reggeli ajánlatot
- "x" ügyfél ma kifizeti a számlát, én pedig fizethetek fizetést ... és így tovább
4. Egyértelműen, írásban határozza meg a kézbesítés napját és idejét
Ha távoli kommunikációról van szó, kérje meg a megállapodás megerősítését e-mailben vagy sms-ben. Mindenesetre szüksége van "nyomokra" arra, hogy a megállapodás létrejött és abban a formában megállapodtak.
5. Egyértelműen, írásban állapítsa meg a szállítási határidő be nem tartásának következményeit
A szerződések általában tartalmaznak záradékokat, amelyek foglalkoznak a késésekkel, csak az előre nem láthatóak elleni védelem érdekében. Hasonlóképpen úgy gondolom, hogy normális, hogy ilyen megállapodások emberek között léteznek, nem csak entitások között.
Miért gondolom ezt?
Mivel a vállalat veszít a belső tranzakciók késedelméből, és akkor normális, ha a veszteséget megosztják azzal a személlyel/személyekkel, akik ezt a tényt okozták.
6. A tranzakció befejezése után értékelje és tanulja meg a tanulságait hogy ne ismételje meg a hibákat, és ne ismételje meg azt, ami jól sikerült.
Mint fentebb mondtam, a teljesítmény és a kiválóság valójában az önmegfigyelés és a folyamatos fejlődés eredménye, ezért adjon esélyt magának arra, hogy egyre jobbá váljon abban, amit csinál.!
Hadd adjak most egyet példa amelyet végigcsinálok a 6 lépésen:
Tevékenység: A 3. negyedévre vonatkozó eladási költségvetés elkészítése
1. Prioritási szint: 3
(1. szint - 2 értékesítési értekezlet már kialakítva, 2. szint - az első megrendelés kézbesítésének felügyelete egy új ügyfél számára)
Becsült idő: 2 óra
(a 2. negyedév költségvetése 90 perc alatt készült el, ezért tartalékot is veszek)
3. Ellenőrizendő feltételezések:
- mekkora az esélye annak, hogy az értékesítési értekezletek (az afferens úttal) tovább tartanak, mint a becsült idő?
- mennyi plusz időt szánhatok az első kézbesítés felügyeletére, ha probléma merül fel? Korlátozom az első kézbesítésre szánt időt, vagy ameddig szükséges?
- mekkora annak a valószínűsége (történelmileg nézve), hogy a 3. prioritás fölött vannak olyan vészhelyzetek, amelyeken dolgozni akarok?
… Stb
4. Szállítási idő: ma 18: 00-ig
5. A meg nem felelés következménye: 10% büntetés a fizetésből
6. Értékelés: (a határidő lejárta után kell elvégezni)
Ez volt a példa arra, hogy egy tevékenységet Önre ruháztak, de az elvek azonosak, amikor Ön a küldött.
Az itt leírt elvek segítenek hogy levegye a nyomást a kollégákkal való személyes kapcsolatokról (stressz, idegek, frusztráció) és így tovább pontos és kiszámítható szakmai kapcsolatokat kap.
Ha a dolgok a kezdetektől fogva világosak és mindenki tudja, mi a tét és a költségek, akkor már nem lehet félreértésre hivatkozni egészséges személyes kapcsolatok fenntartása a munkahelyen.
A gyakorlattal együtt jár a határidők egyre pontosabb becslésének tapasztalata, ezért azt kívánom, hogy élvezze a határidők helyes tervezésének gyümölcseit mind azok számára, akiket kitűzött magának, mind azoknak, akiket másoknak ad.
2 megjegyzés
Hm. Van egy másik helyzet, amikor a határidők nem működhetnek: a (projekt) vezető sok részletben közvetlenül részt vesz (nem alkalmazza a kompetenciák átruházását), a tevékenységek szűk keresztmetszete van, és implicit módon nem teljesítik a határidőket.
A projektmenedzser azért vesz részt, mert: 1) nem tudja, hogyan delegáljon; 2) nem bízik azokban, akikre átruházhatná ezt a feladatot; 3) ő az egyetlen, aki megérti a feltételek be nem tartásának következményeit, vagy csak egy lehetséges büntetést alkalmaznak rá, a többiek közömbösek az eredmény iránt. Néha jó, ha nem delegál, máskor létfontosságú a delegálás. Tapasztalat kérdése.