Papír diéta szolgáltatás titkároknak
Egy olvasó írt a szerkesztőségnek, és megkérdezte, hogy milyen lehetőségek vannak a papírhegyek befogadására a saját irodájában. Mert ő maga még nagyon messze van a "papír nélküli" irodától.
Ha alaposan körülnéz a társaságban, újra és újra észreveszi, hogy az különösen a modern kommunikációs eszközök Az e-mail és az internet paradox módon válik eggyé magasabb papírigény vezetni.
Elektronikus archívum
Mielőtt kinyomtatna egy cikket az internetről, tegye fel a kérdést, hogy van-e Aktualitás és relevancia tulajdonképpen így van a poszt is Hosszabb ideig létezett lesz. Ha igen, akkor a legjobb megoldás az, ha elkezdi megszerezni elektronikus archívum létrehozására. A legegyszerűbb esetben használja egy olyan program nyomtatási funkcióját, mint például a PDFCreator. Használhatja bármely weboldalról PDF előállítására. Mivel a szoftver nyomtatási párbeszédablakában is vannak mezők a dokumentum számára Kulcsszavak hozzárendelése, később gyorsan újra megtalálhatja. Néha problematikus, hogy az oldal elrendezését a sok reklámszalag elrontja, és a reklámot is kinyomtatják. Nyisson ingyenes számlát a Olyan szolgáltatás, mint az olvashatóság (www.readability.com), szabaduljon meg ettől a problémától is. Az aktuális oldalt elküldheti a szolgáltatásnak a böngészőben található kis beépülő modul használatával. Ez optimalizálja az elrendezést az olvasáshoz, és eltávolítja a reklámot (* 10. ábra).
* 10. ábra: Az Evernote egy ingyenes szoftver, amellyel elektronikus archívumot készíthet.
A 03/13. Számban beszámoltunk az Evernote-ról, mint "iktató segítőről". Vessen egy pillantást a magazin archívumára a www.sekretaerinnen-service.de címen
Ha nem csak neked kell egyszerűen a merevlemezre tenned a PDF fájlokat, akkor talán az is az Olyan szoftverek, mint az Evernote (www.evernote.com) jó választás. Nemcsak PDF fájlokat, hanem linkeket vagy e-maileket is tartalmazhat. És olyan cégekben, ahol hetente több mint 200 dokumentumot őrzés céljából elektronikus archívum (dokumentumkezelő rendszer, DMS) beszerzése, mint pl ELO iroda szintén érdemes (* 11. ábra).
* 11. ábra: Az olyan szolgáltatások, mint az olvashatóság, letisztítják a weboldalak hirdetéseit és optimalizálják az olvashatóságot. Ideális kiindulópont egy elektronikus archívumhoz.
További intézkedések
Ezek az egyszerű intézkedések elősegítik a papír diéta megvalósítását a munkahelyen:
- E-papír magazinok helyett: Egyre több kiadó kínál szaklapokat tisztán digitális formában. Konvertálja az előfizetéseket szakirodalmába. Az új kérdéseket általában kényelmesen megkaphatja e-mailben.
- Fenntartod a sajátodat archívum érdekes cikk? Általánosságban elmondható, hogy ne őrizze meg az egész folyóiratot, hanem csak azokat a cikkeket vágja ki, amelyek valóban érdeklik.
- A beszerzés során sok katalógus kerül az íróasztalokra (gyakran kérdezés nélkül). Következésképpen át kell térnie az ottani elektronikus útvonalra. Mivel az online bolt nélküli irodai vagy ipari cikkek szállítója ma ritka kivétel. Leiratkozás a katalógusokról!