Projektmenedzsment ügyvédi irodákban

Az ügyvédek és az adótanácsadók ritkán tapasztaltak a projektmenedzsment terén. Mi az a projekt, és mikor olyan nagy, hogy menedzselni kell? Az ügynökségek és az ügyvédi irodák rendszeresen panaszkodnak, hogy „semmi sem halad előre”, a projektek semmivé válnak, elfelejtődnek és újra és újra meg kell vitatni őket.

A projektmenedzsmentnek akkor van értelme, ha egy adott projektet egy bizonyos idő alatt kell megvalósítani, és az erőforrások korlátozottak. A folyamatok strukturálásáról szól, a gyors és hatékony megvalósításról és természetesen arról, hogy lemondást ne hagyjunk hátra. A következő cikk elmagyarázza, hogyan működhet a projektmenedzsment az ügyvédi irodákban, és hol vannak a buktatók.

Miért projektmenedzsment?

Függetlenül attól, hogy új ügyvédi irodai szoftverek bevezetéséről van-e szó, az ügyvédi iroda honlapjának átalakításáról vagy egy nagy megbízás kezeléséről: A projektmenedzsment elengedhetetlen a szakmai ügyvédi irodákban. A költségnyomás növekszik. Az ügyfelek elvárják, hogy ügyvédeik vagy adótanácsadóik hatékony és átlátható munkát végezzenek. Ennek sikere érdekében különösen a közepes és nagy ügyvédi irodák kénytelenek professzionalizálni munkafolyamataikat.

Mielőtt azonban a projektek konkrét tervezésére és végrehajtására kerülne sor, elengedhetetlen, hogy az ügyvédi iroda döntéshozói tudatában legyenek egy projektnek. A projekteket csak akkor lehet gyorsan végrehajtani, ha ez a tudatosság kialakul és rendelkezésre áll.

Először is fontos pontosan meghatározni az aktuális problémát, megfogalmazni a projekt (menedzsment) célját és megbecsülni, hogy a projekt mely erőforrásokra lesz szükség. Ez elengedhetetlen a projekt elején.

Pontosan sok ügyvédi iroda partnerségi struktúrája vezet rendszeresen eltérő nézetekhez a stratégiai orientáció alapvető kérdéseiben. Ez aztán hatással van a projektekre is. Tapasztalataink azt mutatják, hogy ezen a ponton hasznos lehet egy külső harmadik fél bevonása. Új pillantást vet a témákra, és lebontja a partnerségen belüli, évek óta élt szótlanságokat és elzáródásokat.

Kiváló mellékhatás: A sikeresen befejezett projektek együttesen erősítik az egész ügyvédi iroda és ezáltal a márka kohézióját.

Mi a különleges az ügyvédi irodák projektmenedzsmentjében?

A megbízási munka mindig az első. A projekteket rendszeresen szervezik partneri szinten, és gyakran nincs elegendő idő a projektek előmozdításához.

Ez felháborodáshoz vezet a projektben részt vevők körében - gyakran még a projekt leállításához is. Az ügyvédi irodák szolgáltatói, például webdesignerek és grafikusok megosztják ezt a tapasztalatot. Az ügyvédi irodák nem megfelelő projektszervezeteinek cselekvőképtelensége kárt okoz: Pénzügyi és nem anyagi károk, például a szolgáltatók és alkalmazottak közötti bizalom elvesztése és az elkötelezettség csökkenése. Ennek elkerülése érdekében jó tervezésre van szükség.

Nagy projektek esetében célszerű mérföldköveket meghatározni. Szakaszokra bontva megszűnik a projekt bonyolultsága, és segít elveszteni a nyomot. A felelősök időközi eredményeket is felhasználhatnak a projekt belső előrehaladásának bemutatására.

Különösen fontos a folyamatokban való gondolkodás is. Gyakran az ügyvédi iroda különböző munkatársai és részlegei dolgoznak a projekten. Ezért a projektvezetőnek kézben kell tartania a gyeplőt, és gondoskodnia kell arról, hogy az egyes résztvevők időben teljesítsék munkájukat. Ellenkező esetben késések és lemondások lesznek.

Ezért van értelme külső harmadik feleket bevonni projektmenedzserekké, különösen a nagyobb projektek vagy az első tervek esetében. Deemocializálják a munkát és professzionalizmust teremtenek. Mindenesetre meg kell nevezni a projektmenedzsert.

Miért buknak meg az ügyvédi irodákban a projektek?

Az ügyvédi irodák projektjei kudarcot vallanak a mindennapi üzleti tevékenység, a cselekvésre nehezedő nyomás, a végrehajtási akarat és a prioritások hiánya miatt. Különösen akkor, ha a szakemberek munkaterhe nagyon magas, hiányzik a hajlandóság az ügyvédi iroda stratégiai továbbfejlesztésével a piacon. A stratégia az olyan területek alapja, mint az üzletfejlesztés, a marketing vagy a toborzás.

A projekt céljaival kapcsolatos egyértelműség hiánya ezután az eligazítás hiányához vezet. De ha a kezdetektől fogva nem írja le nyíltan és világosan saját ügyvédi irodájának belső nézetét, és megfogalmazza a kapcsolódó feladatot, akkor legalább veszélyezteti a projekt sikerét.

Projektmenedzsment: téma a nagy ügyvédi irodák számára?

A nagyobb egységek előnyt élveznek a projektmenedzsmentben. Van ügyvezető igazgatója, üzletfejlesztője és márkaosztálya. Ön megbízást és várakozást igényel anélkül, hogy intenzív személyes erőfeszítéseket követelne az ügyvédektől és az adótanácsadóktól. A projektmenedzsment itt gyakran szabványosított, ezért a professzionalizmus egy bizonyos szintjén. Ennek ellenére a partneri szintű döntéshozatali hajlandóság hiánya késleltetheti a projektet, vagy akár kudarcot is okozhat.

A kis egységek nem rendelkeznek ezzel a kényelemmel, és még kevésbé engedhetik meg maguknak a súrlódási veszteségeket és a tartós frusztrációkat, mivel a kereszttámogatást általában az ügyvédi iroda nem biztosítja. Pontosan ez teszi szükségessé a projektmenedzsmentet a kis és közepes méretű egységekben, mert ha az alkalmazottak itt nem elégedettek, ha a projektek kudarcot vallanak, a partnerek hitelessége gyorsan csökken. A nyomonkövetési projektekre való hajlandóság természetesen csökken.

Tehát mit kell tenni?

Határozzon meg egy célt! Írd meg írásban az elvárásaidat és a kívánt eredményt.
Írja le a kezdeti helyzetet és az ebből fakadó cselekvési igényt.
Állítson be költségkeretet. Szerezzen be különféle ajánlatokat annak érdekében, hogy reálisan megbecsülhesse a szolgáltatások árait.
Nevezze meg a projektért felelősöket és az érintetteket.
Határozza meg a projektben használt eszközöket.
Szabályozza az engedélyeket és ellenőrizze az információkhoz való hozzáférést.
Rendszeresen tegyen jelentéstételi időpontokat. Mondja el, mit kell jelenteni ezeken a kinevezéseken.
Hozzon létre egy projekttervet, amely tartalmazza az összes intézkedést, mérföldkövet és, ha lehetséges, az összes jelentési dátumot.
Rendszeresen ellenőrizze az időközi eredményeket, és szükség esetén ellenőrizze a projektet.
Értékelje a projektet a végén. Engedjen meg egy alapvető manőverkritikát, és kritikusan kérdőjelezze meg a projekt folyamatait. Így javíthatja a projekt eredményeit hosszú távon.

Liane Allmann

Liane Allmann a Kitty & Cie ügynökség tulajdonosa. Tanácsad az ügyvédi irodáknak a stratégiai kommunikáció és az értékesítés menedzsment kérdéseiben.

Friederike Sophie Foitzik

Friederike Sophie Foitzik újságírást és kommunikációtudományt, valamint politológiát tanult a berlini szabadegyetemen. Különböző sajtóirodákban dolgozott a rigai Német Kereskedelmi Kamarában, a berlini Állami Múzeumokban és a CMS Hasche Sigle nemzetközi kereskedelmi ügyvédi irodában.