Szakmai hívások fogadása és továbbítása - 1. rész - Karizma
A telefon felvétele egyszerű. de hogyan folytatódik? Ki jön? Mit akar a hívó? Ó kedves, a kívánt kapcsolattartó nincs a házban. Nem tudok segíteni. Itt talál 100% -ban bevált gyakorlati tippeket azonnali felhasználásra az első telefonos hang, a titkárok és az asszisztensek számára.
Ezek a tippek biztonságot és jó érzést nyújtanak a hívó fél számára. Mert: Nincs első esély az első benyomásra. Az a személy, aki hívásokat fogad, az a vállalat „hívókártyája”.
Cseng:
Kérlek mosolyogj 😁
Mosolyogj, mielőtt felvennéd a telefont. Boldogság, barátságosság, melegség - mindezt meghívója hallja. Ha mosolyogsz, a hangod melegebben és barátságosabban hangzik. "A mosoly" letöltése.
Hagyja kétszer csengeni az ajtót
Hagyja a telefont kétszer csörögni, mielőtt felvenné a kézibeszélőt. A figyelem mindkét oldalon a legnagyobb. Ha azonnal lefogy, könnyen benyomást kelthet, hogy nincs mit tennie, és szó szerint vár. Hagyja, hogy három-négyszer hosszabb ideig szóljon, adja meg azt az érzést, hogy nincs szüksége rá.
Tippek a köszöntéshez/üzenethez:
Üdvözlet
Először köszöntötte a hívót napi üdvözlő formulával, amely a napszaktól függően változik: "Jó reggelt", "Jó reggelt", "Jó estét" stb.
A következő dolog, amit a hívó hall, az a cég neve - soha nem fog elveszni. Először is a hívó számára fontos, hogy ott "landolt", ahová akar menni. Ezt garantálja, ha a cég nevét a jelentés második részeként nevezik meg.
Végül mondja ki a saját nevét.
Ügyfélbarát üdvözlet összetétele
Üdvözöljük - cégnév - saját név
Jó reggelt, Max Müller GmbH, (beszélsz vele) Caroline Sommer.
Nevezze el a keresztneveket
A keresztnevének hívása nemcsak személyesebbnek és személyesebbnek tűnik, hanem a bizalom alapját is megteremti. Ezenkívül további információra van szüksége a hívójától: ki ő és mit szeretne, hogy eldönthesse, ki tud segíteni. Ebből a szempontból ez a személyes köszöntés keresztnevével kettős értelmet nyer.
Nincsenek üres kifejezések.
Az üdvözlet végén ne használjon olyan üres kifejezéseket, mint a „Mit tehetek érted?” Ez értelmetlen és úgy hangzik, mint egy kapcsolótábla.
Kérjen neveket - ki telefonál?
Az üzenet szövege után a hívó bemutatkozik, elmondja, kivel szeretne beszélni, és mi az aggodalma.
Személyes cím a köszöntés után
Figyeljen figyelmesen, és a lehető leghamarabb beszéljen személyesen a hívóval: "Hello Mr. Meier".
Szerezd meg a hívó nevét
Ha nem értette a nevet, kérjük, tegye meg azonnal. No go: „Megint mi volt a neved?” Vagy „Nem értettem a nevedet”. Kerülje a negatív készítményeket, amennyire csak lehetséges!
Tipp: szakszerűen kérjen neveket
- Lenne szíves, hogy megint elmondja a pontos nevét, kérem.
- Kérjük, ismételje meg a nevét.
- Kérem, legyen ilyen kedves, és írja be a nevét nekem.
Jegyezze fel a hívó nevét
Figyelj. A hívás indításakor jegyezze fel a hívó nevét. A legjobb, ha közvetlenül a telefonjegyzetet használja.
Tudja meg a hívás okát
Szeretnék beszélni az ügyvezető igazgatóval ...
A legtöbb titkárságon van egy prioritási szabály: Ne kezdeményezzen telefonhívást név és kérés nélkül. Ez jó, mert az asszisztens szabadon tartja a főnök hátát.
Tehát hogyan kell csinálni a „Miről is van szó” nélkül? Könnyen pótolhatja ezt a gyakran használt hátborzongató, befogadó-barátságtalan kifejezést:
Tipp: szakszerűen tegyen fel kérdéseket
Kérem, írjon egy rövid kulcsszót (hogy Mr./Ms közvetlenül a képen van)!
A "kulcsszó" kérése taktikailag okos. A hívónak nincs olyan érzése, hogy „az egész történetet” elmeséli, hanem csupán egy címsort. Ezt gyorsan meg kell tenni. Ezenkívül, ha ismeri a cégét, akkor ezzel a „kulcsszóval” gyorsan meghatározhatja, hogy a beszélgetésnek valóban „el kell-e mennie” a főnökhöz, vagy Ön vagy egy kollégája segíthet.
Próbáld ki ezeket az apróságokat, és csodálkozni fogsz, hogy mennyire biztonságosak és hatékonyak. Ezenkívül a hívója úgy érzi, hogy jó kezekben vannak és szívesen látják őket.
További tippek következnek a következő Karizma Híreknél:
- hogyan lehet professzionálisan átadni a hívásokat,
- milyen megoldásokat tud ajánlani, amikor az a személy, akivel beszélget, nincs otthon és
- hogyan lehet a beszélgetést kötelező érvényű befejezésre vinni
Először is sok sikert és élvezetet a beszélgetés nyitányának megvalósításához!
Sylvia Guttenberger
a Karizma csapat nevében