Szakmai levelezés az elsőtől az utolsó mondatig
A Levelezés minden asszisztens alapvető eszközeihez tartozik, és egyben a titkárság középiskolája. Végül is két különböző követelményt kell egy fedél alá hoznia: egyrészt a feladatok elvégzésének hatékonyságát, másrészt a magas szintű írásbeli kommunikációt. Mert minden levélből, amely elhagyja az íróasztalt, egyfajta névjegykártyát ad a címzettnek. Ily módon gondosan megtervezett és megfogalmazott leveleket és e-maileket használnak a vállalat népszerűsítésére - és minden hiba rossz fényt vethet a vállalatára.
A szakmai levelezés több szinten is meggyőző. Az egyik alap természetesen az, hogy üzenete megfelel a formai követelményeknek - a fejléc kialakításától és a helyesen beállított cím kiegészítésektől kezdve a kötelező törvényi információkig. De ez még nem minden. Például egy üzleti partner ajánlatát a művészet minden formális szabálya szerint helyesen lehet megtervezni. Ha poros kifejezéseket, galandférgeket és bürokratikus német nyelvet tartalmaz, akkor is negatív benyomást hagy a levelezés után. Tegye jobban: Az üzleti levelek friss, modern stílusa jelzi a címzettnek, hogy progresszív, szolgáltató gondolkodású üzleti partnerrel van dolga.
A levelezés az asszisztens egyik legfontosabb feladata, de csak egy a sok közül. Irodaszervezési rovatunkban megtudhatja, milyen egyéb témákkal foglalkozik a titkár a mindennapi irodai életben.
- Szeminárium: Szakmai levelezés Használjon leveleket és e-maileket cége márkanagyköveteként
- Online tanúsító tanfolyam: Modern levelezés Foglalja le a sokoldalú gondtalan csomagot a leendő szövegszakembereknek
- Webes szeminárium: Kifejezésmentes és modern megfogalmazás Tisztázza levelezését az online műhely tippjeivel
Hatékony és mindenkor meggyőző: levelezése
Hogyan tudja elsajátítani a hatékonyság és a minőség közötti egyensúly megteremtését a mozgalmas mindennapi irodai életben? Ha elsajátította a levelezés szabályait, és optimalizálta a szokásos dokumentumokat, akkor ez nem jelent problémát az Ön számára. A sekretaria.de webhelyen koncentrált szakismereteket talál a napi levelezéshez és számos mintaszöveget saját programja alapjául.
DIN 5008: A gyakorlati online szótár szabályrendszere
Hol van a hivatkozási szimbólum sor a betűformában? Hogyan vannak egyértelműen felépítve a telefonszámok? Mi a helyes cím az üzleti levélben? A levelezés során újra és újra találkozik ilyen kérdésekkel. A DIN 5008 megadja a válaszokat, ezért elengedhetetlen szabályrendszer a mindennapi irodai életben. A szövegszerkesztés írási és tervezési szabályainak, valamint a levél űrlapok és sablonok felépítésére és kialakítására vonatkozó előírások célja az üzleti levelezés egységesítése és a tökéletes elküldés biztosítása. A szabvány segít abban, hogy a kísérőleveleket olvasóbaráttá és érthetővé tegye, valamint kizárja a félreértéseket. Annak érdekében, hogy a sekretaria.de DIN 5008 szekció a lehető legnagyobb gyakorlati felhasználást jelentse az Ön számára, lexikonként terveztük meg. Az A-tól az ábrákon át a Z-ig, mint a sortávolságig, minden fontos kulcsszót betűrendben talál.
Nehéz levelezés: írjon és küldjön megfelelő részvétleveleket
Ha a vállalat egyik alkalmazottja vagy üzleti partnere elveszíti rokonát, vagy a munkatársa meghal, akkor titkárként Önnek nehéz feladata, hogy írásban részvétét fejezze ki főnöke nevében. A Részvét rész szakaszban szereplő mintabetűk és megfogalmazási javaslatok segítenek megtalálni a megfelelő szavakat ebben a helyzetben. Emellett tanácsot adunk emléklevelének formájáról is. Felettesének kell-e kézzel együttérző levelet írni, vagy elegendő-e a személyes aláírása? Mit kell figyelembe venni a fejlécekkel és a borítékokkal? Mikor van megfelelő idő a részvétlevél elküldésére? A Sekretaria.de választ ad ezekre a kérdésekre.
Üzleti levelek: gyakorlati tippek és mintalevelek minden alkalomra
Még akkor is, ha a mindennapi rutin része az üzleti partnerekkel folytatott levelezés, ez az egyik legváltozatosabb munka a titkárságon - már csak a különböző alkalmak miatt is, amelyek szükségessé teszik a levelezést. Egy potenciális új ügyfélnek szóló ajánlatnak más követelményei vannak, mint a fizetési emlékeztetőnek: Ön az ünnepi üdvözletet másként fogalmazza meg, mint a hirdetési levelezés. És természetesen mindig szem előtt kell tartani a célcsoportot. Ha ezután levelezik a külföldi ügyfelekkel, akkor még szükséges az idegen nyelv ismerete. De nem számít, kinek ír és miért, a stílus az egyik döntő tényező abban, hogy üzleti levelével el fogja-e érni a célját. Világos nyelv, modern, változatos szókincs és pozitív, aktív megfogalmazásokkal több változatosságot biztosít a levelezésben, jobban eléri az olvasókat és nagyobb súlyt ad az aggodalmainak.
A napi levelezés során az e-mail régóta bebizonyosodott, hogy egyenlő a levelekkel, de semmiképpen sem váltotta fel őket. Az elektronikus kommunikáció nem megfelelő minden alkalomra, ahogyan nem is kell minden tranzakcióhoz nyomtatott levelet készítenie. A levelezés mindkét formájának megvannak a maga követelményei mind a forma, mind a stílus és az illemtan tekintetében. Az üzleti levelek részben praktikus tippeket, valamint levélmintákat és megfogalmazásokat talál, amelyeket a levelezés formájától függően használhat.