Szövegkezelés közvetlen marketing társaságban Ne ragaszkodjon a régi fonatokhoz
Mivel a szövegszerkesztő szoftverek és az adatfeldolgozó rendszerek gyors kalligráfia nyomtatói az utóbbi időben egyre inkább a piacra kerültek, megadják az előfeltételeket az adatfeldolgozás és a szövegszerkesztés technikai egyesítéséhez. A tapasztalatok azonban azt mutatják, hogy a technikai integráció önmagában nem elegendő. Inkább az újragondolás és az átszervezés folyamatát kell ösztönözni. A laudenbachi Günther Fischer informatikai vezető véleménye szerint fel kell számolni az elavult ötleteket a levelezés kezelésével kapcsolatban is, amelyek a technikai problémáknál is jobban gátolják a hatékonyságot.
A közvetlen marketingben a reklámpostákat széles körben terjesztik nagy számban. A közepes méretű csomagküldő vállalatok ügyféllistái gyakran több százezer címet tartalmaznak, a kínált termékek számtalanak, a naponta feldolgozandó megrendelések ezrei. Tehát előfordul, hogy a levelezési osztályokkal szemben óriási az igény. A kimenő levélnek nemcsak egyedileg kell reagálnia az ügyfelek elvárásaira, hanem a lehető legkisebb késéssel és mindenekelőtt ésszerű költségek mellett kell létrehoznia. Problémás vállalkozás, amikor naponta több száz különböző levelet kell írni.
Szervezői erőfeszítésekkel megpróbálhatunk megfelelni a levéláradat kihívásainak. A kiegészítő személyzet, a diktációs gépek és a szövegszerkesztő rendszerek felgyorsítják a levélszövegek létrehozását, szerkesztését és nyomtatását. A moduláris betűk és az okosan megfogalmazott standard betűk bevezetése csökkenti a gondolkodás, a megfogalmazás és a diktálás munkáját. Egy másik szűk keresztmetszet, a levelek írásához elengedhetetlenül szükséges információk és döntési kritériumok megadása az ügyfél aktájából azonban nem szüntethető meg a levelező irodára korlátozott szervezeti intézkedésekkel. A tudósítók és gépírók munkaterületein túl az EDP, az értékesítés-feldolgozó és a marketing munkatársainak munkaterületeit ésszerűsíteni és összehangolni kell a késedelmek, félreértések és ezáltal a rossz ügyfélszolgálat elkerülése érdekében. Fontos lépés ebben az irányban az EDP és a szövegfeldolgozás egyesülése.
A cél az, hogy a tudósítók minél több gondolkodási és diktálási munkát, valamint a gépírók gépelési munkáját átkerüljenek az informatikai rendszerbe, és automatizálják.
Esetünkben a hosszabb időn át tartó levelezés elemzése azt mutatta, hogy az ügyféllevelek körülbelül 80 százalékára szokásos levelekkel, körülbelül 15 százalékára moduláris levelekkel és csak öt százalékára válaszoltak egyedileg diktált levelekkel. További alapos megfigyelések és elemzések segítségével, amelyeket rendszereztek és összefoglaltak a döntési táblázatokban, meg lehetett írni egy EDP programcsomagot, amely, mint egy igazi tudósító, döntési és "diktálási" munkát végez, címeket, szövegeket és változókat állít össze, és elküldi a nyomtatónak. továbbadja, aki aláírásra kész leveleket nyomtat ki.
A teljesen automatizált technológiával szembeni egészséges bizalmatlanság miatt azonban a számítógépes leveleket nem ellenőrzetlenül küldik el, hanem az ügyintézők ellenőrzik és aláírják az egyszerre kinyomtatott ügyfélprofilok segítségével, mert a magasan fejlett automatizmusok néha a tipikus számítógépes poénokat produkálják. Ugyanabból a bizalmatlanságból gondoskodtak arról, hogy az automata a tudósító beavatkozásával felülbírálható legyen, hogy a levélszövegeket egyenként lehessen összeállítani. Ezek az óvintézkedések garantálják, hogy egyetlen olyan levél sem távozik a házból, amelyet legalább az emberek nem ellenőriztek és nem írtak alá.
Az itt bemutatott adatfeldolgozás és szövegszerkesztés fúziója számos előnyt kínál: Minden egyes ügyféllevélnél a döntéshozatali folyamat átkerül egy olyan informatikai programba, amely összetett és átfogó döntési táblázatokkal működik, és ezáltal megkönnyíti a teljesítésre szoruló kapcsolattartókat. Kiterjedt rutinfeladatokat, amelyeket a gépíróknak a modern szöveges rendszereken is végre kell hajtaniuk, ugyanaz a program hajtja végre. Az EDP és a szövegszerkesztés között nincsenek hibák vagy késések a cím- és adatátvitelben, ami megfigyelhető volt az EDP-képernyőkkel ellátott levelező munkaállomásokon is. A szövegmodul kódolások a levél megírása után azonnal mentésre kerülnek az informatikai ügyfélkörbe, és így helyettesítik a levélpéldányok tárolását, amelyek nagy helyet alakítottak ki. Ezenkívül a modern nagy számítógépek nagyobb intelligenciát, tárolókapacitást és nagyobb nyomtatási sebességet tesznek lehetővé, mint a tiszta szövegszerkesztő rendszerek. A legnagyobb előny azonban az, hogy az ügyintézőnek több ideje van minden egyes ügyfélkérésre, és így jobb szolgáltatást nyújt.
Természetesen hasonló előnyök érhetők el más területek automatizált levelezésével. Ebből a célból a standard szoftver telepítése mellett egy levelező programot kell írni, amelyet egyedileg kell adaptálni a felhasználói problémához, ami könnyű, de nagyon kifizetődő feladat.