Találkozó tippek 2020
Konferencia hatékonyabban 2020-ban 15 tipp a jobb értekezletekhez
A felső vezetők munkaidejük háromnegyedét üléseken töltik - de ennek nem kell így lennie.
Michael Scheppe | 2020. január 02
Az üzlet nem működik értekezletek nélkül. De jól kell szervezni őket.
Hírhedt késők. Több tucat résztvevő demonstratívan pancsol a mobilján. És azok a vezetők, akiknek fogalmuk sincs arról, hogy pontosan mit akarnak eldönteni. A találkozók ugyanúgy zajlanak Németország számos konferenciatermében. "Egyesek számára a megbeszélések zavaró tényezőt jelentenek" - mondja Gunther Wolf, a wuppertali menedzsment tanácsadója -, mások számára üdvözlő lehetőség a kikapcsolásra.
Úgy tűnik, hogy a találkozók csak kevesek számára jelentenek egyetlen dolgot: a jól befektetett munkaidő.
Irodai őrült találkozók - de igaz
A vezetők napi három-négy órát töltenek az értekezleteken - és sokat megspórolhatnak maguknak. Mivel a konferenciák gyakran túl hosszúak, nem hoznak semmilyen mérhető előrelépést, és nem okoznak nagyobb frusztrációt, mint motivációt.
Statisztikailag elmondható, hogy a felső vezetők munkaidejük csaknem háromnegyedét üléseken töltik, amint azt a Harvard tanulmánya mutatja. Ezt követően minden vezérigazgató heti 37 ülést tartott. És minden harmadik közülük több mint egy órán át tartott.
A számok riasztóak, mivel a vezetők gyakran a konferenciatermekben pazarolják korlátozott idejüket. A megkérdezettek csaknem 70 százaléka panaszkodott, hogy a sok ülés miatt alig maradt idő tényleges feladataikra.
Találkozók kezdőknek: Ez az öt alapszabály
Még akkor is, ha a megbeszélésekre való meghívás gyakran jogos ráncokat okoz az alkalmazottak körében: a csapatoknak meg kell vitatniuk, feladatokat kell kiosztaniuk és tisztázniuk kell az eljárásokat a vállalat továbblépése érdekében. Ezért döntő fontosságú, hogy ne az értekezleteket tekintsük akadálynak, hanem munkaidőnek.
És még egy egyszerű trükkök segítségével is nehéz találkozót lehet eredményessé tenni:
- Küldje el előre a napirendet, hogy a résztvevők felkészülhessenek.
- Állítsa be az egyes napirendi pontok időköltségvetését, és szigorúan tartsa be azt, hogy korlátozza a fecsegők beszédidejét.
- Percek alatt rögzítse az egyes résztvevők feladatait, és azonnal küldje el mindenkinek a foglalkozás befejezése után.
- Csak a legfontosabb döntéshozókat hívja meg.
- És: indulj időben! Ez egyébként azt is jelenti, hogy a munkamenet elején nem kell várakozni a kávéfőzőnél.
Ezek az alapvető szabályok triviálisnak tűnhetnek - mégis úgy tűnik, hogy a legtöbb munkaértekezleten meg vannak sértve. A találkozási fegyelem kialakítása után a következő 15 gyakorlati tipp ad további inspirációt.
1. tipp: a költségek átláthatósága
A találkozó órák kijózanító eszköz annak bemutatására, hogy az elpazarolt értekezlet minden percével milyen gyorsan emelkednek az egek. Az olyan nevű alkalmazások, mint a Meetime, az Abacus vagy a Meeting Dee, valós időben megmutatják, mennyibe kerül egy értekezlet.
Ehhez a felhasználóknak az értekezlet elején név nélkül kell beírniuk a résztvevők számát és óradíját vagy éves fizetésüket. Az időzítő elindul - és fut, fut és fut.
2. tipp: döntés vagy vita
Minden találkozó előtt a Facebook alapítója, Mark Zuckerberg fontos kérdést tesz fel: „Megbeszélés vagy döntés?” Tehát a teremben mindenki tudja, mi várható a végén. Bernd Steffens, a mönchengladbachi menedzsment tanácsadó azt tanácsolja ügyfeleinek, hogy még a napirendi pontokhoz is világos célt fogalmazzanak meg. "Ennek nyilvánvalónak kell lennie a napirenden, hogy mindenki célzottan tudjon dolgozni."
3. tipp: találkozás ebéd előtt
Jeff Bezos, az Amazon főnöke számára a nap első munkaideje döntő fontosságú. "Mindent, amire teljes szellemi figyelmemre van szükségem, egy 10 órás megbeszélésre teszem fel" - mondja.
A munkásvilágtalálkozók megbetegednek
A kollégák közötti túl sok, rosszul tervezett találkozó nemcsak ideges és időigényes. Beteggé tesznek, állítanak három foglalkozási pszichológust. De azt is tanácsolják, hogyan lehetne jobban csinálni.
Minél később alakul a nap, annál nehezebb neki fontos dolgokon gondolkodnia. Mi van, ha valami hever a környéken? - Próbáljuk meg másnap, 10 órakor újra megoldani.
4. tipp: Járja be a beszélgetést
Irodán kívül, a természetbe: A futó megbeszélések nemcsak friss levegőt biztosítanak, hanem szemléletváltást is hoznak. Például a Telekom főnöke, Timotheus Höttges a gyalogos értekezletet felhasználva készül fel a fontos beszédekre. Legtöbbször kommunikációs vezetője és beszédírója végigvezeti Önt Bonn Rheinaue rétjein.
5. tipp: Azok kizárása, akiket nem érdekel
A Tesla alapítója, Elon Musk is megmutatja, mennyire következetes a találkozókon. Állítólag azért rúgta ki a résztvevőket az értekezletről, mert még nem mondott semmit.
- Nem durva elmenni. Durva megállítani, hogy valaki ne járjon, és pazarolja az idejét ”- írta Musk körlevélben.
Henning Böhne, a Kienbaum személyzeti tanácsadó cég ügyvezető igazgatója a Musk-módszer kevésbé szigorú és társadalmilag kompatibilis alkalmazását javasolja: előre határozza meg a napirenden, hogy kinek mely témákban kell jelen lennie.
6. tipp: A két pizza szabály
Két pizza - elégnek kell lenniük egy találkozóra. Ami a főnöknek szeszélyes diétának tűnik, valójában azt állítja, hogy az alkalmazottak ok nélkül részt vehetnek egy értekezleten. Ez azt jelenti: több pizza azt jelentené, hogy túl sok döntéshozó vesz részt benne.
Mi van, ha elkészültek a pizzák? Az értekezlet befejezése!
7. tipp: egyéni találkozók
Még a kis csoportok is túl nagyok. Ezért tartja a Yelp amerikai ajánlási portál vezetője, Jeremy Stoppelman minden héten egy-egy találkozót a legközelebbi menedzsment csapatával. Még ha ez összesen több értekezlethez vezet is, a személyes megbeszélések gyakran hatékonyabbak.
Különösen a konfliktusokat lehet jobban felszámolni ily módon, mint a csoportos értekezleteken.
8. tipp: A kulcsadatok értékelése
A ROI - a "befektetés megtérülése" - alapján az Otto postai küldeménytársaság meghatározza az egyes vállalati értekezletek ROTI-értékét, a "befektetett idő megtérülését".
Virtuális együttműködés A videokonferencia veri a telefont és a hálózatot
A csapatok gyakran távolról működnek együtt. Tanulmányok azt mutatják, hogy az eredmények jobbak, ha a csapatok videón keresztül kommunikálnak, nem csak telefonon és e-mailben.
Ezzel a módszerrel a találkozót közvetlenül utána egy (rossz) és öt (kiváló) skálán értékelik. "A közvetlen visszajelzés segít abban, hogy tudatosabban foglalkozzunk a találkozási idővel" - mondja Kristine Kiwitt, az Otto Group agilis edzője.
9. tipp: Tartson szünetet az e-maileknél
Az értekezletek elterelésének fő forrása az e-mail. Miért ne foglalkozhatna agresszíven a bajkeverővel és teret teremthetne neki? Így teszi Ulrike Wieduwilt, a Russell Reynolds németországi főnöke: A fontos e-mailek feldolgozásához egyszerűen kommunikáljon a rögzített törésekkel az elején. Ez minden igényt figyelembe vesz.
10. tipp: Menjen ki a komfortzónából
Repülőgép-hangár a kényelmes bőrfotelek helyett - a vezetőknek a konferenciaasztalt szokatlan helyekre kell cserélniük - tanácsolja Birte Püttjer-Stoppok hamburgi vezetői tanácsadó. Ha ez túl időigényes: Tervezze át a konferenciatermet babzsákokkal, függőágyakkal, álló asztalokkal vagy mozgási zónákkal. A résztvevők ülést, fekvést, állást vagy sétát tarthatnak - attól függően, hogy hogyan tudnak a legjobban koncentrálni.
11. tipp: Tanulságos visszatekintések
Tanulmányok a múltból a találkozókon - ezt teszik a Szilícium-völgyben működő technológiai vállalatok. Ezeknek a "retrospektíváknak" a célja: Megtudni, hogy a vállalat hogyan tud jobban teljesíteni a projektjeivel. A heti ciklus három kérdésre összpontosít: Mi ment jól? Mi mehetett volna jobban? Hol kell dupláznunk a tétet a javulás érdekében?
Végül minden résztvevőnek feladattal kell távoznia az értekezletről.
12. tipp: Jegyzet bemutatás helyett
Számtalan és túlterhelt prezentációs dia minden találkozó borzalma. Az Amazonnál nem így: Bezos séf betiltotta a diákat, és "elbeszélő emlékeztetőkre" támaszkodik. Az alkalmazottaknak le kell írniuk ötleteiket a hatoldalas lapokba. Mielőtt a megbeszélés résztvevői megvitatnák a javaslatokat, mindegyiknek fél órája van arra, hogy csendben elolvassa az emlékeztetőt.
Bezos szempontjából ennek két előnye van: A szerzőknek teljesen be kell hatolniuk ötletükbe, hogy röviden bemutassák. A döntéshozók pedig gyorsan áttekinthetik a különféle kezdeményezéseket.
13. tipp: Steve Jobs DRI
"A találkozó sok résztvevője egyszerűen meglátogatja a találkozót" - figyeli Steffens tanácsadó. "Katasztrofális hozzáállás a hatékony találkozáshoz." Gyógyszert nyújt egy módszer, amelyet az Apple volt főnöke, Steve Jobs vezetett be. Az Apple-nél a napirend minden pontja mögött DRI található: Az egyes feladatokért kizárólag a „közvetlen felelős személyek” felelnek.
Mert amikor egyetlen alkalmazott és nem egy csapat áll egy projekt mellett, akkor komolyabban veszi ügyét, és nem tud egyszerűen kibújni a felelősség alól.
Még több találkozási tipp
Bernd Steffens: Találkozók - a lejárt gyakorlati kézikönyv: Megoldások a sikeres értekezletekhez . Verlag Wiley-VCH, Weinheim 2016, 320 oldal, 24,99 euró.
Gunther Wolf: Találkozók és megbeszélések hatékony és eredményes megszervezése. Egyszerű módszerek, technikák és ellenőrzőlisták a hatékony értekezletekhez. Verlag Dashöfer (3. kiadás), Hamburg 2016, 78 oldal, 27,80 euró.
14. tipp: Nincs „más” a napirenden
A találkozó legidegesítőbb dolga a végén következik: Különböző dolgok. Sokat mondanak itt, de keveset oldanak meg. Böhne, a Kienbaum szakértője ezért azt javasolja, hogy ezt a napirendi pontot teljesen töröljék. Ehelyett egy visszajelzési körben szisztematikusan javítani kell az értekezlet kultúráját két kérdéssel: Mi volt jó ebben a találkozóban? És: Mi legyen jobb legközelebb?
"Ez javítja az értekezletek minőségét és megteremti a hatékony fegyelmet a hatékony értekezletekhez" - mondja Böhne.
15. tipp: találkozó étrend
A súlycsökkenés felbontásához hasonlóan a menedzsereknek is gondolkodniuk kell egy találkozón. Időnként akár nulla diéta is lehet. "Ha nem tud sok produktív munkát végezni egy megbeszélésen, akkor inkább várjon a percekre" - tanácsolja Russell Reynolds tanácsadó, Robert Kämper. A tiszta információk továbbításához elegendő egy e-mail a csapatnak.
Csak: Kérjük, ne írja be ezt az értekezletre!