Telefonálás Hívások megfelelő fogadása az irodában -
Tippek az üdvözlésre
Az első benyomásra nincs második esély. Koncentrálja teljes figyelmét a beszélgetésre, és legyen barátságos.
Kérlek mosolyogj
Mosolyogj, mielőtt felvennéd a telefont. Egy mosoly barátságosabbá teszi a hangodat.
Hagyja kétszer csengeni az ajtót
Hagyja a telefont kétszer csörögni, mielőtt felvenné a kézibeszélőt. A hívó fél nem várja, hogy azonnal válaszoljon.
Cég, kereszt- és vezetékneved, üdvözlet
Először adja meg cége nevét, majd utónevét és vezetéknevét. A hívó gyakran nem érti helyesen az első néhány szót. Mivel kifejezetten az Ön cégét hívja, arra számít, hogy a cég nevét megemlítik. A keresztneved megemlítése személyes és személyre szabható. A beszélgetést „Hello!” Vagy a szokásos köszöntéssel nyitja meg.
Nincsenek üres kifejezések
Az üdvözlet végén ne használjon olyan üres kifejezéseket, mint a „Mit tehetek érted?” Ez értelmetlen és úgy hangzik, mint egy kapcsolótábla.
Javítsa a hangot és a nyelvet
- Dőljön hátra és lazítson, miközben beszél. Ettől a hang teljesebbé és mélyebbé válik.
- Gesztus nyugodtan, miközben beszél. A hívó nem lát téged, de a beszéded élénkebbé válik.
- Ha fáradt vagy, állj fel és beszélj telefonon. Így hangzik élénken a hangod.
- Beszéljen németül a lehető legjobban. A nyelvjárás nem jelent problémát, ha jól meg lehet érteni.
Tippek a beszélgetéshez
Amikor bemutatkozott, hagyja, hogy a hívó szóljon. A hívó fél bemutatkozik és elmagyarázza a hívás okát. Figyeljen figyelmesen, tegyen fel kérdéseket, ha valamit nem ért, és ismételje meg a fontos információkat.
jegyzetel
Jegyezzen fel a beszélgetés során. A jegyzeteid megfelelően vannak létrehozva, ha a következő kérdésekre adnak választ: Ki hívott? Miről szólt? Amiben megállapodtak?
Ne feledje a hívó nevét
Jegyezze fel a hívó keresztnevét és vezetéknevét. Ez jól működik a későbbi levelezés során. Ha nem értette a nevet, használja a jelen időt, amikor azt kérdezi: „Mi a neved?” Kérje meg a hívót, hogy írja be azt a nevet, amely nem mindennapi.
Akadémiai fokozat
Ha a hívónak akadémiai diplomája van, forduljon hozzá a következőhöz: "Herr Doktor Hinz", "Frau Professor Kunz".
Címezze a hívót név szerint
Címezze a hívót név szerint. Ne használja azonban túl gyakran a nevet, tolakodónak tűnik. Két alkalom elegendő: az elején és a búcsúzáskor. Tedd a nevet a mondat végére: "Holnap elküldöm az információs anyagot, Mr. Schuster!"
Csatlakozás
Amikor kapcsolatba lép egy kollégával, adja meg a hívónak annak a kollégának az utó- és vezetéknevét, akihez átutalja. "Most összekapcsollak Michaela Kleinnel, a HR vezetőnkkel".
Fogalmazzon pozitívan
Kerülje a negatív kifejezéseket, és mondja ki pozitívan. A „Sajnos, nem tudom” helyett jobb: „többet megtudok, és visszahívlak”. A "már nem ezen a héten" helyett jobb a "Valószínűleg a jövő héten".
Beszélgetés befejezése
A telefonhívás tartalmának befejezése után udvariasan befejezheti a hívást. Erre több lehetősége van:
Összegezni
Ismételten foglalja össze a beszélgetés tartalmát: "Ismét röviden összefoglalhatom: ..."
Megköszönni
Köszönöm annak a személynek, akivel beszél, hogy felhívta: "Köszönöm, hogy beszélt velünk, mindent megjegyeztem."
kérdez
Tegyen fel egy zárt kérdést, amelyre a hívó csak igennel vagy nemmel tud válaszolni: "Maradhatunk-e így?"
Biztosítom
Ígérje meg a hívónak, hogy teljesíti kérését: "Rendben, azonnal elintézem!"