Üzleti kapcsolatok illemtana
Az udvariasság látogatása
Megérkezés egy másik városba vagy államba, hogy letelepedjen üzleti kapcsolatok az üzletember kötött, a protokoll szabályai előírják, hogy udvariasan látogasson el a gazdára. Udvariassági látogatás (protokolllátogatás) - válasz a vendég meghívására és találkozójára érkezéskor.
Ez a protokollméret nemcsak udvariasságot fejez ki, hanem a küldöttségvezetők számára is szükséges ahhoz, hogy a munkaprogramot egy utolsó ülésen véglegesítsék.
A találkozó helyének és idejének megválasztásának joga a vendégeket illeti meg. Az udvariassági látogatás általában a fogadó fél irodájában történik.
A megszabott időpontban a vendégeket várhatóan egy vállalat alkalmazottja lépi be (a protokolli intézkedésekért felelős titkár, a titkár) és elviszik őket a vállalat vezetőjéhez. A cégvezető csak kivételes esetekben találkozhat vendégekkel a hallban.
Kívánatos, hogy a vendégeket egy külön szobában fogadják. Ha hiányzik a vezetői irodából, az asztal körül kanapét és foteleket kell elhelyezni. A vendégnek helyet kínálnak a kanapén. A házigazda a fotelben ül, amely a kanapé bal oldalán található. Így a vendégnek a házigazda jobb oldalán kell lennie. Ha mindkettő a kanapén ül, akkor a vendégnek is a házigazda jobb oldalán kell lennie.
Ha a vendég hölggyel érkezett, akkor a házigazda jobb oldalán, vagyis a hölgynek le kell ülnie a kanapén. A vendég ebben az esetben a házigazda bal oldalán fog ülni, ami második fontosságú. A fordító egyedül választja a helyét.
Nem ajánlott vendégeket elhelyezni az ablakokkal szemben, ahonnan közvetlenül a napsugár süt - ez megbecsüléshiányként kezelhető.
A házigazda ül le először, és meghívja a vendégeket, hogy foglaljanak helyet.
Az udvariassági látogatás során, mint minden más esetben, a beszélgetés megtartására irányuló kezdeményezés a házigazdaé.
Indulás kezdeményezése - vendégek. A látogatás végének jele szintén hosszú szünetet jelenthet a vitában.
Az udvariassági látogatás 20-30 percig tart. Édességeket és üdítőket, teát, kávét, gyümölcsöt a kezdés után 5-7 perccel lehet felszolgálni. Az ilyen intézkedéseknél nem szabad alkoholt kínálni.
A látogatás után a házigazda a folyosón, a liftben vagy a lépcsőn tölti a vendégeket.
A beszélgetések szervezésére vonatkozó szabályok
A beszélgetésben részt vevő személy modora ugyanolyan fontos, mint a szervező férfi modora. A sok ember részvételével zajló találkozó teljes hangulata a megszervezéséért felelős személyek profizmusától, hatékonyságától, ötletességétől és gondos hozzáállásától függ.
A beszélgetések megszervezésében, ahol több delegáció vesz részt, üzleti illemtan előírja a további részletekre vonatkozó szabályokat: a küldöttségek tagjainak száma, összetétele, az ülés helyének megválasztása, ideje, értekezlet és a küldöttségek tárgyalási asztalokhoz rendezése.
A küldöttségek tagjainak száma a megvitatott kérdések jellegétől és a képviselők szintjétől függ. A jegyzőkönyv küldöttségek létrehozását javasolja a kétoldalú tárgyalásokra a mennyiségi viszonylagos egyenlőség fenntartása mellett.
A küldöttségek között vannak:
a beszélgetések közvetlen tagjai;
illetékes tanácsadók (szakértők);
kiegészítő (műszaki) összetétel (fordítók, illesztőprogramok stb.).
Mindkét fél időben összehangolja az ülés helyét és idejét, a vita tárgyát és a tárgyalás nyelvét (lehet a küldöttség által beszélt nyelv, de egy harmadik is).
A tárgyalások helyszínének jelentős hatása lehet azok hatékonyságára. Területén az üzletemberek, akárcsak a sportolók, biztonságosabbnak, kényelmesebbnek és több esélyüknek számítanak a sikerre.
Az üléseken raz etikett-egók, amelyeket abban az országban kaptak, ahol zajlanak. Így a külföldi küldöttséget kulturális sokk érheti, az országok közötti szokások és hagyományok közötti különbségek miatt.
De a területén folyó tárgyalások nemcsak előnyökkel, hanem hátrányokkal is járnak:
nem lehet elhalasztani a döntést, motiválva a szükséges információk hiányát;
adósnak érzi magát partnerével, aki hosszú utat tett meg ezen a találkozón;
a beszélgetések megszervezésével és a vendégek találkozásával kapcsolatos aggodalmak eltérhetnek a tárgyalások tárgyától.
Ezért egyes esetekben a küldöttségek inkább semleges területeken találkoznak. És amikor az értekezletek állandóak, a vállalatok egyesével szervezhetik a beszélgetéseket az egyes országok területén.
Javasoljuk, hogy a tárgyalóterem ugyanolyan semleges legyen, például egy konferenciateremben, amelyet kifejezetten ilyen célokra terveztek. Ha egy párt irodájában töltesz beszélgetéseket, az inkább az önreklámról szól, hogy lenyűgözd a partneredet.
A kereskedelmi hívások általában 9.30 vagy 10.00 órakor vannak beállítva, és átlagosan 1,5 óráig tartanak. A nap második felében az üzleti értekezletnek egy órakor kell kezdődnie, hogy az ne érjen véget később 17.00-17.30-nál. De nem azonnal dél után.
A protokoll szabályai szerint a külföldi partnerekkel való találkozóknak speciálisan előkészített helyiségekben kell zajlaniuk. Az asztalokból mindent feleslegben kell levenni, és füzeteket, tollakat, hamutartókat, üveg ásványvizet, poharakat hagyni. A szemüvegeket fejjel lefelé rendezik - ez arra utal, hogy még nem használták fel őket. Gyümölcsök és cukorkák nem ajánlottak a tárgyalóasztalon.
A küldöttséget annak az épületnek a bejáratánál kell fogadnia, ahol az iroda található (ha a tárgyalások a felek valamelyikén zajlanak) egy vállalat alkalmazottjának kell fogadnia, de nem annak vezetőjének vagy a fogadó küldöttség tagjainak. A küldöttségre abban a teremben kerül sor, ahol a megbeszélésekre sor kerül, és ahol ebben az időben a fogadó küldöttségnek teljes egészében kell lennie.
A küldöttségek tárgyalóasztalhoz rendezésekor figyelembe kell venni a tagok státusát is. A lehetséges variánsokat az 1. ábra mutatja. 4.1.
A beszélgetések rögzítése fontos momentum, amelyet a szervezéskor biztosítani kell. Ehhez külön személyt vagy magát a cég vezetőjét lehet kinevezni (ha egyedül ő vezeti a tárgyalásokat). A regisztráció során a beszélgetést vezető személy nem használhatja az "I" névmást. A partnert harmadik személyben nevezik meg, de az "ő" névmás nem használatos. Helyettesíthető a következő szavakkal: beszélgetőtárs, partner.
Az üzleti táblázatok tipológiája.
Az üzlet nemcsak tárgyalóasztalnál és levelezés útján zajlik, hanem üzleti étkezés közben is. Ezeken belül az üzleti partnerek lehetőséget kapnak kapcsolataik fenntartására és fejlesztésére nemcsak partnereivel, hanem a hivatalos, társadalmi, kulturális és médiacsoportok képviselőivel is. Az üzleti étkezéseket egy esemény megünneplésére (figyelemre méltó nap, nemzeti ünnep, bemutató) szervezik, egy bizonyos személy vagy küldöttség megbecsülésének és tiszteletének megmutatása céljából, a tárgyalások befejezésével és a szerződés aláírásával kapcsolatban stb.
Szerint szervezik az üzleti étkezéseket üzleti illemszabályok, bizonyos eltéréseket csak annyiban fogad el, amennyiben azokat a vállalat sajátosságai indokolják.
A gyakorlatban gyakrabban a következő típusú üzleti étkezéseket használják: reggeli, ebéd, vacsora, koktél, a la fourchette, tea, „borospohár” vagy „pezsgőspohár”.
Az üzleti asztalok tiszteletbeli és kevésbé tiszteletbeli napokra és estekre vannak osztva, terítékkel és nem.
A legmegtisztelőbbek a nemzetközi gyakorlat szerint ebéd (ebéd) és ebéd (vacsora).
A nap üzleti ételei: a „pohár bor” (Vin d’Honneur) vagy a „pohár pezsgő” (Coupe de Champagne) és a reggeli.
Ül az asztalnál reggelire, ebédre, vacsorára (vacsora).
ebéd kevés ember számára szervezik. Buli ideje - 12.00 és 15.00 között. Másfél és másfél óráig tart (ebből 45-60 percet az asztalnál, 13-30 percet kávénál vagy teánál töltünk).
A menü előételeket, forró hal- és húsételeket, desszerteket (édességeket, gyümölcsöket, fagylaltot stb.) Tartalmaz. Az italok közé bor, pálinka, vadca, likőr, pezsgő tartozik.
Pezsgőt desszert mellé szolgálnak fel.
A kávét és a teát ugyanabban az asztalnál vagy egy másik szobában szolgálják fel. Ennek táblázatai ismét el vannak rendezve.
A reggeli (ebéd és vacsora) befejezésére irányuló kezdeményezésnek a házigazdának kell lennie. A reggeli ruházat formája általában a mindennapi öltözet.
Az ebéd a legünnepélyesebb és legmegtisztelőbb tömegüzlet. 19.00 és 21.00 között zajlik. 2-2,5 óráig tart, ebből 1,5 óra van az asztalnál. Mint ebéd közben, a vacsora meghívása előtt és miután a vendégek a házigazdákkal együtt 15-20 percet tölthetnek egy másik szobában, ahol kávét vagy teát kínálnak.
Az ebédmenü sokkal összetettebb, mint az ebédmenü, és tartalmaznia kell az első fogást.
Délben meghívják a férfiakat a feleségükkel. A ruházat formáját a meghívó jelzi.
Vacsora 21.00-kor kezdődik és később. A színházba vagy más rendezvényre szóló meghívás gyakran szolgál a vacsora okaként. Ebben az esetben a vacsora a kulturális esemény után kezdődik.
Vacsora és bormenü - valamint ebéd, kivéve az első fogást, amelyet általában nem kínálnak ilyen típusú üzleti étkezésnél.
koktél és fourchette - az üzleti étkezések leggyakoribb típusai. Különböző okokból szerveződik. Kezdés ideje - 17.00-18.00 és két órán át tart. A meghívó feltünteti az étkezés kezdési és befejezési idejét, például: 17.00-19.00, mert a koktél bármikor jöhet, amely ebben az időintervallumban szerepel, és bármikor el is indulhat a végéig asztal.
Ha egy vállalat alkalmazottai nem együtt jönnek a koktélra, viszont az alacsonyabb hierarchikus pozíciót betöltőknek a vezetőség elé kell kerülniük. A beosztott, aki a menedzsere után érkezik, megsérti az üzleti etikettet. Kilépéskor fordítva követik a szabályt: először a vezetőség távozik, majd az elfoglalt pozícióknak megfelelően a többi munkatárs.
Általában sok embert hívnak meg a koktélra (15-20-tól néhány százig).
Kínálunk apró falatokat, szendvicseket, kekszeket, gyümölcsöket stb. A koktélasztalnál nincs villák a vendégek számára. A pincérek koktélpoharat kínálnak, vagy egy bár alkoholos italokat kínál.
Az ilyen jellegű üzleti étkezések felállva zajlanak. A vendégek maguk választják meg az ételeket és italokat. De lehetnek kivételek. Például a papi mellű emberek számára külön asztalt lehet elhelyezni a szoba sarkában.
Ruházat formája - mindennapi öltöny.
Az elágazásnál-ul, valamint a koktél 17.00 és 20.00 között zajlik.
A menüben több étel szerepel a koktélhoz képest. Mindegyikhez tányért és villát javasolnak. Az asztalok széle szabadon marad a vendégek számára, hogy tegyék tányérjaikat.
Ha nincs sok vendég, egyetlen ételt szolgálnak fel. Ha többen jönnek, több étkezést szerveznek, egyenként 6-8 fő számára.
Ezeken az üzleti étkezéseken (koktél, fourchette, a la fourchette) köszöntenie kell a házigazdákat, de búcsúzkodás nélkül távozhat.
A ruházat formáját a meghívó jelzi.
A tea 16.00 és 18.00 között kerül megrendezésre, és általában csak nőknek szól. 1-1,5 óráig tart. Kínálunk édességeket, cukrászsüteményeket, gyümölcsöket, édes és száraz bort, gyümölcsleveket, kávét, teát.
Ruházat formája - mindennapi öltöny.
"Pohár bor ”vagy„ Pohár pezsgő ”. Ez az étkezés 12.00-kor kezdődik és 13.00-kor ér véget. Ez az üzleti táblák legalacsonyabb szintje. Javasoljuk, hogy általában csak pezsgőt, bort, gyümölcsleveket. A harapnivalók lehetnek kis kenetek, diófélék. Az adott üzleti étkezés során nem ül le.
A ruházat formája - a mindennapi öltöny. Ez az üzleti asztal nem igényel bonyolult szervezést és sok időt a partijához.
Üzleti étkezések szervezése
Minden üzleti asztalnak jól szervezettnek kell lennie. Az üzleti étkezés elkészítése a következőket tartalmazza:
- az üzleti asztal típusának megválasztása;
- a vendéglista létrehozása;
- vendégek meghívása;
- terv kidolgozása a vendégek asztalhoz rendezéséhez;
- a menü beállítása;
- beszédek és pirítósok előkészítése;
- az üzleti vacsora rendjének meghatározása.
Az üzleti táblázat típusa a szervezés okától függ. A legünnepélyesebbek az ebéd és az "a la fourchette". Ha sok vendégről van szó, akkor a koktélt és a "fourchette" -t választják. Egyszerűbb esetekben "pezsgőspoharat" szerveznek. Ha az étkezés célja nem egy esemény megünneplése, hanem a kommunikáció, reggelit vagy teát szerveznek.
Egy másik fontos pillanat a vendéglista összeállítása. Először is meg kell határozni a vendégek teljes számát. Nem haladhatja meg a kiszolgálás lehetőségeit, és meg kell felelnie annak a helyiségnek, ahol kerül sor.
A meghívóhoz speciális nyomtatott takarókat használnak. A vendégek nevét és vezetéknevét kézzel írják. Amikor meghívják az üzleti asztalhoz, ahol a vendégek az asztalnál ülnek, a meghívó tartalmazza a válaszadásra vonatkozó kérést (R.S.V.P. vagy "Kérjük, válaszoljon"). 3-5 napon belül el kell küldeni a választ. Ha férjeket hívnak meg feleségükkel, ezt a meghívóban feltüntetik, de a férj nevére írják, vagy először a nevét írják. A meghívókat legkésőbb egy-két héttel az esemény előtt elküldjük.
A meghívó nem lehet személyes, de tartalmazhatja a vállalat meghívóinak számát. Ebben az esetben a válaszlevelhez csatolják azoknak a személyeknek a listáját, akik képviselik a vállalatot az üzleti asztalnál.
Ha a meghívást személyesen vagy telefonon teszik meg, a választ haladéktalanul meg kell adni, de írásos meghívás szükséges egy hivatalos rendezvényre, hogy levélben válaszolhasson.
Az üzleti asztalon való részvétel megtagadása csak megalapozott okok miatt lehetséges (utazás, előre megbeszélt találkozó, egészségügyi okok stb.). Lehet, hogy a nő nem válaszol igenlően, még akkor is, ha nem érzi jól magát, de a férfi mint elutasító ok csak akkor tudja működtetni az egészségét, ha súlyos beteg.
Az üzleti asztalnál abban a meghívóban, amelyre válaszolni kértek, rögzített jövedelemmel kell rendelkeznie a megjelölt időpontban. Késni annyit jelent, mint megtörni a címkét. Ha üzleti ételt tartanak (például koktélt, "fourchette" -et), akkor bármikor jöhet a meghívóban feltüntetett intervallumon belül.
A házigazdáknak kellő figyelmet kell fordítaniuk az eseményre érkező összes vendégre, és a lehető legnagyobb figyelmet, megbecsülést és tiszteletet kell kifejezni a díszvendégekkel szemben.
Az asztalnál a vendégek elrendezése a társadalmi helyzet és a társaságon belül elfoglalt helyzet figyelembevételével történik. A következő szabályokat be kell tartani:
- a legmegtisztelőbb helyet a házigazda jobb oldalán tartják, a második legfontosabbnak - a házigazda bal oldalán;
- a nagyon magas szintű vendég a házigazda elé helyezhető, akkor a második a házigazda jobb oldalán található helynek számít;
- a nő nem ül a nő mellett; a férfi a feleség mellett;
- a nők nem ülnek az asztal szélén;
- figyelembe kell venni a mellettük lévő vendégek által beszélt nyelveket;
- ebéd-, vacsora-, ebédbeszélgetések során lehet delegációkat egymással szemben elrendezni;
- a bejárati ajtóval szemben lévő helyeket megtisztelőnek tekintik, de ha az ajtó a szoba egyik részében van, akkor az asztal oldalán, amely az ablakok felé fordul, amelyek kimennek az utcára;
- a vendég nevével ellátott kártyát helyeznek el az asztal minden helyén;
- a vendégek elrendezése a folyosón van, vagy csatolva vannak a meghívókhoz.
Miután a vendégek elfoglalták helyüket az asztalnál és 10-15 perc telt el az üzleti étkezés kezdete óta, megkapják az első pirítóst. Általában ezt a házigazda végzi, majd pirítóssal jön a fő vendég. Nem ajánlott visszaélni a hivatalos beszédekkel, különösen a sokáig tartó beszédekkel. A címke biztosítja hogy az asztalnál ülők tartják a vitát. Nem udvarias az asztalnál ülni és nem beszélgetni. A franciák azt mondják: "A csönd jobban elválaszt, mint a távolság". Beszélgetni kell mindkét szomszéddal, valamint azokkal, akik nincsenek messze. A beszélgetés jellege az asztalnál - könnyű, laza. Komoly kérdések vagy viták felvetése nem megengedett.
Vendég party
Nem ajánlott az üzleti asztalnál tartózkodni a meghívóban feltüntetett időn túl, vagy a díszvendég távozása után azonnal elhagyni az összes vendéget. Ez kellemetlen benyomást kelt. Nem kell a rendezvény elhagyására összpontosítani. Ha az étkezés vége előtt el kell indulnia, akkor ezt meg kell tennie, hogy a vendégek ne vegyék észre, de kötelező a búcsú a vendéglátóktól.
Fontos pillanat a vendégpárt megszervezése. A vendéglátót azért fogadják, hogy a díszvendégeket arra a helyre töltse, ahol találkozott velük (lépcső, autó). Emléktárgyakat lehet adni a vendégek partiján. Általában a névjegykártya az üzleti táblázat végén változik, nem az elején.
Ha lehetséges, a házigazda, jó lenne, amíg az összes vendég el nem távozik, hogy ott legyen, oda, ahol a díszvendégeket töltötte, lehetőséget adva ezzel minden vendég búcsúzására.
Az üzleti asztaloknál, ahol sokan vesznek részt, a házigazdák csak a díszvendégeket töltik. A többi vendéget olyan emberek töltik, akik találkoztak velük, akik a szervezeti struktúrában általában egy szinten vannak, vagy azonos státusúak.
Az üzleti étkezés után kötelező, hogy a vendég személyesen írjon a vendéglátónak, megköszönve az étkezést (még akkor is, ha nem ízlik az étel). Üdvözlő levelek és kézzel írott üdvözletek a legmegfelelőbbek, és a titkár soha nem írhatja alá őket. De az utóbbi időben megengedett, hogy köszönőleveleket küldjön e-mailben.