10 tipp delegálása a feladatok impulzusának sikeres benyújtásához
A főnököknek, akik delegálni tudnak, több idejük marad a legfontosabb dolgokra - és a boldogabb alkalmazottakra. Használja ezeket a tippeket a feladatok sikeres átruházásához.
Sok vállalkozó csapdában érzi magát a mindennapi üzleti életben: szem elől tévesztik az összképet, túlhajszoltnak érzik magukat, és még mindig szívesebben csinálnak sok mindent, mint alkalmazottaik erejét. Inkább maga ugrik be a résbe ahelyett, hogy nemet mondana. A jó főnökök pontosan azok, akik megbíznak az embereikben, feladatokat osztanak ki nekik és hagyják, hogy önállóan dolgozzanak - mert ez jó a motivációjuknak. Tíz tipp arról, hogy a vezetők hogyan tudják átadni a feladatokat - és végül több idejük marad a lényegre.
1. Tegyen fel kérdéseket
Nincsenek olyan döntések, amelyeket csak a főnök hozhat meg - mondja Gunar Michael edző. „A főnöknek egyetlen feladata van: a helyes döntéshozatali kérdéseket feltenni.” A kérdések feltevésével rá kell vennie az alkalmazottakat, hogy maguk döntsenek jól.
2. Állítsa be a szerkezeteket
Ha a vállalat növekszik, akkor a vezetésnek meg kell változnia. Az alapítók általában mindent először maguk csinálnak, az első vezetői feladatok az első alkalmazottakkal járnak. Akinek öt alkalmazottja van, szüksége van egy kollégára, aki képes döntéseket hozni. Körülbelül 15 és 20 alkalmazott között kell lennie olyan csoportoknak, amelyek önállóan dolgoznak és döntéseket hoznak anélkül, hogy állandóan bevonnák a főnököt.
3. Vegye fel az alkalmazottakat
Aki évek óta nem dolgozik önállóan, fel kell szabadulnia az ettől való félelemtől. A főnöknek el kell döntenie, mennyire bízik az egyes egyénekben a csapatban. A kezdethez ajánlott olyan kis projektek, amelyeket az alkalmazottak egyedül irányítanak. Ez minden cégméretnél működik: vállalati kirándulás, karácsonyi parti vagy nyaralástervezés.
4. Ne boríts el
Az önálló munkára való áttérés időbe telik. Példa: 100 oldalas jelentést kell írni az ügyfél számára. A delegálás legmagasabb szintje: A munkavállaló megírja a jelentést és elküldi az ügyfélnek. A főnöknek semmi köze hozzá.
Az előzetes lépés az lenne, ha lehetővé tennék egy puffer időt, hogy a vállalkozónak legyen ideje elolvasni a jelentést, mielőtt az eljutna az ügyfélhez. De melyik delegációs szint a megfelelő minden alkalmazott számára? Erről többet megtudhat ebben a cikkben: Feladatok terjesztése: Több idő jut a lényegre - négy lépésben.
5. Tűrje a hibákat
A főnöknek el kell viselnie, hogy alkalmazottai néha hibáznak. "Lehetőséget kell adnom egy alkalmazottnak arra, hogy hibákat kövessen el, hogy tanulhassanak" - mondja Bernd Geropp. Ha egy alkalmazott új, akkor előre tudja, hogy valószínűleg hibázik. "Tehát kisebb lépésekben, gyakoribb ellenőrzésekkel delegálok, hogy el tudjam fogni a hibákat" - magyarázza Geropp.
Döntő jelentőségű, hogy helyesen reagálj a hibákra: Ne érezd magad bizonytalannak, hanem kérdezd meg: "Mit tanultál, mit fogsz másként csinálni legközelebb?"
6. Igény szerinti megoldások
Ha a főnök mindig mindent jobban tud és megoldást nyújt, akkor senkinek nem kell önállóan elemeznie a problémát. Michael edző további kérdéseket ad: "Mi a javaslata?"
És: soha ne válaszoljon a kérdésekre a folyosón, a kávéfőzőnél vagy amikor kimegy. Jobb időpontot egyeztetni, és kérni a javasolt megoldásokat.
7. Tisztázza a végrehajtó szerepet
A delegálás nem feltétlenül jelenti azt, hogy a főnöknek több szabadideje lenne. Inkább időt nyer más feladatokra: a stratégia kidolgozására, a munkafolyamatok ellenőrzésére, az alkalmazottakkal való beszélgetésre és a jó vállalati kultúra gondozására.
A legfontosabb, hogy meghatározzuk a jövőképet és a célokat, és megbeszéljük őket mindenkivel - mondja Bernd Geropp ügyvezető edző. Minden alkalmazottnak tudnia kell, hová megy a főnök és így a vállalat. "Önállóan csak akkor dolgozhat, ha a célra gondol."
8. Másként állítsa be a prioritásokat
Ha az alkalmazottak már teljes kapacitással dolgoznak, aligha vállalnak önként további feladatokat a főnöktől. Ezért fontos az aggodalmakat komolyan venni, és megadni a munkavállalóknak az új feladatokhoz szükséges szabadságot, például azáltal, hogy másként rangsoroljuk a közelgő feladatokat. Talán van még ideje a feladatnak, vagy átveheti egy másik kolléga. "Főnökként Ön határozza meg a prioritásokat, és csak Ön tudja átcsoportosítani a munkát" - mondja Maren Lehky vezetői tanácsadó.
9. Az ismétlés segít
A küldöttség ülésén mindenekelőtt a közös célt kell megvitatni, és azt, hogy az adott feladat milyen szerepet játszik benne. A vállalkozónak hangsúlyoznia kell, hogy végül milyen eredményt akar. Minél kevesebbet beszéljen a konkrét útról. Az olyan megfogalmazások, mint "mindig is így tettem", tabuk. A munkavállalónak meg kell értenie, hogy miért őt választották a feladatra - ez növeli a motivációját.
Lehky tippje: A beszélgetés végén hagyja, hogy az alkalmazott összefoglalja, hogyan értette meg a feladatot. Ez segít elkerülni a félreértéseket, és biztosítja a küldöttet abban, hogy a munkavállaló jó úton jár.
10. Biztosítson pótlást
Mit tegyek valójában, amikor az összes feladatomat átruháztam az alkalmazottakra? "A vállalkozói feladatokhoz konkrét célokra is szükségem van" - mondja Stefan Merath. Egyébként sok vállalkozónak különösen nehéz elengedni. A küldöttség után semmilyen körülmények között nem keletkezhet hirtelen űr.
A meghatalmazás témájáról további információk találhatók cikkünkben: "Mit kell tudniuk a munkáltatóknak a meghatalmazásról"