4 irodai feladat, ahol a sevDesk szoftver elvégzi a munkát az Ön számára
Induló vállalkozásként két lehetőség áll rendelkezésre a könyvelés terén: tegye meg saját maga vagy végezze el. Míg az első lehetőség értékes időt vesz igénybe, a teljes munkaidőben dolgozó könyvelő pénzbe kerül. Mindkét erőforrás általában szűk az alapítók számára. Másrészt mi a helyzet azzal a lehetőséggel, amely időt és pénzt takaríthat meg Önnek?
Egy olyan digitális számviteli szoftver, mint a sevDesk, támogat Önt az üzleti élet minden szakaszában, és véglegesen felmentheti Önt a bosszantó irodai munkától. Ennek részletes működését az alábbiakban a sevDesk készítői fejtik ki, az irodában a számvitel mindennapi feladatait felhasználva.
Az út a klasszikustól a digitális könyvelésig ...
Mielőtt megmutatnánk, hogyan kell kinéznie a könyvelésnek, gyorsan nézzen vissza. Emlékszel még arra, hogy a könyvelés néhány évvel ezelőttig hogyan zajlott? A papírbizonylatokat a hírhedt inga mappában tárolták. A digitális számlákat kinyomtatták, és ugyanabba a mappába kerültek. Ennek legkésőbb a negyedév végéig a könyvelő rendelkezésére kellett állnia, aki viszont digitalizálta a dokumentumokat és átvitte a társaság saját informatikai rendszerébe. Csak ezután került sor az adatok üzleti elemzésére, amely alapján üzleti döntéseket lehetett hozni.
Ma ez a kép megváltozott. A digitalizálás megváltoztatta a könyvelést. Nem csak digitális, hanem automatizált is - ez a jövő és néhol már a jelen. A sevDesk digitális számviteli szoftvere az Ön mindennapi segítője az irodában, megkönnyíti néhány bosszantó feladatot és teljesen megszabadítja Önt a többi időpazarlótól.
# 1 árajánlatok és számlák elkészítése
Ajánlat, megrendelés és végül a számla - egyszerűsített és idealizált módon az Ön és az ügyfelek közötti kommunikációnak könyvelési szinten kell történnie. Először egy ajánlat jön létre, amelyet az ügyfél megrendeléssel megerősít. Ezután az ügyfél egyszerre megkapja a terméket vagy szolgáltatást, valamint a számlát. A sevDesk segítségével olyan szoftvert kap, amely megkönnyíti a munkáját ebben a folyamatban. Elmúltak azok az idők, amikor az ajánlatokat és a számlákat kézzel kellett elkészíteni az MS Excel vagy az Adobe InDesign segítségével, majd kézzel elküldeni.
Az idéző eszköz így működik
A sevDesk segítségével az ajánlatok létrehozása és elküldése csak néhány másodpercet vesz igénybe, egy kis rutinnal. Ha megfelelő szövegsablonok (fejlécszöveg üdvözléssel és láblécszöveg záróképlettel) előre elkészültek, akkor csak az integrált adatbázisból kell kiválasztania az ügyfelet és a hozzá tartozó termékeket. A SevDesk gondoskodik a többiről, és automatikusan létrehoz egy ajánlatot, amelyet elküldhet postán vagy e-mailben, vagy egyszerűen kinyomtathatja és letöltheti. Az ügyfél megrendelésének kézhezvétele után az ajánlat közvetlenül számlává alakítható. A sevDesk alkalmazással (Android és iOS rendszerhez) az ajánlatokat és a számlákat útközben könnyen létrehozhatja és elküldheti.
Ezután hozza létre a számlát
A modern számviteli szoftverekben nélkülözhetetlen a számlák modulja. A sevDesk segítségével a számlázás intuitív és egyszerű. Ha a számlát egyébként nem alakították át az ajánlatból, akkor itt csak néhány másodpercre van szüksége. A számlák ugyanúgy készülnek, mint az ajánlatok. Válassza ki az ügyfelet és a terméket, kész. Az ügyfél tartózkodási helyétől függően 6 különböző nyelven is léteznek számlasablonok. Vagy feltöltheti saját elrendezését és egyedi írószerét, vagy létrehozhatja azokat a sevDesk csapata. A számla létrehozását követően több lehetősége van. A számlákat elküldhetjük az ügyfélnek e-mailben, vagy közvetlenül a rendszerből postán, 0,89 euróért. Ha ez a folyamat túl automatizált az Ön számára, letöltheti a létrehozott számlát a hagyományos módon, vagy kinyomtathatja és manuálisan továbbíthatja az ügyfélnek.
Hasznos kiegészítő szolgáltatás a számla létrehozásakor, ha egyedi QR-kódot ad hozzá. Postai úton elküldött számlák esetén az ügyfeleknek lehetőségük van okostelefonjukkal beolvasni a kódot, és a számlát digitálisan átvinni mobiltelefonjukra. QR-kódok létrehozhatók az összes sevDesk dokumentumon (beleértve az ajánlatokat és az emlékeztetőket is), és mindig továbbíthatók a megfelelő digitális verzióba.
# 2 nyugtafelismerés és banki felület
A tapasztalt vállalkozók minden bizonnyal túl jól meg fogják érteni, hogy a dokumentumok mappába gyűjtése mennyire unalmas lehet. De ez az eljárás a múlté.
Automatikus nyugtafelismerés
A sevDesk segítségével a nyugták és a bejövő számlák digitálisan gyűjthetők. A megfelelő dokumentumokat a számítógépről húzza és dobja el a programba. Ha az Ön e-mail programjában a sevDesk segítségével van beállítva egy interfész, akkor a dokumentumok automatikusan továbbításra kerülnek. A szoftverbe kerülve a dokumentumokat úgynevezett gépi tanulási algoritmusok (mesterséges intelligencia) segítségével elemzik. Az elemzés kategóriákba sorolását eredményezi, automatikus foglalással kombinálva. A gyakorlati dolog az, hogy a rendszer megtanulja. Minél több dokumentum kerül rögzítésre, annál megbízhatóbb a sevDesk osztályozza a jövőbeni dokumentumadatokat.
És mi történik a papíros számlákkal? A SevDesknek itt is van megoldása. A sevDesk alkalmazással a nyugták könnyen fényképezhetők. Az egészet sevScan-nek hívják, és biztosítja, hogy a számlákat digitalizálják, és az automatikus szövegfelismerésnek köszönhetően helyesen rögzítsék és könyveljék.
A papírbevételek fényképezhetők az sevScan segítségével, és feltölthetők a számviteli szoftverbe (kép forrása: sevDesk).
Integrált online banki szolgáltatások
A sevDesk és a bankszámla összekapcsolása több szempontból is megkönnyíti a könyvelési folyamatot. Egyrészt ez a digitális számviteli forma megkíméli az esedékes számlák kézi átadását. Automatikusan fizethet, és szükség esetén akár megadhat fizetési határidőt is. Ez azt jelenti, hogy kedvezményeket vagy árengedményeket lehet igényelni egyedi szállítóktól vagy üzleti partnerektől. De nemcsak a kifizetések automatikusak.
Természetesen a sevDesk regisztrálja a beérkező fizetéseket is. A szoftver a megfelelő számla vagy hivatkozási szám használatával megváltoztatja a megfelelő kimenő számla állapotát a fizetett miatt. Ugyanakkor felkerül a megfelelő ügyfélszám. Az automatizált be- és kifizetések véget vetnek a bankszámlakivonatok ellenőrzésének fáradságos folyamatának. A SevDesk egy pillanat alatt megmutatja, mely bejövő számlákat kell még kifizetni, és melyeket a kimenő számlákat fordítva fizették meg. A banki felület jelenleg több mint 3000 bank számára állítható be. A te bankod is bizonyosan ezek közé tartozik.
# 3 Napi értékelések és automatikus áfa-előzetes értesítés
Alapítóként minden nap döntéseket kell hoznia. Ideális esetben ezt nem bélből, hanem belső statisztikák alapján teszik meg. A sevDesk egy számviteli szoftver, amely a releváns információkat ezüsttálon mutatja be.
Napi pontos értékelések
A bejövő és kimenő számlák alapján napi értékelések készülnek. Ezek megmutatják a nyereségét vagy az EÜR (jövedelem-többlet számla), vagy az eredménykimutatás (eredménykimutatás) alapján. Ennek alapján nagyobb a rövid távú cselekvési és döntéshozatali lehetősége. A sevDesk segítségével könnyebben megtarthatja vállalkozói elképzeléseit.
A jövedelem-többlet számítása alapján napi értékeléseket fog kapni (Kép forrása: sevDesk).
A tartós meghosszabbítás vége
Kezdő vállalkozásként Ön szembesült az előzetes héabevallás benyújtásának határidejének állandó meghosszabbításával. Ennek is vége a sevDesk segítségével. Hozzon létre egyszeri forgalmi adóra vonatkozó adatokat a szoftverben, a sevDesk gondoskodik a többiről az Ön számára. Világos nyelven ez azt jelenti: Az áfa előzetes regisztráció automatikusan létrejön a bevételekből és kiadásokból, és kattintással közvetlenül elküldhető az adóhivatalnak.
Az előzetes áfa-bevallás automatikusan elkészül a sevDesk segítségével (Kép forrása: sevDesk).
# 4 Interfész az adótanácsadóval
Az adótanácsadókkal folytatott kommunikáció szintén idegtépő lehet, különösen az üzleti év vége felé. Aligha kell részletesebben megmagyarázni, hogy a dokumentumokat mappánként miként továbbítják az adótanácsadóhoz, vagy hogy saját cégüknél elérhetővé teszik-e. A sevDesk több szempontból is megkönnyíti ezt a folyamatot. Egyrészt minden adat digitálisan elérhető. Másrészt elegendő a megfelelő interfész a megbízható adótanácsadóhoz, és már meghatározható, hogy mely dokumentumokat kell elküldeni a tanácsadónak.
Minden bejövő és kimenő számlát kompatibilis DATEV exportra konvertálunk, amelyet bármely adóhivatal importálhat a rendszerükbe. Az egyszerűsített kommunikációnak köszönhetően értékes időt takaríthat meg. Adótanácsadójának pedig kevesebb munkája van, mert az adatokat a megfelelő formátumban készítik el. Alternatív megoldásként adótanácsadóját is engedélyezheti közvetlenül a sevDesk szolgáltatásban. Egyszerűen hívja meg őket e-mailben, és használja az engedélyt, hogy meghatározza, mely adatokat lehet megtekinteni és megváltoztatni. Semmi sem akadályozza a hatékony és egyszerű együttműködést.
A sevDesk segítségével lehetősége van arra, hogy külső adótanácsadóját közvetlenül a számviteli szoftverben dolgozza (képforrás: sevDesk).
Következtetés - a sevDesk szoftver időt és pénzt takarít meg
A könyvelés sok alapító számára szükséges gonosz. Meg kell csinálni, de nagyon kevesen élvezik. A sevDesk segítségével olyan szoftvert kap magához, amely érezhetően megkönnyíti ezt a nem szeretett feladatot. Ez nemcsak időt és pénzt takarít meg, hanem lehetővé teszi, hogy a jövőben jobban koncentrálhasson alaptevékenységére.