7 módja annak, hogyan válhat igazán produktívvá a feladatok rangsorolása révén - Avocatoo

Mindannyiunknak vannak pillanatai, amikor sok más projektbe bekapcsolódunk, bár a többit még nem fejeztük be, és ez azért van, mert nem helyesen rangsoroljuk a feladatainkat. Ezzel a problémával, vagy inkább ezzel a kihívással, illetve a feladatok rangsorolásával üzletemberek, igazgatók vagy alkalmazottak is szembesülnek. Mivel azonban annyi feladat szerepel a személyes teendők listáján, csupán annyit kell tennie, hogy teszteljen néhány technikát, hogy produktívabbá váljon.

Miután meghatározta prioritásait, szüntesse meg a stresszt, koncentráljon a tennivalókra, és produktívabbá váljon a mindennapi életben.

Nem mintha szinte minden hétfőn új feladatlistát indítana, csak szerdán kell teljesen csalódnia, amikor megnézi, és rájön, hogy még a felét sem tette meg.?

Bár könnyűnek tűnhet kideríteni, hogy mely feladatokra van szüksége minden figyelmedre, a feladatok rangsorolása sokkal több, mint egy gyakorlat. Ha a feladatai összejönnek, és úgy gondolja, hogy nem tud megbirkózni, akkor ez a 7 módszer segíthet a rangsorolásban.

Ana-Maria Udriște (@anaudr) által megosztott bejegyzés 2020. február 18-án, 22:28 PST-kor

1. Készítsen listát a feladatairól.

Nem lehet hatékony a feladatok rangsorolásában, ha csak azokat tartja szem előtt. Az indulás legjobb módja a Teendők listájának felírása. Megteheti ezt Word-dokumentumban vagy egyszerűen egy jegyzetfüzetben vagy naplóban, így könnyedén hozzáadhatja vagy kivághatja a feladatokat.

Ez a lista segít kitalálni, hogy milyen feladatot kell elvégeznie egy nap, hét vagy hónap alatt. Segít megtervezni azokat a feladatait is, amelyek ugyanazon cél részét képezik, amelyre hosszú távon is törekszünk.

Ennek a rangsorolási technikának az egyik előnye, hogy kisebb és nagyobb feladatok elvégzésére koncentrál, és ez azt az érzetet kelti benned, hogy valami jelentősre koncentrálsz, nem csak sürgősre.

Tanácsunk: elkezdi felvenni a listára mindent, amit mindig meg kell tennie, és 100 ponttal jut el a tennivalók listájához, mert különben megőrül, és teljesen csökkenti a termelékenységet.

Az alábbiakban 4 kész lista szerepel, amelyek csak kiteljesedésre várnak, teljesítési fokozatok szerint.

2. Használja az Eisenhower döntési mátrixot a sürgős és a fontos feladatok megkülönböztetéséhez.

Ha Tennivalók Ez lehetővé teszi, hogy megtudja, hogyan kell megtervezni az egyes feladatokat, még mindig zavart lehet abban, hogy mit tegyen most, és mit hagyjon későbbre. Ebben a tekintetben vannak hasznos technikák, amelyeket kipróbálhat.

E technikák egyike az 80/20, más néven A Pareto-elv vagy A kevesek törvénye, de kritikus. Joseph M. Juran menedzsment tanácsadó javasolta, de Vilfredo Pareto olasz közgazdászról nevezte el.

A Paredo-elv azt a szabályt fejezi ki, hogy sok esemény esetében a hatások mintegy 80% -át az okok 20% -a váltja ki, mert Vilfredo Pareto megfigyelte, hogy Olaszország felszínének mintegy 80% -a a lakosság 20% -ának tulajdonosa.

Alkalmazható a feladatok rangsorolásában, meg kell határoznia azokat a feladatokat, amelyek a legjobb eredményt hozzák, de kevés erőfeszítéssel. Az elv azonban korlátozott és tapasztalatokon alapszik.

Az Eisenhower Matrix nagyobb pontossággal és egyenletes hatékonysággal rendelkezik. A döntési mátrixot Stephen Coley hozta létre, hogy segítsen az embereknek, és segítsen nekik megkülönböztetni, mi a sürgős és fontos, és mi nem.

A mátrix 4 számlapból áll, amelyeket a következők jelölnek: Sürgős, Fontos, Nem sürgős és Nem fontos.

Azonnali figyelmet igénylő sürgős tevékenységek, például: telefonhívások, e-mailek vagy egy projekt befejezése, míg a fontos feladatok olyan tevékenységek, amelyek kihatnak a hosszú távú célokra.

Hogyan lehet megtudni, hogy mely feladatok sürgősek és melyek fontosak?

azonnal elvégzi a sürgős és fontos feladatokat;
fedezze fel azt a határidőt, amelyig fontos, de nem sürgős feladatokat kell megoldania, és (újra) be kell ütemeznie azokat;
- sürgős, de nem fontos feladatot átruház egy másik illetékes személyre, és
eltávolítja a listáról azokat a tevékenységeket, amelyek nem sürgősek és nem is fontosak.

A legnagyobb kihívást annak felismerése jelenti, hogy milyen feladat sürgős, de nem fontos, és ki az az ember, akire megbíznád. A küldöttség magában foglalja a feladathoz hozzáértő személy megtalálását, elmagyarázza, mit kell tennie, és elegendő időt biztosít számára a megfelelő elvégzésére.

3. Alkalmazza az Ivy Lee módszert a napi feladatok valódi fontosságuk szerinti osztályozásához

Volt már olyan helyzetben, hogy végtelen listája van az elvégzendő feladatokról, de nem tudja, melyiket kell először teljesítenie? Melyik feladat sürgetőbb, fontosabb? És erre a dilemmára, amellyel mindannyian életünk során legalább egyszer szembesültünk, van megoldás. Meg kell találnia a módját, hogy megismerje feladatai valódi fontosságát.

Ivy Lee a közönségkapcsolatok szakértője volt, és minden tevékenységet egyszerűsíteni tudott, és több mint 100 évvel ezelőtt kifejlesztette az egyik leghatékonyabb módszert a maximális termelékenység elérésére. A Schwam társaságának minden igazgatójával töltött 15 perc alatt a következő szabályokat fogalmazta meg:

kiemeli a hat legfontosabb feladatot, amelyet másnap, minden munkanap végén el kell végeznie;
a hat feladatot fontossági sorrendben rangsorolja;
másnap csak az első tevékenységre koncentráljon. Csak akkor lép a következő tevékenységre, miután befejezte az elsőt;
ugyanazokat a szabályokat használja a feladatok kialakított sorrendben történő elvégzésére. A munkanap végén helyezze át a befejezetlen feladatokat egy új listára a következő napra és
ismételje meg ezt az eljárást minden nap.

Ez a munkastratégia - egyetlen feladat elvégzéséhez - lehetővé teszi, hogy koncentrált maradjon, és helyesen rangsorolja tevékenységeit.

Iratkozzon fel a hírlevélre, és maradjon tájékozott

4. Használja az ABCDE technikát a hasonló prioritású feladatok elkülönítésére

Ha az Ivy Lee módszer segít megtervezni mindennapi tevékenységeit, akkor a következő kérdés marad: Hogyan lehet meghatározni a feladatok valódi fontosságát? A listán olyan tevékenységek szerepelhetnek, amelyeknek ugyanolyan fontosságot tulajdonít.

Ha nehéz és összetett feladatokkal kell szembenéznie, a Paredo-elv vagy az Eisenhower-döntési mátrix nem biztos, hogy teljes mértékben segít Önnek.

E tekintetben ajánlott a feladatok rangsorolása ABCDE technika, más néven Ellis módszer. A koncepciót Dr. Albert Ellis pszichológus hozta létre, és Dr. Martin Seligman adaptálta, aki 1990-ben Megtanult optimizmus című könyvében mutatta be a nyilvánosságnak. Ez a módszer két vagy több küszöböt határoz meg ugyanarra a feladatra a azonos fontosságú szinten tartja őket

Hogyan működik az ABCDE módszer?

összeállít egy listát arról, hogy mit kell másnap elvégeznie, számokat rendelve 1-től 5-ig;
hozzáad A, B, C, D vagy E a lista minden feladata elé („A” meghatározza a legsürgősebb feladatot, például egy fontos találkozót, „B” olyan feladatot fejez ki, amelyet jó lenne elvégezni, „C ”Azt a tevékenységet javasolja, amelyet nem ártana végrehajtani. A„ D ”olyan feladat, amelyet átruházhat egy hozzáértőre, az„ E ”pedig azt a feladatot jelöli, amelyet teljesen megszüntethet)
ismételje meg a folyamatot, amíg a listában szereplő összes feladatot a megfelelő számokhoz és betűkhöz rendeli

Ennek a módszernek a titka, hogy megköveteli, hogy azonnal kezdje el az "A" betűvel megjelölt feladatot, ezért jobban szervezett lesz, és az igazán fontos dolgokat gyorsabban elvégzi.

5. "Eat a Frog" a produktív ütem megadásához

Bár furcsán hangzik, ez a technika nagyon hatékony és egyszerű. Kifejezi azt az elképzelést, hogy reggel el kell végeznie a nem tetsző feladatot, majd folytatnia kell a többiekkel. Ezzel kapcsolatban Mark Twain elmondta: "Ha van egy élő békád, akkor nincs értelme nagyon sokáig nézni!" (n.n. Ha élő békát kell enni, akkor nincs értelme sokáig nézni! ”)

Gyakran hajlamosak vagyunk az elején megkönnyíteni a tevékenységeket, és a bonyolultakat a nap vége felé hagyni, így "Soha nem lesz időnk azt tenni, amit akarunk, de lesz időnk arra, ami fontos". De ha fordított stratégiát alkalmazunk - amelyet a szakemberek javasolnak - azzal kezdjük, hogy a napot a legnehezebb feladat elvégzésével kezdjük, akkor az elégedettség nagyobb lesz, ha befejeztük, és a nap folyamán legyen több energiád, és motivált leszel mindent megtenni, amit kitűzött.

Óvatos de figyelembe kell vennie az egyes emberek cirkadián ritmusát is. Ha olyan ember vagy, aki jobban összpontosít éjszaka, hiába akarsz kemény tevékenységgel kezdeni a nap első részében. Akkor ajánlott könnyebb, adminisztratív tevékenységekkel kezdeni a napot, és a "nehéz" tevékenységeket arra hagyni, amikor igazán produktívak és kreatívak vagytok.

És akkor el kell olvasnod ezt a könyvet, hogy rájöjj, hol laksz.

6. Használja a 2 listás módszert a legfontosabb célok kibontásához

Nem lesz hatékony és produktív, ha rossz célokat követ. A feladatok rangsorolása a célok jó meghatározását is jelenti. Ezért fel kell mérnie, hogy tevékenységei, valamint a feladatok vezetnek-e sikerhez a javasolt cél elérése érdekében.

Warren Buffett kifejlesztett egy 3 lépéses termelékenységi módszert, amelyet alkalmazottai teljesítményének javítására használt és hívják 2 listás módszer. Ez így működik:

emelje ki a listán az elért 25 legfontosabb célt (karrier, élet stb. célok);
karikázd be az 5 legfontosabb célkitűzést, és írd fel az A és a listára
adjon hozzá egy másik listához a B. listához (hívott és mindenáron kerülje el) a másik 20 célt, .

Ekkor 2 listát kap. Összpontosítani fog az A listára, a fontos hosszú távú célokra, és ha befejezi, akkor a figyelmét a B listára összpontosítja.

7. Maximalizálja a 24 órát

A feladatok rangsorolása időt is jelent. Ha a feladatokat helyesen hajtja végre, akkor extra időt kap magának és az Ön igényeinek. A legjobb módja annak, hogy tisztában legyünk azzal, hogy a választásai hogyan befolyásolják a jövőbeni kötelezettségeket, az idő szorzóinak használata az idő maximalizálása érdekében.

Rory Vaden azt javasolja, hogy fedezze fel azokat a dolgokat, amelyeket ma megtehet, és pozitívan befolyásolhatja a holnapot. Más szavakkal, gondoljon arra, hogy miként lehetne ma maximalizálni a holnapi néhány órás felszabadulást, vagy ahogy a mondás tartja: "Ne mondjon le arról, amit ma megtehet", és megszerzi ezt az exkluzív időt. neked.

Bónusz: Végezze el a legfontosabb feladatokat a maximális termelékenységi időszak alatt

Nem kell mindig listát készítenie ahhoz, hogy eredményes lehessen. Javítani tudja teljesítményszintjét, ha az összes feladatot elvégzi a megadott idő alatt.

Előfordulhatnak, vagy inkább ingadozhatnak az energia- és a koncentrációs paraméterek, és ezáltal termelékenységi görbét hozhat létre. Más szavakkal, ez azt jelenti, hogy a nap egy bizonyos szakaszában eléri a termelékenység legmagasabb küszöbét. Meg kell találnia, hogy mennyi idő alatt kell elvégeznie a nehéz és sürgős feladatokat ez idő alatt.

Az egész napos produktivitás legjobb megközelítése, ha meghatározza azt az időszakot, amelyben a leghatékonyabb.

Következtetés:

Időbe telik, hogy jobban meghatározzuk a feladatokat és tevékenységeket. Meg kell derítenie, hogy melyik technika megfelelő az Ön számára a legjobb eredmények elérése érdekében, és amikor megtudja, melyik a megfelelő az Ön számára, megtudja, hogy milyen feladatokra kell összpontosítania, ha azok valóban fontosak és sürgősek, és produktívabbá válik.

Kép Polina Zimmerman tovább Pexels