A megfelelő rövidítés és a használat időpontja érdekében - karrier magazin
A „kezedért” további üdvözletet gyakran használják, ha a postának egy meghatározott címzetthez kell eljutnia. A népszerű üdvözlő rövidítés a mai napig érvényesült, és a digitális korszakban még mindig rendszeresen használják a levelezést.
Nem ritka azonban, hogy a postákat más irodák vagy emberek nyitják meg újra és újra. Miert van az? És hogyan lehet a sikeres személyes kézbesítés mégis sikeres? Megmagyarázzuk.
Figyelemre: a további köszöntés jelentése és célja
A címben szereplő további üdvözletet elsősorban hivatalos vagy üzleti környezetben írt levelekre használják. Ha a címben szerepel a „figyelem” kiegészítés, ez azt jelenti, hogy ez a bejegyzés pontosan a megnevezett személynek szól.
Általános gyakorlat, hogy mindenféle levelet a házon belüli postahivatalban nyitnak meg, különösen intézményekben, irodákban és hatóságokban, vagy nagyvállalatoknál. Ha azonban egy dokumentumot közvetlenül és kizárólag egy adott személynek szánnak, akkor ezt ennek megfelelően és mindenekelőtt helyesen kell meghatározni.
Kortárs vagy hosszú elavult?
A 21. században, az okostelefonok, a nagy sebességű internet és az elektronikus adatátvitel korában még szükségünk van-e levelekre a kommunikációhoz?
Az üzleti szférában ma már sok vállalat szívesebben cserél információkat e-mailben, mivel ez időt, további kitérőket és személyi kapacitásokat takarít meg. Az üzleti partnereket és ügyfeleket általában közvetlenül a személyes postaládájukon keresztül lehet megírni és kapcsolatba lépni velük.
Ennek fényében a digitális kor különösen hasznos lett az információcsere szempontjából. Ennek ellenére a "régimódi" levelezésből egyelőre nem lehet lemondani. Számos kérdés szükségessé teszi a levelek postai elküldését. Az írott levél médiája még nem halt meg, és továbbra is használatban van.
Az e-mailek nem mindig megfelelőek, ezért a dokumentumok elküldése továbbra is elengedhetetlen. Mivel az általános adatvédelmi rendelet 2018 májusa óta hatályos, a dokumentumok postai úton történő elküldése elengedhetetlenebbnek tűnik, mint valaha.
Néhány példa bemutatja, hol a levél előnyben részesítése:
- Kommunikáció olyan irodákkal, mint az adóhivatal, a munkaügyi hivatal vagy az építésügyi hatóság (ha például a szükséges dokumentumokat be kell nyújtani a pályázatok részeként)
- Kommunikáció a biztosító társaságokkal (ha például törölni szeretné)
- Kommunikáció az egészségbiztosító társaságokkal (az alkalmazások nem tudnak mindent szabályozni, kézzel írt kérelmeket a költségek megtérítésére gyakran be kell nyújtani a szükséges bizonyítékokkal)
- Az egymással együttműködő vállalatok leveleket is használnak a kommunikációhoz
- Jelentkezés munkaadókhoz vagy személyzeti szolgáltatókhoz (az online alkalmazások nem mindig kívánatosak)
- Kommunikáció bíróságokkal vagy ügyvédekkel (sok levél csak kézzel írt aláírással érvényes, ezért postán kell elküldeni)
Az intézmények és hatóságok többségében számos ügyintéző van. Ezután egy levél önkényesen más hegyekkel kerülhet valamelyik hegyre. Lehet, hogy a posta nem rendezte rendesen. Értékes idő telik el, amíg a feladó válaszra vár, és nem áramlik az információ. Itt nagyon hasznos egy speciális üdvözlet-kiegészítés. A leveleket sokkal gyorsabban lehet hozzárendelni. A „z. Hd. ”Nem csak kortárs, hanem hatékony is.
Mi a képviseleti jog?
Elvileg a "z.Hd." speciális kiegészítésű leveleket mindig a nevezett személynek szánják. Ez azt jelenti, hogy egy ilyen levelet továbbítani kell ennek a személynek a vállalat részlegein belül. De hogyan viselkedik, ha az illető nincs jelen, például nyaralás, betegség vagy üzleti út miatt? Ezekben az esetekben a postai küldeményt a felelős képviselő is kinyithatja, feltéve, hogy belső szabályozást nem állapítottak meg.
Tippjeink megmutatják a levelek kézbesítésének legjobb módját:
A képviselőnek nem szabad kinyitnia a posztot
Ha a feladó el akarja kerülni, hogy a levelet egy képviselő nyitja meg, akkor az „ön figyelmére” köszöntő kiegészítés mellett a „személyesen” megjegyzést kell használnia. Csak ezután nyugodtan feltételezhető, hogy a levelet nem nyitják meg mások a házban. Ez gyakran előfordul olyan bérszámfejtések esetében, amelyeket közvetlenül a belső leveleken keresztül terjesztenek.
Megjegyzés: Különösen érzékeny adatokat vagy rendkívül bizalmas információkat tartalmazó levelek esetén mindig ajánlatos a "személyes" vagy "bizalmas" megjegyzéseket használni. Csak így lehet igazán megvédeni a levelek bizalmas jellegét.
A képviselő akkor nyithatja meg a postahivatalt, ha a felelős alkalmazott nincs jelen
Ha a feladó biztos akar lenni abban, hogy levele feldolgozásra kerül, célszerű ezen kívül használni az "o.V.i.A." (vagy az irodában lévő képviselő) rövidítést. Ez a kiegészítés közvetlenül a név után következik. Ez lehetővé teszi egy képviselő számára, hogy a levélről is gondoskodjon. Ez különösen hasznos lehet a hatóságokkal való kommunikáció során. A felelős ügyintézők gyakran hiányoznak, de az ügy sürgős.
A helyesen használt kiegészítő üdvözlet rövidítése
Általában a kiegészítő üdvözletet rövidítésként használják, és nem írják ki, mert a cím mezőben nem mindig van elég hely. A rövidítés használatakor fontos betartani egy bizonyos formát.
Ha csak az általános vagy a központi postafiókok postacíme ismert, akkor a „figyelmedbe” megjegyzés is használható a tárgysorban. Ily módon egy hozzárendelés viszonylag gyorsan és helyesen végezhető el, anélkül, hogy először meg kellene nyitnia és el kellene olvasnia a levelet.
A cím kézbesítésének rövidítése többféleképpen lehetséges. Ezek mindegyike elfogadható és helyes.
Duden szerint a következő lehetőségek kompatibilisek:
A három változat akkor is helyes, ha a két rövidített szó között nincs szóköz. A „z. Hd. „Használat.
További tippek:
A leveleket először a postaközpontok gépei olvassák el elektronikus úton. Ha a cím mezőben csal, vagy valami helytelenül van megfogalmazva, fennáll annak a veszélye, hogy a dokumentum nem rendelhető hozzá a címzetthez.
A cím mezőkre DIN szabvány vonatkozik. Ez azt jelenti, hogy kevesebb olvasási hiba történik a felolvasás során.
Ha az olvasó nem ismeri fel a címet, időigényes ellenőrzést és javítást kell végrehajtani. A postai küldemények címkézésekor annál is fontosabb betartani a meglévő előírásokat.
Hogyan kell jól csinálni: A fejléc fejlécének tökéletes címmezõje
Egy olyan tempójú társadalomban, mint a miénk, nincs idő felesleges késésekre. Mindig arra számítunk, hogy egy levél egy munkanapon belül eljut a címzetthez. Megszoktuk, hogy másodperceken belül elérjük címzettjeinket e-mailben, SMS-ben vagy a WhatsApp segítségével. Annál idegesítőbb, ha vannak fogyatékosságok. Annak érdekében, hogy minden zökkenőmentesen és bosszantó megállások nélkül haladjon, a cím mezőben néhány apró, de finom szabályt be kell tartani. Mutatjuk, melyik.
Osztály, pl. Figyelem Mr./Ms ...
Utca és házszám
- Figyelem Mr./Ms ...